Eventbudget: Kostenarten, Puffer und Rechenweg

Was ist ein Eventbudget?

Ein Eventbudget ist der schriftliche Kostenplan einer Veranstaltung. Es ordnet jeder Position einen Betrag zu, trennt Ausgaben von Einnahmen und weist eine Gesamtsumme aus. Die englische Schreibweise event budget meint dasselbe. Anders als eine Kostenschätzung ist das Eventbudget freigegeben: Es ist die Zahl, gegen die später abgerechnet wird.

Der Zweck ist eine Entscheidung, nicht eine Aufstellung. Wer das Eventbudget liest, muss erkennen können, welche Position sich kürzen lässt, ohne das Ziel der Veranstaltung zu verfehlen. Deshalb steht neben jeder Zeile eine Menge, ein Einzelpreis und ein Name.

Ein Eventbudget hat mehrere Empfänger, und die lesen es unterschiedlich. Die Geschäftsführung sieht die Gesamtkosten und den Deckungsbeitrag. Die Projektleitung arbeitet mit den Einzelpositionen. Der Einkauf braucht die Mengen, weil daraus die Angebote entstehen. Die Fachbegriffe, die in einer solchen Kalkulation auftauchen, von Bodenschutz bis Standsicherheit, sind im MOJO Glossar von A bis Z einzeln erklärt.

Eventbudget, Eventkonzept und Eventbriefing

Das Eventbudget ist ein eigenes Dokument in einer Kette von fünf. Das Eventbriefing hält den Auftrag fest, das Eventkonzept beschreibt die Idee und ihren Rahmen, das Eventbudget bepreist sie Position für Position, die Eventausschreibung vergibt die Leistungen, und Event KPI messen am Ende das Ergebnis.

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Der Unterschied zum Budgetrahmen im Eventkonzept ist die Verbindlichkeit. Ein Rahmen darf ein Korridor bleiben. Ein Eventbudget nennt Beträge je Position und trägt Bestellungen. Wer beide Dokumente vermischt, verhandelt Preise, bevor die Mengen feststehen.

Welche Kostenarten gehören ins Eventbudget?

Ein Eventbudget gliedert sich in sieben Kostenarten: Location, Technik, Ausstattung und Mobiliar, Catering, Personal, Logistik sowie Marketing und Gebühren. Jede Kostenart bekommt eigene Zeilen mit Menge und Einzelpreis. Erst diese Gliederung macht Angebote vergleichbar, weil sonst Positionen doppelt oder gar nicht auftauchen.

• Location. Miete, Nebenkosten, Reinigung sowie die Auf- und Abbautage als eigene Mietzeit. Eine Locationbesichtigung vor der Kalkulation deckt hier die meisten Nachträge früh auf.
• Technik. Ton, Licht, Video, Stromversorgung und Verteilung. Miettechnik hat einen Tagessatz, der vorab feststeht.
• Ausstattung und Mobiliar. Bühne und Bühnenpodest, Zelte, Bestuhlung, Absperrgitter, Sanitäreinheiten, Dekoration.
• Catering. Speisen und Getränke pro Person, Service, Spülung, Geschirr. Ein Mehrwegkonzept verschiebt Kosten von Einweggeschirr zu Pfand und Reinigung.
• Personal. Ordnungsdienst, Technikpersonal, Servicekräfte, Sanitätsdienst und ein On-Site Supervisor für die Bauzeit.
• Logistik. An- und Abtransport, Fahrzeugstandzeit, Zwischenlagerung. Bei mehreren Terminen kommt die Eventlogistik zwischen den Standorten dazu.
• Marketing und Gebühren. Werbemittel, Fotografie, Reisekosten, Veranstaltungsgenehmigung, GEMA-Anmeldung bei öffentlicher Musiknutzung, Versicherung.

