Glossar
Was ist ein Eventbriefing?
Das Eventbriefing ist die schriftliche Aufgabenstellung einer Veranstaltung. Es entsteht vor dem Konzept und entscheidet, ob Agentur, Dienstleister und Vermieter dieselbe Aufgabe rechnen.
Kurzfassung
Ein Eventbriefing ist das Dokument, mit dem der Auftraggeber Anlass, Ziel, Rahmen und Budget einer Veranstaltung schriftlich an Agentur, Dienstleister und Vermieter übergibt. Es steht vor dem Eventkonzept: Das Briefing formuliert die Aufgabe, das Konzept den Lösungsweg samt Kosten und Terminen. Ohne Schriftform sind die Angebote mehrerer Anbieter nicht vergleichbar. Geschrieben wird der Begriff auch getrennt, als Event Briefing.
01 — Definition
Definition: Was ist ein Eventbriefing?
Ein Eventbriefing ist die schriftliche Aufgabenstellung für eine Veranstaltung. Der Auftraggeber beschreibt darin Anlass, Ziel, Zielgruppe, Termin, Ort, Ablauf, Budgetrahmen und Zuständigkeiten. Danach arbeiten alle Beteiligten mit demselben Informationsstand. Das Briefing beschreibt die Aufgabe und nicht die Lösung; die entsteht erst im Konzept und im Angebot.
Abgrenzung: Ein Kreativbriefing beschreibt Idee, Botschaft und Gestaltung. Ein Produktionsbriefing beschreibt Technik, Logistik, Flächen und Zeitfenster. Beides darf in einem Dokument stehen, hat aber verschiedene Adressaten. Ein Meeting-Briefing ist die Kurzunterrichtung vor einer Besprechung und kein Auftragsdokument.
Das Briefing beginnt eine Kette, die bis zur Rückgabe der Location reicht. Die Fachbegriffe darin, von Bodenschutz bis Back of House, erklärt das MOJO Glossar von A bis Z einzeln. Den nächsten Schritt beschreibt der Eintrag Eventkonzept.
02 — Briefing oder Konzept
Eventbriefing oder Eventkonzept: Was kommt zuerst?
Das Briefing kommt zuerst. Es läuft vom Auftraggeber zum Dienstleister und nennt die Aufgabe. Das Konzept läuft zurück und nennt den Lösungsweg mit Kosten und Terminen. Wer beides vertauscht, lässt die Agentur eine Aufgabe erfinden, die niemand gestellt hat.
| Merkmal | Eventbriefing | Eventkonzept |
|---|---|---|
| Richtung | Auftraggeber an Agentur, Dienstleister, Vermieter | Agentur zurück an den Auftraggeber |
| Inhalt | Anlass, Ziel, Rahmen, Budget, Zuständigkeiten | Dramaturgie, Flächenidee, Technik, Kosten, Termine |
| Zeitpunkt | vor jeder Kalkulation | danach, auf Basis des Briefings |
| Charakter | Informationsunterlage, bis ein Vertrag sie einbezieht | Angebots- und Entscheidungsgrundlage |
| Fehlt es | jeder Anbieter rechnet eine andere Aufgabe | für die Freigabe fehlt die prüfbare Grundlage |
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03 — Wozu es dient
Wozu ein Eventbriefing dient
Ein Eventbriefing hält den Informationsstand aller Beteiligten gleich, macht Angebote vergleichbar und verlagert Rückfragen in die Zeit vor der Kalkulation. Deshalb gehört es in Schriftform. Ein mündlich erteiltes Briefing existiert in so vielen Fassungen, wie Personen im Raum saßen. Eine Vorlage hilft, weil sie dieselben Felder in derselben Reihenfolge abfragt.
Wie viel Vorlauf ein Briefing braucht, hängt an der Disposition der Dienstleister und nicht an einer festen Frist. Miet- und Transportkapazität ist an Wochenenden der Hochsaison früher gebunden als in der Nebensaison. Verbindliche Wochenzahlen kursieren in der Branche, belegt sind sie nicht. Ob ein Briefing rechtlich bindet, entscheidet der Vertrag und nicht das Dokument: Verbindlich wird es, wenn der Vertrag es als Anlage benennt. Das ist ein Hinweis auf die Vertragspraxis, keine Rechtsauskunft.
04 — Pflichtinhalte
Was gehört in ein Eventbriefing?
In ein Eventbriefing gehören acht Blöcke. Die Checkliste unten beantwortet, warum das Event stattfindet, für wen, wann, wo, in welchem Ablauf, mit welchem Budget, mit welcher Technik und wer bei Rückfragen entscheidet. Fehlt ein Block, füllt ihn der Dienstleister mit einer Annahme, und die steht später im Angebot.
