Hospitality bei Veranstaltungen

Was ist Hospitality bei Veranstaltungen?

Hospitality bei Veranstaltungen bezeichnet die geplante Betreuung eingeladener oder gebuchter Gästegruppen: vom Empfang über Verpflegung und Orientierung bis zur Verabschiedung. Dazu gehört ein abgegrenzter Bereich mit eigenem Zugang, eigener Ausstattung und benanntem Personal. Gastgeber ist meist ein Unternehmen, ein Sponsor oder der Veranstalter selbst.

Das Wort geht auf das lateinische hospes zurück, das Gast und Gastgeber zugleich bezeichnet; daraus wurde hospitalitas, die Gastfreundschaft. Im Deutschen ist Hospitality deshalb doppelt belegt. Es benennt einmal das Gastgewerbe, einmal den Gästebereich einer Veranstaltung. Diese Seite behandelt die zweite Bedeutung.

Hospitality ist keine Ticketkategorie und kein Möbelpaket, sondern eine Betriebsaufgabe mit einem Ablauf: Ein Gast wird empfangen, geführt, bewirtet, betreut und verabschiedet. Bleibt einer dieser Punkte aus, merkt es der Gast sofort, weil er den Bereich mit einem Versprechen betreten hat. Die verwandten Zonen- und Ablaufbegriffe stehen im MOJO-Glossar.

Hospitality oder Gastgewerbe: woher die Verwechslung kommt

Beide Bedeutungen stammen aus derselben Wurzel und meinen Verschiedenes. Das Gastgewerbe umfasst die Betriebe, die dauerhaft beherbergen und bewirten. Hospitality bei Veranstaltungen ist eine Aufgabe innerhalb einer Veranstaltung, zeitlich auf deren Laufzeit begrenzt und räumlich auf einen Bereich, den es vorher und nachher nicht gibt.

Für einen Vermieter ist die Unterscheidung praktisch, nicht akademisch. Eine Anfrage nach Hospitality betrifft meist Fläche, Mobiliar und Strom für einen abgegrenzten Gästebereich, nicht die Vermittlung von Servicepersonal. Hospitality ist überwiegend Dienstleistung; die Ausstattung ist der Teil, der gemietet wird. MOJO liefert diesen Teil.

Innerhalb der Veranstaltung grenzt sich Hospitality außerdem gegen den allgemeinen Besucherkomfort ab. Besucherkomfort ist die Grundqualität für alle: Wege, Wartezonen, Sanitär, Schatten. Hospitality ist die kuratierte Betreuung einer namentlich bekannten Gruppe. Wer beides gleichsetzt, plant zu viel Fläche für alle oder zu wenig für die Eingeladenen.

Was gehört zu einem Hospitalitypaket?

Ein Hospitalitypaket bündelt drei Bestandteile: Zutritt zu einem Vorzugsbereich, Bewirtung und ein Rahmenprogramm. Alles Weitere ist Ausstattung des Bereichs oder Betreuung durch Personen. Diese Dreiteilung beschreibt Sport-, Firmen- und Kulturveranstaltungen gleichermaßen und beantwortet die häufigste Frage zum Begriff.

• Zutritt. Eigenes Ticket oder eigene Akkreditierungsstufe, oft mit separatem Eingang und eigener Spur im Einlassmanagement.
• Platz mit Sicht. Loge, reservierter Block auf der Tribüne, Terrasse oder Lounge, je nach Veranstaltungsart.
• Bewirtung. Empfangsgetränk, Buffet oder Menü, dazu eine Getränkeausgabe über die gesamte Laufzeit.
• Rahmenprogramm. Führung über das Gelände, Gespräch mit Beteiligten, Blick in das Back of House.
• Betreuung. Benannte Ansprechpartner am Empfang und im Bereich, Garderobe, Orientierung vor Ort.
• Anreise und Parken. Eigene Zufahrt und reservierte Stellplätze, abgestimmt mit dem Zufahrtsmanagement.
• Ausstattung. Mobiliar, Beschattung, Licht und Sanitär in der Zone selbst.

