Festivalplanung

Was ist Festivalplanung?

Festivalplanung ist die Vorbereitung und Steuerung einer mehrtägigen Open-Air-Veranstaltung mit mehreren Bühnen, deren Infrastruktur vollständig auf eine Fläche ohne feste Anschlüsse gebracht wird. Sie umfasst Standortwahl, Genehmigungen, Budget, Aufbau, den Betrieb über alle Veranstaltungstage und den Rückbau bis zur Übergabe der Fläche an den Eigentümer.

Daraus folgt eine Planung in Zyklen statt in einem Ablauf. Ein Konzertabend wird einmal aufgebaut und einmal geräumt. Ein Festival wiederholt Reinigung, Entsorgung und Sanitärversorgung täglich, während die Bodenbelastung sich addiert. Wer die Zeitachse pro Tag rechnet, findet die Engpässe vor dem ersten Besucher. Weitere Begriffe dazu stehen im MOJO Glossar von A bis Z.

Wie plant man ein Festival?

Ein Festival planen heißt, acht Schritte in eine Reihenfolge zu bringen, in der jeder Schritt die Grundlage des nächsten liefert. Die Festivalplanung scheitert selten an einem einzelnen Schritt, sondern daran, dass zwei davon vertauscht werden. Die Monatsangaben unten sind ein Planungsraster aus der Produktionspraxis, keine Vorschrift; Kommune, Format und Größe verschieben sie.

1. Konzept und Zielgruppe festlegen (ab 12 Monate). Format, Dauer und erwartete Besucherzahl bestimmen Fläche und Budget. Methodik: Eventkonzept.
2. Gelände prüfen und sichern (12 bis 9 Monate). Ohne Flächenzusage bleibt jeder weitere Schritt eine Skizze. Die Locationbesichtigung klärt Untergrund, Zufahrt und Anschlüsse vor Ort.
3. Budget in Blöcken aufstellen (9 bis 6 Monate). Miete, Personal, Programm und Abgaben laufen getrennt, damit eine Kostensteigerung sichtbar bleibt. Siehe Eventbudget.
4. Programm buchen und Vorverkauf starten (9 bis 6 Monate). Der Vorverkaufsstart ist der harte Terminanker: Ab hier ist das Datum öffentlich.
5. Genehmigungen beantragen (9 bis 4 Monate). Veranstaltungsgenehmigung und Sicherheitskonzept laufen parallel, weil die Behörde beides gemeinsam bewertet.
6. Infrastruktur und Gewerke beauftragen (6 bis 3 Monate). Bühnen, Absperrung, Sanitär, Boden und Strom werden zusammen disponiert. Siehe Mobile Infrastruktur.
7. Ablaufplan und Aufbauplanung schreiben (8 bis 2 Wochen). Wer wann auf die Fläche fährt, steht im Zeitplan der Aufbauplanung; die Abnahmen liegen davor.
8. Betrieb und Rückbau (Veranstaltungstage und die Woche danach). Der Rückbau folgt der Abbauplanung und endet mit der Flächenübergabe.

Gelände und Standort: die Prüfung vor der Zusage

Die Festivalplanung entscheidet den Standort zuerst, und zwar nach fünf harten Kriterien. Sie entscheiden, ob die geplante Infrastruktur überhaupt darauf steht, und sie legen die Kosten fest, bevor ein Angebot vorliegt. Eine Wiese ohne befestigte Zufahrt ist billiger in der Pacht und teurer in allem Übrigen.

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Radlasten der Anlieferung und Punktlasten der Türme treffen denselben Boden, oft innerhalb weniger Stunden. Bodenplatten für Fahrwege und Publikumsflächen verteilen diese Last und halten die Fahrwege auch nach zwei Regentagen befahrbar. Die Systematik dahinter steht im Bodenschutzkonzept Veranstaltung.

Was kostet ein Festival? Die Kostenblöcke

Eine Gesamtsumme lässt sich für Festivals nicht seriös angeben: Zwischen einem eintägigen Stadtparkfestival und einem dreitägigen Open Air mit Camping liegen zwei Größenordnungen. Belastbar ist die Struktur. Wer die Blöcke kennt, erkennt früh, welcher davon in seinem Fall der größte ist.

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Ein Puffer gehört in jeden dieser Blöcke, nicht als eine Zahl auf die Gesamtsumme. Genehmigungsgebühren stehen früh fest, Kraftstoff und Reinigung nicht. Eine belastbare Prozentzahl für diesen Puffer gibt es nicht.

Welche Genehmigungen ein Festival braucht

Ein Festival braucht keine einzelne Genehmigung, sondern ein Bündel aus mehreren Verfahren bei verschiedenen Stellen. Der Antrag bei der Kommune ist nur der sichtbarste davon. Diese Verfahren laufen parallel und haben unterschiedliche Fristen; die Festivalplanung führt sie zusammen.