- Anlass und Ziel. Warum findet die Veranstaltung statt, woran messen Sie das Ergebnis? Ein Ziel ohne Messgröße ist eine Absicht.
- Zielgruppe und Teilnehmer. Wer kommt, wie viele, mit welcher Erwartung. Fachpublikum und Mitarbeitende brauchen unterschiedliche Formate.
- Termin und Veranstaltungsort. Datum, Uhrzeiten, Ort, Alternativtermin. Dazu, ob der Ort feststeht oder noch gesucht wird.
- Ablauf und Zeitplan. Programmpunkte mit Uhrzeit, dazu Aufbau- und Abbaufenster. Gäste und Crew folgen zwei verschiedenen Zeitplänen.
- Budgetrahmen. Ein Korridor genügt, eine Zahl muss stehen. Ohne Budget entstehen Anforderungen, die niemand freigeben kann.
- Technik, Material und Logistik. Bühne, Ton, Licht, Mobiliar, Bodenschutz, Absperrung, Anlieferung. Daran hängen die Stückzahlen.
- Rollen und Kommunikationswege. Wer entscheidet, wer ist am Aufbautag erreichbar, über welchen Kanal, unter welcher Nummer.
- Risiken und Notfall. Wetterannahme, Ersatzplanung, Sicherheitsauflagen, Ansprechpartner für den Abbruch.
05 — W-Fragen-Raster
Das W-Fragen-Raster als Gerüst
Wer keine Vorlage und keine Checkliste zur Hand hat, schreibt das Briefing gegen neun Fragen. Das Raster ist kürzer als jede Vorlage und deckt dieselben Felder ab. Jede Frage bekommt eine Antwort, auch wenn sie „steht noch nicht fest” lautet. Eine offene Angabe kostet nichts, solange sie als offen markiert ist.
- Warum? Anlass und Ziel der Veranstaltung.
- Was? Format und Inhalt, vom Empfang bis zum Festival.
- Für wen? Zielgruppe, Teilnehmerzahl, Erwartung.
- Wann? Datum, Uhrzeiten, Aufbau- und Abbaufenster.
- Wo? Ort, Fläche, innen oder außen, Bodenbelag.
- Wie? Ablauf, Bestuhlung, Technikumfang.
- Wie viel? Budgetrahmen und Stückzahlen.
- Wer? Rollen, Entscheider, Ansprechpartner vor Ort.
- Was sonst? Auflagen, Vorgaben des Eigentümers, Erfahrungen vom letzten Event.
06 — Briefing erstellen
Wie erstellt man ein Eventbriefing?
Ein Eventbriefing entsteht in sieben Schritten, vom Ziel bis zum Re-Briefing des Dienstleisters. Der letzte Schritt wird am häufigsten übersprungen und ist der wichtigste.
- Ziel und Anlass festlegen. Ein Satz, der ohne Vorwissen verständlich ist, plus die Messgröße für das Ergebnis.
- Rahmen sammeln. Termin, Ort, Teilnehmerzahl, Budgetkorridor. Markieren Sie, was fest ist und was offen.
- Ablauf skizzieren. Programm mit Uhrzeiten, danach die Aufbau- und Abbaufenster ergänzen.
- Bedarf benennen. Technik, Mobiliar, Flächen, Bodenschutz, Absperrung. Nennen Sie den Zweck statt des Produkts, wenn die Bauart offensteht.
- Rollen eintragen. Name, Funktion, Erreichbarkeit, Vertretung. Ein Briefing ohne Telefonnummer ist am Aufbautag wertlos.
- Als Dokument versenden. Eine Datei, eine Version, ein Datum im Dateinamen. Änderungen gehen als neue Version an alle Empfänger.
- Re-Briefing einfordern. Lassen Sie sich die verstandene Aufgabe zurückgeben. Auslassungen zeigen sich darin, bevor Arbeit entsteht.