Wird ein solches Paket nicht eingeladen, sondern gebucht, heißt es Hospitality-Ticket. Der Unterschied liegt allein in der Zahlung: Der Gast erhält dieselbe Betreuung, aber niemand lädt ihn ein, und die Compliance-Frage aus dem Abschnitt „Einladung, Compliance und Zweck“ entfällt.

VIP-Formate im Überblick

VIP-Hospitality bezeichnet die gehobene Stufe der Gästebetreuung, meist mit eigenem Raum, eigener Bewirtung und kürzeren Wegen. Die Formate unterscheiden sich weniger im Service als in ihrer baulichen Lage: fest eingebaut, aufgesetzt oder temporär errichtet. Verbindliche Bezeichnungen dafür gibt es nicht, die Begriffe wechseln je Haus und Veranstalter.

Tabelle horizontal scrollbar

Für die Planung zählt die mittlere Spalte. Ein fest eingebauter Raum ist eine Belegungsfrage. Ein Zelt oder eine aufgesetzte Fläche ist ein fliegender Bau und damit eine Frage von Standsicherheit und Veranstaltungsgenehmigung.

Wo der Hospitality-Bereich liegt

Der Hospitality-Bereich liegt zwischen Publikumsbereich und Back of House und bildet eine eigene Akkreditierungsstufe. Funktional gehört er zum Front of House, organisatorisch näher an den Betrieb: Gäste bewegen sich auf eigenen Wegen, das Personal versorgt sie über Anlieferwege, die das Publikum nicht sieht.

Vier Wege müssen sich dabei unterscheiden lassen: der Gästeweg vom Stellplatz in den Bereich, der Publikumsweg, der Anlieferweg für Speisen und Getränke, und der Rettungsweg, der für alle gilt. Kreuzen sich Gäste- und Anlieferweg, entsteht genau die Störung, die der Bereich vermeiden soll: Hubwagen im Empfang, Leergut im Sichtfeld.

Hospitality bei Veranstaltungen ist deshalb auch eine Frage der Wegführung. Zwei Festlegungen stehen vor dem Aufbau: welche Ausweisstufe wo gilt und wer die Bereichsgrenze kontrolliert. Verbindliche Normen für Zonenbezeichnungen gibt es nicht; wie eine Zone heißt und wer sie betreten darf, legt der Veranstalter fest.

Was ein Hospitality-Bereich physisch braucht

Hospitality bei Veranstaltungen ist zuerst eine Flächenaufgabe: Der Bereich ist mobile Infrastruktur auf Zeit. Vor Mobiliar und Dekoration stehen Fläche, Untergrund, Strom und Sanitär: Ohne Zuleitung kühlt nichts, ohne Bodenschutz sinken Möbel auf Rasen ein. Die folgende Liste nennt, was auf dem Gelände vorhanden oder gemietet sein muss.

• Abgegrenzte Fläche. Zaun, Bannerwand oder Raumteiler, sichtdicht dort, wo der Bereich von außen einsehbar wäre.
• Tragfähiger Untergrund. Bodenschutz auf Rasen und Pflaster, Podeste bei Gefälle, geprüfte Flächenlast bei aufgesetzten Decks.
• Dach und Schatten. Zelt, Pavillon oder Doppelstock, dazu Hitzeschutz im Sommer und Heizung in der Übergangszeit.
• Strom. Getrennter Kreis für Kühlung, Kaffeemaschine, Licht und Medientechnik.
• Mobiliar. Loungemöbel für VIP- und Gästebereiche für den Aufenthalt, Bar- und Empfangstheken für die Gästebewirtung für Ausgabe und Empfang, Stehtische für den Empfang.
• Sanitär in der Zone. Eigene Anlage nach Sanitärkonzept, damit Gäste nicht in den Publikumsbereich wechseln müssen.
• Abfall und Mehrweg. Getrennte Sammlung und Rücknahme im Bereich, abgestimmt mit dem Mehrwegkonzept und der Nachhaltigkeit der Veranstaltung.

