Aufbauplanung: Aufbauplan für Veranstaltungen erstellen

Definition: Was ist Aufbauplanung?

Aufbauplanung ist die Detailplanung des Veranstaltungsaufbaus. Sie legt fest, welches Material in welcher Reihenfolge, über welchen Weg und in welchem Zeitfenster auf die Veranstaltungsfläche kommt. Geplant wird von der ersten Anlieferung bis zur Abnahme der aufgebauten Fläche, danach der Abbau in umgekehrter Reihenfolge.

Der Begriff ist mehrfach belegt. Im Fahrzeugbau meint Aufbauplanung den Aufbau auf dem Fahrgestell, in der Personalplanung den Aufbau von Kapazitäten, im Bauwesen die Gerüstplanung. Dieser Eintrag beschreibt die Aufbauplanung von Veranstaltungen.

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Aufbauplanung ist damit die operative Ebene unter der Veranstaltungsplanung. Die Fachbegriffe aus einem Aufbauplan erklärt das MOJO Glossar von A bis Z einzeln.

Was gehört in einen Aufbauplan?

Ein Aufbauplan besteht aus Flächenplan, Aufbaureihenfolge, Zeitfenstern je Anlieferung, Zufahrtsmaßen und geschützten Fahr- und Stellflächen. Er ist ein Dokument, keine Absprache. Jede Position darin hat eine Fläche, eine Uhrzeit und eine zuständige Person mit Telefonnummer. Fehlt eine Position, entscheidet am Aufbautag jemand spontan.

• Flächenplan mit Maßen. Bühne, Publikumsbereich, Fahrwege, Lager- und Stellflächen, Anschlusspunkte, maßstabsgerecht statt schematisch.
• Aufbaureihenfolge. Welches Gewerk arbeitet wann, und welche Fläche ist dafür frei.
• Zeitfenster je Anlieferung. Ein Slot pro Fahrzeug, mit Ankunftszeit, Entladepunkt und Ansprechperson am Tor.
• Zufahrtsmaße. Torbreiten, Durchfahrtshöhen, Wendekreise, zulässige Achslasten. Diese Werte nennt der Flächeneigentümer.
• Ladeliste je Fahrzeug. Was auf welchem Lkw liegt, entscheidet, wann es verbaut werden kann.
• Geschützte Flächen. Rasen, Sportbelag, Parkdecks und Leitungstrassen, die frei bleiben oder nur mit Bodenschutz befahren werden.
• Abbauplan. Reihenfolge, Zeitfenster und Zuständigkeiten des Rückbaus, festgelegt vor dem Aufbau.

Aus der Vermietung kennen wir die Lücke an einer wiederkehrenden Stelle: Der Plan zeigt, wo die Bühne steht, aber nicht, über welchen Weg sie dorthin kommt.

Wie erstellt man einen Aufbauplan für eine Veranstaltung?

Ein Aufbauplan entsteht in acht Schritten: Fläche aufnehmen, Bedarf je Gewerk erfassen, Flächenplan zeichnen, Wege festlegen, Reihenfolge ableiten, Zeitfenster vergeben, Puffer setzen, Plan verteilen. Die Folge ist nicht beliebig, denn jeder Schritt braucht das Ergebnis des vorherigen. Wer Zeitfenster vor den Wegen vergibt, plant zweimal.

1. Fläche aufnehmen. Begehung mit Maßband und Kamera: Tore, Rampen, Deckenhöhen, Untergrund, Anschlüsse, feste Hindernisse.
2. Bedarf je Gewerk erfassen. Stücklisten mit Maßen, Gewichten und Anlieferform. Ein Bühnendach in Einzelteilen braucht mehr Fläche als eine Mobilbühne auf dem Trailer.
3. Flächenplan zeichnen. Bühne, Publikumsbereich, Back of House, Lager und Fahrwege im Maßstab eintragen.
4. Wege festlegen. Zufahrt, Fahrwege, Stellflächen für Kran und Hubarbeitsbühne, Wendeplatz. Danach markieren Sie die späteren Besucherwege.
5. Reihenfolge ableiten. Jede Abhängigkeit einmal benennen. Was von unten nach oben gebaut wird, kommt zuerst auf die Fläche.
6. Zeitfenster vergeben. Je Fahrzeug ein Slot, je Gewerk ein Arbeitsfenster, beides schriftlich an die Dienstleister.
7. Puffer und Ersatzplanung setzen. Puffer an die Abhängigkeiten, nicht ans Ende des Zeitplans.
8. Plan verteilen. Eine Version, ein Datum, ein Verteiler: Gewerke, Fahrer, Veranstaltungsort.

Am Aufbautag entscheidet eine benannte Person, wenn zwei Gewerke dieselbe Fläche brauchen. Ohne diese Zuständigkeit wird der Plan zur Diskussionsgrundlage.