07 — Exakt oder geschätzt
Welche Angaben exakt sein müssen und welche geschätzt sein dürfen
Nicht jede Angabe im Briefing braucht dieselbe Genauigkeit. Entscheidend ist, ob an ihr eine Stückzahl, eine Fahrzeuggröße oder eine Fläche hängt. Daran rechnet der Vermieter, und diese Angaben dürfen nicht geschätzt sein. Der Budgetrahmen darf ein Korridor bleiben, weil er nur die Auswahl steuert.
| Angabe | Genauigkeit | Was daran hängt |
|---|---|---|
| Teilnehmerzahl | exakt, mit Stand und Datum | Stückzahlen bei Mobiliar, Absperrung, Sanitär |
| Bestuhlungsform | exakt | Flächenbedarf, Stückzahl, Wegebreiten |
| Zeitfenster für An- und Abfahrt | exakt | Fahrzeugdisposition, Personal, Standzeit |
| Bodenbelag und Untergrund | exakt | Bedarf an Bodenschutz und Lastverteilung |
| Budgetrahmen | Korridor genügt | Auswahl der Variante und der Ausstattung |
| Programminhalt | vorläufig zulässig | Technikumfang, wird im Konzept geschärft |
| Wetterannahme | Annahme, als solche markiert | Zelt, Bodenschutz, Ersatzplanung |
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08 — Briefing an Vermieter
Das Briefing an Vermieter und Lieferanten
Ein Briefing an einen Vermieter beantwortet eine andere Frage als das Briefing an eine Agentur: nicht, was entstehen soll, sondern wie das Material auf die Fläche und wieder weg kommt. Diese Angaben fehlen in fast jeder Anfrage. Bei jedem Event entscheiden sie über Fahrzeuggröße, Personalstärke und darüber, ob ein Angebot hält.
- Zufahrt und Rangierfläche. Führt der Weg über eine Straße mit Beschränkung, gibt es Platz zum Wenden.
- Anlieferzeitfenster. Ein zugewiesenes Fenster mit Uhrzeit, nicht „vormittags”.
- Abladeort. Wo steht das Fahrzeug, wie weit ist es von dort zur Einbaustelle.
- Etage und Aufzug. Erdgeschoss oder Obergeschoss, Aufzug vorhanden oder nicht, Maße nach Angabe des Betreibers.
- Bodenbelag und Bodenschutz. Rasen, Pflaster, Parkett oder Hallenboden, dazu die Auflagen des Eigentümers.
- Abbauzeitfenster. Ab wann ist die Fläche frei, bis wann muss sie leer sein.
- Rückgabezustand. Gereinigt, gezählt, palettiert oder lose. Daran hängen Personal und Rücktransport.
Aus der Praxis: Eine Anfrage nennt fast immer Stückzahl und Termin. Die Etage nennt sie selten. Wer Mobiliar für einen Raum im Obergeschoss bestellt und den Aufzug nicht erwähnt, bekommt ein Angebot ohne die Zeit, die das Tragen kostet. Sichtbar wird das am Anliefertag. Wie diese Angaben in die Ausführung übergehen, zeigen Aufbauplanung und Eventlogistik.
09 — Briefing-Kaskade
Die Briefing-Kaskade: dreimal briefen, dreimal anders
Bei einem Event wird mindestens dreimal gebrieft. Auf jeder Stufe kommen Angaben hinzu, die eine Stufe darüber noch nicht bekannt waren. Wer einmal brieft und die Weitergabe voraussetzt, verliert genau die Angaben, die die Ausführung braucht.
- Auftraggeber an Agentur. Anlass, Ziel, Zielgruppe, Termin, Budgetrahmen. Neu auf dieser Stufe ist die Aufgabe selbst.
- Agentur an Dienstleister und Vermieter. Flächen, Stückzahlen, Zeitfenster, Bodenverhältnisse, Rückgabe. Neu ist alles, woran eine Kalkulation hängt.
- Produktionsleitung an die Crew. Reihenfolge, Wege, Rollen, Funkkanäle, Notfallablauf. Neu sind Uhrzeit und Name pro Aufgabe.
10 — Crew-Briefing und Debriefing
Crew-Briefing am Eventtag und Debriefing danach
Das Crew-Briefing am Eventtag ist die kürzeste Form: Rolle, Fläche, Zeitfenster, Funkkanal, Ansprechpartner, Notfallablauf. Es passt auf eine Seite und wird gesprochen, nicht gelesen. Bei Ordnungsdienst und Hostessen kommen Zutrittsregeln und das Verhalten gegenüber Gästen hinzu.
Diese Stufe hat einen rechtlichen Kern. Nach § 8 Arbeitsschutzgesetz müssen Arbeitgeber, deren Beschäftigte an einem Arbeitsplatz zusammenarbeiten, sich gegenseitig und ihre Beschäftigten über die Gefahren der Arbeiten unterrichten und die Schutzmaßnahmen abstimmen. Ein Aufbau mit mehreren Gewerken ist genau dieser Fall. Bei Versammlungsstätten mit mehr als 5.000 Besucherplätzen verlangt § 43 Abs. 2 MVStättVO zusätzlich ein Sicherheitskonzept des Betreibers, Abs. 3 einen benannten Ordnungsdienstleiter. Beide brauchen Zahlen aus dem Briefing: Besucherzahl, Bestuhlung, Ablauf.