Aus dem Mietgeschäft heraus fällt eine Reihenfolge auf: Der Gästebereich wird häufig zuletzt freigegeben, weil Bühne und Technik die Fläche für Kran und Anlieferung brauchen. Fertig stehen muss er trotzdem zur Türöffnung. Weiche Untergründe sind dabei ein wiederkehrender Grund für Nachbesserungen, weil Möbel mit schmalen Füßen auf Rasen einsinken, sobald es regnet.

Bemessung, Anlieferung und Abstimmung

Die Bemessung von Hospitality bei Veranstaltungen beginnt bei der Gästezahl und der Bewirtungsart. Sitzende Bewirtung an Tischen bindet die größte Fläche pro Gast, ein Stehempfang die kleinste. Für geschlossene Versammlungsräume gibt die Muster-Versammlungsstättenverordnung Rechenwerte vor. Sie setzen die Obergrenze, nicht den Komfort.

1. Gästezahl und Bewirtungsart festlegen. Daraus folgt die Fläche, nicht umgekehrt. Sitzende Gruppen brauchen Bankett- und Dinnertische für bewirtete Gästegruppen und damit deutlich mehr Platz als ein Empfang.
2. Fläche und Untergrund prüfen. Lage im Site-Plan, Zufahrt, Bodenaufbau, Anschlusspunkte für Strom und Wasser.
3. Anlieferzeitfenster vereinbaren. Mobiliar und Catering müssen vor der Gästeankunft im Bereich stehen und während der Veranstaltung nachliefern können, ohne den Gästeweg zu queren.
4. Schnittstellen benennen. Einlass, Catering, Sicherheit und Technik greifen im Bereich zusammen; die Abstimmung gehört in die Gewerkekoordination.
5. Weisungsbefugnis klären. Im laufenden Betrieb entscheidet eine Person vor Ort, meist der On-Site Supervisor.

Ein eigener Bereich trägt sich nicht bei jeder Gästezahl. Für kleine Gruppen ist ein reservierter, gekennzeichneter Tischbereich im Publikumsbereich die günstigere Lösung. Eine eigene Zone mit eigenem Zugang lohnt sich erst, wenn Gästezahl und Betreuungsanspruch sie füllen.

Einladung, Compliance und Zweck

Eine Hospitality-Einladung ist rechtlich ein Vorteil für die eingeladene Person. Ob sie zulässig ist, hängt an deren Stellung: Amtsträger, Mandatsträger und Beschäftigte in Beschaffungsfunktionen unterliegen engeren Grenzen als ein privater Gast. Die Prüfung gehört vor die Zusage.

Die einschlägigen Normen stehen im Strafgesetzbuch: § 331 StGB (Vorteilsannahme) und die folgenden Vorschriften für Amtsträger, § 299 StGB (Bestechlichkeit und Bestechung im geschäftlichen Verkehr) für die Privatwirtschaft, §§ 299a und 299b StGB für Heilberufe sowie § 108e StGB für Mandatsträger. Für den Sportbereich haben S20 (The Sponsors’ Voice) und die VSA unter Mitwirkung des Bundesministeriums des Innern den Leitfaden „Hospitality und Strafrecht“ herausgegeben, erstmals 2011 und seither aktualisiert. Diese Seite ordnet ein und ersetzt keine rechtliche Prüfung.

Der Zweck aus Sicht des Einladenden lässt sich nüchtern beschreiben: gemeinsame Zeit ohne Terminrahmen. Unternehmen laden ein, um Geschäftsbeziehungen zu pflegen, Mitarbeiter auszuzeichnen oder eine Marke erlebbar zu machen. Bei einem Corporate Event ist die Gästebetreuung häufig der eigentliche Anlass und nicht die Beigabe, und sie prägt die Brand Experience stärker als die Bühne. Wirkungszahlen dazu kursieren als Anbieterangaben ohne Quelle; sie stehen hier nicht.

Häufige Fragen

Verwandte Begriffe