Fläche, Untergrund und Wegeführung

Die Fläche entscheidet über den Aufbauplan, nicht umgekehrt. Fünf Angaben brauchen Sie vor dem ersten Strich: Traglast des Untergrunds, geschützte Fahrwege, Zufahrt mit Torbreiten, Durchfahrtshöhen und Freigabezeiten, Stellflächen sowie die Wegeführung mit ihren Flächen. Fehlt eine davon, ist der Plan eine Annahme.

• Untergrund und Traglast. Rasen, Pflaster, Sportbelag, Parkdeck und Hallenböden haben verschiedene Grenzen. Verbindliche Werte nennt der Flächeneigentümer, die Traglast von Mietmaterial das Datenblatt des Herstellers.
• Veranstaltungsboden und Fahrwege. Bodenschutz für Fahrwege und Aufbauflächen wird vor der ersten schweren Anlieferung disponiert. Nachträglich verlegte Platten decken eine Spur ab, die schon im Rasen ist.
• Erreichbarkeit. Anfahrt, Rangierfläche, Ladekante und die Zeiten, zu denen der Veranstaltungsort die Zufahrt freigibt. Nachtruhe und Anliegerverkehr gehören zu dieser Anforderung.
• Stellflächen. Container und Raumsysteme für den Back-of-House-Bereich belegen Fläche und brauchen eine Zufahrt für das Absetzfahrzeug.
• Wegeführung. Beschilderung und Fluchtwegkennzeichnung gehören in denselben Plan, weil sie Flächen belegen und andere freihalten.

Wo Besucher später gehen, wird im Aufbau nichts gelagert. Diese Regel verhindert das Umstapeln kurz vor dem Einlass. Ladezonen, Fahrwege und Arbeitsflächen hinter der Bühne behandelt der Eintrag Back of House (BOH).

Auf- und Abbau: Reihenfolge, Zeitfenster und Bühnenaufbau

Auf- und Abbau folgen einer festen Kette. Der Flächenschutz liegt zuerst, dann steht das Tragwerk, dann hängt die Technik, dann kommen Absperrung und Leitsystem, und erst danach probt jemand. Der Abbau läuft umgekehrt, weil die Fahrwege bis zum letzten Fahrzeug befahrbar bleiben müssen.

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Keine Probe vor stehender Technik, keine Technik vor freigegebenem Tragwerk: Jede Abhängigkeit ist ein Termin, den ein Gewerk beim anderen hat. Die Kette und die Logistik dahinter beschreibt der Eintrag Eventlogistik.

Der Bühnenaufbau ist meist der erste und längste Block im Plan. Bühnenpodeste und Tribünen entstehen von unten nach oben, Ballast und Verankerung gehören dazu, bevor Technik daran hängt. Für Auf- und Abbau großer bühnentechnischer Einrichtungen und von Szenenflächen über 200 Quadratmetern schreiben die Versammlungsstättenverordnungen der Länder Leitung und Aufsicht durch einen Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik vor. Praxisnah führt die DGUV Information 215-310 „Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen“ die Anforderungen an den Aufbau zusammen.

Absperrgitter und Bühnenbarrieren bilden eine eigene Zone im Plan. Sie werden gesetzt, wenn die Technik verkabelt ist, und legen fest, wo das Publikum später nicht hinkommt.

Wann die erste Anlieferung ansteht, hängt von Bühnengröße, Technikumfang und Zufahrt ab, dazu von den Zeiten, die der Veranstaltungsort freigibt. Eine belastbare Pauschalzahl gibt es nicht.

Rollen, Puffer und Sicherheit im Aufbau

Im Aufbau braucht jede Fläche und jedes Zeitfenster eine Person, die im Streitfall entscheidet. Vier Rollen tragen die meisten Produktionen: Veranstalter, Produktionsleitung, Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik und eine Aufbaukoordination vor Ort. Wer nichts entscheiden darf, kann auch nichts freigeben. Deshalb steht im Aufbauplan hinter jeder Rolle ein Name.

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Puffer setzen Sie an die Abhängigkeiten, nicht ans Ende. Ein Puffer am Schluss verschiebt die Verzögerung in den Soundcheck. Zur Ausfallplanung gehören eine zweite Zufahrt, benannter Ersatz für kritisches Material und eine nachts erreichbare Nummer. Im Freien kommt die Windgrenze dazu, ab der das Tragwerk laut Hersteller nicht weiter aufgebaut wird. Diese Punkte gehören in die Abstimmung vor dem ersten Fahrzeug.

• Standsicherheit. Ballast und Verankerung nach Herstellervorgabe, dokumentiert vor der Freigabe.
• Kabelwege. Überfahrschutz an jedem Fahrweg, keine Kabel über Fluchtwege ohne Brücke.
• Fluchtwege und Tore. Breiten frei, Kennzeichnung sichtbar, Zufahrt für Rettungsdienste offen.
• Absperrlinien. Barrieren geprüft, bevor die erste Person die Fläche als Publikum betritt.

Häufige Fragen

Verwandte Begriffe