Nach dem Event dreht sich die Richtung. Im Debriefing gibt der Dienstleister zurück, was von den Annahmen des Briefings gehalten hat. Notieren Sie Abweichungen bei Zeitfenstern, Stückzahlen und Wegen, solange die Erinnerung frisch ist. Diese Notizen sind das nächste Briefing. Den Rahmen darüber setzt die Veranstaltungsplanung, den Rückbau die Abbauplanung.
11 — Typische Fehler
Typische Fehler im Eventbriefing
Die häufigsten Fehler sind keine Wissenslücken, sondern Auslassungen. Sie fallen auf, wenn Angebote eintreffen, die sich nicht vergleichen lassen, oder wenn am Aufbautag eine Angabe fehlt.
- Mündlich statt schriftlich. Nach dem Telefonat gibt es so viele Fassungen der Aufgabe wie Zuhörer.
- Insider-Wissen vorausgesetzt. Interne Kürzel und Vorjahresvergleiche kennt der Dienstleister nicht.
- Anforderungen ohne Budgetzusage. Ein Wunschzettel ohne Rahmen erzeugt ein Angebot, das niemand freigibt.
- Kein Re-Briefing eingefordert. Ohne die zurückgegebene Aufgabe bleibt ein Missverständnis unentdeckt, bis Kosten entstanden sind.
- Mehrere Versionen im Umlauf. Ohne Versionsdatum arbeitet ein Gewerk nach einem überholten Stand.
- Zielgruppe statt Teilnehmerzahl. „Fachpublikum” ist keine Zahl, und an der Zahl hängen die Stückzahlen.
FAQ
Häufige Fragen
Ein Eventbriefing ist die schriftliche Aufgabenstellung für eine Veranstaltung. Der Auftraggeber übergibt darin Anlass, Ziel, Zielgruppe, Termin, Ort, Ablauf, Budgetrahmen und Zuständigkeiten an Agentur, Dienstleister und Vermieter. Es beschreibt die Aufgabe, nicht die Lösung, und steht vor dem Eventkonzept.
Acht Blöcke, als Checkliste gelesen: Anlass und Ziel, Zielgruppe und Teilnehmerzahl, Termin und Veranstaltungsort, Ablauf und Zeitplan, Budgetrahmen, Technik und Logistik, Rollen und Kommunikationswege sowie Risiken und Notfallablauf. Für Vermieter kommen Zufahrt, Anlieferzeitfenster, Abladeort, Etage, Bodenbelag, Abbaufenster und Rückgabezustand hinzu.
In sieben Schritten: 1. Ziel und Anlass festlegen. 2. Rahmen sammeln und offene Angaben markieren. 3. Ablauf mit Aufbau- und Abbaufenster skizzieren. 4. Bedarf an Technik, Material und Flächen benennen. 5. Rollen und Erreichbarkeiten eintragen. 6. Als datierte Version an alle Empfänger versenden. 7. Ein Re-Briefing einfordern.
Der Auftraggeber übergibt Aufgabe und Rahmen, die Beteiligten stellen Rückfragen. Am Ende steht ein gemeinsamer Informationsstand und eine Liste offener Punkte mit Zuständigkeit. Der Termin ersetzt das Dokument nicht, er klärt es.
Das Briefing. Es läuft vom Auftraggeber zum Dienstleister und nennt die Aufgabe mit Anlass, Rahmen und Budget. Das Konzept läuft zurück und nennt den Lösungsweg mit Dramaturgie, Technik, Kosten und Terminen. Ohne Briefing entsteht ein Konzept auf erfundene Vorgaben.
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Verwandte Begriffe
Bereits im Glossar
Grundlagen
Fachliche Grundlagen
- Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), § 8 Zusammenarbeit mehrerer Arbeitgeber. Gegenseitige Unterrichtung über Gefahren und Abstimmung der Schutzmaßnahmen.
- Muster-Versammlungsstättenverordnung (MVStättVO), § 43 Abs. 2 und Abs. 3, Sicherheitskonzept und Ordnungsdienst. Musterrecht; verbindlich ist die Verordnung des jeweiligen Bundeslandes.
- DIN 15750:2013-04, Veranstaltungstechnik. Leitlinien für technische Dienstleistungen, mit den Verantwortlichkeiten von Veranstalter, Betreiber und Dienstleister. Kostenpflichtige Norm.