Zwei Größen verschieben die Gesamtkosten, ohne in einer dieser Kostenarten zu stehen. Miet- und Dienstleistungsangebote nennen üblicherweise Nettopreise: Wer nicht vorsteuerabzugsberechtigt ist, rechnet 19 Prozent Umsatzsteuer auf (§ 12 Abs. 1 UStG). Bei einer Betriebsveranstaltung bleiben je teilnehmendem Arbeitnehmer 110 Euro lohnsteuerfrei, und das für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Was darüber liegt, ist steuerpflichtig und gehört in die Budgetplanung.

Fixkosten und variable Kosten trennen

Fixkosten fallen unabhängig von der Gästezahl an, variable Kosten steigen mit jedem Gast. Diese Trennung entscheidet, was eine Absage oder eine Nachmeldung kostet. Wer sie im Eventbudget nicht führt, kann bei einer geänderten Teilnehmerzahl nicht sagen, welche Positionen mitwandern.

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Eine zweite Achse trennt nach Herkunft. Selbstkosten entstehen im eigenen Haus, etwa die Arbeitszeit der Projektleitung. Fremdkosten gehen an Dritte, etwa Miete und Catering. Beide Achsen zusammen ergeben vier Kostengruppen — fixe und variable Selbstkosten, fixe und variable Fremdkosten — und diese Einteilung zeigt, welche Zeile der Veranstalter selbst steuert.

In der Vermietung zeigt sich der Unterschied an einem einfachen Punkt. Eine Bühne mit acht mal sechs Metern kostet dasselbe, ob 300 oder 500 Gäste kommen. Die Stuhlreihen davor kosten pro Platz.

Wie erstellt man ein Eventbudget?

Ein Eventbudget entsteht in sieben Schritten: Ziel und Rahmen übernehmen, Mengen festlegen, Positionen sammeln, Angebote einholen, Einnahmen gegenrechnen, Puffer ansetzen, freigeben. Die Reihenfolge ist der Punkt. Wer Preise vor den Mengen verhandelt, bekommt Angebote, die sich nicht vergleichen lassen, weil jeder Anbieter eine andere Menge annimmt.

1. Ziel und Rahmen übernehmen. Anlass, Zielgruppe und der genannte Budgetrahmen stehen im Eventbriefing und im Eventkonzept. Das Ziel steuert die Gewichtung: Ein Recruiting-Event zahlt für Reichweite, ein Kundenevent für Catering und Aufenthaltsqualität.
2. Mengen festlegen. Teilnehmerzahl, Fläche, Programmdauer, Auf- und Abbautage. Die geplante Besucherkapazität begrenzt die Teilnehmerzahl nach oben. Jede Zahl hier multipliziert sich später.
3. Positionen sammeln. Die sieben Kostenarten Zeile für Zeile durchgehen, auch die Positionen ohne Preis. Eine leere Zeile ist besser als eine fehlende.
4. Angebote einholen. Eventausschreibung und Beschaffungsprozess erzeugen vergleichbare Preise. Die Zuschlagskriterien gehören vorher festgelegt, nicht nach Sichtung der Angebote.
5. Einnahmen gegenrechnen. Ticketerlöse, Standgebühren, Sponsoren, Zuschüsse. Einnahmen minus variable Kosten ergeben den Deckungsbeitrag; die Teilnehmerzahl, ab der er die Fixkosten deckt, ist der Break-even.
6. Puffer ansetzen. Ein eigener Betrag in einer eigenen Zeile, nicht still auf die Positionen verteilt.
7. Freigeben und versionieren. Ein Eventbudget ohne Freigabedatum bleibt eine Kostenschätzung. Jede Änderung bekommt eine neue Version mit Datum.

Drei Szenarien machen die Budgetierung belastbar. Zu rechnen sind die Gesamtkosten für ein pessimistisches, ein erwartetes und ein optimistisches Szenario, wobei jeweils nur die Teilnehmerzahl variiert. Das pessimistische Szenario zeigt, ob die Veranstaltung bei halber Auslastung noch trägt.

Wie viel Puffer gehört ins Eventbudget?