• Veranstaltungsgenehmigung der Kommune. Grundlage ist Landesrecht, meist ergänzt um Sondernutzung öffentlicher Flächen und Verkehrsrecht.
• Ausführungsgenehmigung für Fliegende Bauten. Bühnen, Tribünen und größere Zelte gelten als Fliegender Bau. Nach § 76 der Musterbauordnung brauchen sie vor der ersten Aufstellung eine Ausführungsgenehmigung, die in ein Prüfbuch eingetragen wird. Zelte sind erst ab 75 m² Grundfläche erfasst.
• Gebrauchsabnahme am Aufstellungsort. Der Veranstalter zeigt die Aufstellung der Bauaufsichtsbehörde unter Vorlage des Prüfbuchs an. Die Behörde kann die Inbetriebnahme von einer Gebrauchsabnahme abhängig machen und trägt das Ergebnis in dasselbe Prüfbuch ein.
• Sicherheitskonzept. Wird von der Behörde regelmäßig verlangt und deckt Räumung, Crowd Management und Fluchtwege ab.
• Immissionsschutz. Schallpegel und Nachtruhe werden mit Auflagen geregelt, nicht mit Zusagen.
• Gastronomie und Ausschank. Anzeige der vorübergehenden Schankerlaubnis, dazu Hygienerecht.
• GEMA-Anmeldung. Öffentliche Musikwiedergabe ist vergütungspflichtig und wird vor der Veranstaltung angemeldet.

Infrastruktur auf unerschlossenem Grund und die Zone Camping

Auf einem Festivalgelände gibt es weder Steckdose noch Abfluss. Der Veranstalter liefert jede Versorgung an, baut sie auf, betreibt sie über die Laufzeit und fährt sie wieder ab. Fünf Stränge teilen sich dabei dieselben Wege:

• Energie. Aggregate mit Reserve, Verteilung in Ringen statt in Sackgassen, getrennte Kreise für Technik und Versorgung.
• Wasser und Sanitär. Mobile Sanitäranlagen als Anhänger oder Container mit eigenem Frisch- und Abwassertank. Die Dimensionierung nach Besucherzahl und Betriebsart steht im Sanitärkonzept Veranstaltung.
• Abfall. Behälter, Abholzyklen und Pfandrückgabe gehören in dieselbe Wegeplanung wie die Anlieferung. Siehe Abfallkonzept Veranstaltung.
• Wege und Boden. Fahrwege für Ver- und Entsorgung liegen getrennt von Besucherwegen, sonst blockiert die Müllabfuhr den Einlass.
• Absperrung. Bühnengitter, Mobilzaun und Einlassschleusen trennen Zonen, Gelände und Front of Stage.

Camping ist in der Festivalplanung eine eigene Zone, kein Anhängsel. Die Zeltfläche bekommt eigene Wegeführung, eigene Sanitärversorgung mit Morgenspitze und Duschen, eigene Abfalllogistik und Abstände zwischen den Zeltreihen, die als Brandschutzstreifen und als Rettungsweg gleichzeitig dienen. Sie hat außerdem einen anderen Tagesrhythmus als das Veranstaltungsgelände: Sie ist nachts belegt, wenn die Bühnen leer sind, und sie muss einen Tag länger stehen als alles andere.

Mehrbühnenbetrieb: das Programm erzeugt die Besucherströme

Zwei Bühnen mit überlappenden Slots verlegen in wenigen Minuten Tausende Besucher von einem Ort zum anderen. Die Wegebreite zwischen den Bühnen ist damit eine Programmentscheidung und keine reine Flächenfrage. Wer den Timetable ohne Blick auf den Geländeplan schreibt, baut die Engstelle mit ein.

Zwei Headliner gegeneinander gesetzt teilen das Publikum. Versetzt gesetzt lassen sie es geschlossen wandern. Bühnenpodeste und Tribünensysteme stehen deshalb selten dort, wo sie optisch am besten wirken, sondern dort, wo der Abfluss funktioniert. Die Grundlagen dazu stehen unter Besucherlenkung und Wegführung.

Team, Wetter und Rückbau

Die Produktionsleitung verteilt die Zuständigkeiten vor dem Aufbau, nicht auf der Fläche. Ein Festival hat mehr Schnittstellen als ein Eventtag, weil mehrere Gewerke gleichzeitig auf demselben Gelände arbeiten. Übergabepunkte gehören schriftlich fest: Wer gibt eine Bühne frei, wer entscheidet bei Wind.

• Produktionsleitung führt Zeitplan und Budget, koordiniert die Gewerkekoordination.
• Sicherheitsverantwortliche verantworten Räumung und Einlass, gemeinsam mit dem Ordnungsdienst.
• Der On-Site Supervisor hält auf der Fläche zusammen, was im Plan getrennt steht.

Beim Wetter zählt der Schwellenwert, nicht die Vorhersage. Vor dem Aufbau steht fest, bei welcher Windgeschwindigkeit eine Bühne gesperrt und ab wann das Gelände geräumt wird; die Werte stehen im Prüfbuch und in der Schlechtwetterplanung. Zelte und überdachte Flächen helfen dabei und tragen selbst Windlast. Die Veranstalterhaftpflicht schließt der Veranstalter vor der ersten Anlieferung ab, nicht vor dem Einlass.

Der Rückbau endet nicht mit dem letzten Lkw. Die Fläche geht in dem Zustand zurück, den der Pachtvertrag nennt, und der Boden nach drei Tagen Belastung entscheidet, ob es dabei bleibt. Fotos vor dem Aufbau sind der einfachste Nachweis dafür. Danach folgt die Nachbereitung mit Abrechnung und Auswertung.

Häufige Fragen

Verwandte Begriffe