Fachratgeber zur Eventbudgetierung nennen Pufferquoten zwischen 5 und 15 Prozent des Gesamtbudgets. Das ist Branchenpraxis, keine Norm: Eine allgemein belegte Quote gibt es nicht, und den Prozentsatz legen Veranstalter und Auftraggeber gemeinsam fest. Sinnvoll ist deshalb die Frage, welches Risiko der Puffer überhaupt abdecken soll.

In der Vermietung lösen drei Fälle den Puffer aus. Eine verlängerte Mietzeit, weil der Abbau erst am Montagmorgen möglich ist statt am Sonntagabend. Eine Nachbestellung, weil mehr Gäste kommen als angemeldet. Und Wetter, weil Zeltgewichte, Fahrplatten oder eine Regenvariante aus der Schlechtwetterplanung dazukommen. Wer diese drei Fälle einzeln bepreist, kommt zu einer begründeten Zahl statt zu einer Faustregel.

Der Kostenpuffer im Eventbudget ist etwas anderes als der Zeitpuffer in der Aufbauplanung. Beide gehören in die Planung, aber in verschiedene Dokumente und in verschiedene Einheiten.

Die Positionen, die regelmäßig fehlen

Sieben Positionen fehlen in Eventbudgets besonders häufig, und alle sieben hängen an Mietleistungen: An- und Abtransport, Auf- und Abbauzeit, Mietzeitverlängerung, Bodenschutz, Versicherung, Kaution und Fahrzeugstandzeit. Sie sind keine Nebenkosten, sondern eigene Zeilen mit eigenem Preis. Wer sie erst in der Rechnung liest, hat den Puffer schon verbraucht.

• An- und Abtransport. Zwei Fahrten, nicht eine. Bei mehreren Lieferanten mehrfach.
• Auf- und Abbauzeit. Aufbauplanung und Abbauplanung kosten Personalstunden und Mietzeit, auch wenn kein Gast anwesend ist.
• Mietzeitverlängerung. Ein Abbau am Montagmorgen statt am Sonntagabend verlängert die Mietzeit um einen Tag, für jede Position.
• Bodenschutz. Auf Rasen und Verbundpflaster verlangen Auflagen und Standsicherheit häufig Fahrplatten. Grundlagen dazu: Bodenschutzkonzept und Flächenlast.
• Versicherung. Veranstalterhaftpflicht und eine Elektronikversicherung für Mietgeräte.
• Kaution und Anzahlung. Beide sind keine Kosten, binden aber Liquidität zu einem Termin, der vor der Veranstaltung liegt.
• Fahrzeugstandzeit. Ein enges Zeitfenster im Zufahrtsmanagement hält Lkw und Fahrer länger vor Ort als geplant.

Diese Liste stammt aus der Vermietperspektive. Angebote für Mietmaterial nennen Stückpreise, die Logistik steht in einer eigenen Zeile, und genau die wird beim Übertragen in das Eventbudget übersehen. Ein Blick in ein altes Angebot ist deshalb die schnellste Prüfung: Jede Zeile, die dort steht, braucht im Budget eine Entsprechung.

Soll-Ist-Vergleich und Nachkalkulation

Ein Eventbudget endet nicht mit der Freigabe. Nach der Veranstaltung stellt die Nachkalkulation die Ist-Kosten den geplanten Beträgen gegenüber, Zeile für Zeile. Erst dieser Soll-Ist-Vergleich zeigt, ob die Mengen richtig geschätzt waren und wofür der Puffer verbraucht wurde. Das Ergebnis ist die Ausgangsbasis für das nächste Eventbudget.

Zwei Quellen speisen die Nachkalkulation. Die Rechnungen liefern die Beträge, die Abweichungsnotizen aus der Bauzeit liefern die Ursachen. Ohne Ursache bleibt eine Abweichung eine Zahl, die niemand erklären kann. Auf dieser Grundlage rechnen Event KPI den Erfolg gegen die Ausgaben: Der ROI ergibt sich aus Ertrag minus Kosten, geteilt durch die Kosten, mal 100.

Häufige Fragen

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