Schlechtwetterplanung

Was ist ein Schlechtwetterkonzept?

Ein Schlechtwetterkonzept für eine Veranstaltung ist die vorab festgelegte Sammlung von Handlungsoptionen und Entscheidungswegen für Wetterlagen, die den geplanten Ablauf unmöglich machen. Es benennt den Auslöser, die verantwortliche Person und den Zeitpunkt der Entscheidung. Schlechtwetterplanung ist der Arbeitsschritt, aus dem dieses Konzept entsteht.

Der Unterschied zu „wir haben einen Innenraum“ liegt in der Verbindlichkeit. Ein Konzept, das nur eine Fläche nennt, verschiebt die Arbeit auf den Eventmorgen. Eines, das Auslöser und Zuständigkeit festhält, macht die Entscheidung vorher verhandelbar und am Tag selbst nur noch ausführbar. Bei einem Sommerfest fällt sie häufig schon am Vortag, weil Personal und Material dann bereits disponiert sind.

Wetter betrifft dabei nicht nur den Showtag. Aufbau- und Abbautage liegen bei Open-Air-Produktionen oft in einem anderen Wetterfenster als die Veranstaltung. Wo dieser Baustein in der Veranstaltungsplanung sitzt und welche Begriffe rund um Fläche, Wetter und Sicherheit dazugehören, steht im MOJO Glossar von A bis Z.

Schlechtwetterplanung oder Sicherheitskonzept?

Beide betreffen das Wetter, sie haben aber verschiedene Adressaten. Das Sicherheitskonzept ist ein Genehmigungsdokument für die Behörde und hält die Kriterien für Unterbrechung und Abbruch fest. Die Schlechtwetterplanung ist ein internes Planungswerkzeug und beschreibt, was zwischen laufendem Programm und Absage liegt.

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Was ein Zelt oder ein Bühnendach an Wind aushält, gehört in keines von beiden. Das ist ein baulicher Nachweis und steht unter Standsicherheit.

Welche Wetterlagen lösen eine Maßnahme aus?

Als Auslöser eignen sich amtliche Warnungen, weil alle Beteiligten dieselbe Quelle lesen. Der Deutsche Wetterdienst warnt in vier Stufen: Stufe 1 gelb als amtliche Warnung, Stufe 2 orange bei markantem Wetter, Stufe 3 rot als amtliche Unwetterwarnung, Stufe 4 violett bei extremem Unwetter.

• Wind. Der DWD warnt Windböen ab über 50 km/h, Sturmböen von 65 bis 89 km/h, schwere Sturmböen von 90 bis 104 km/h, orkanartige Böen von 105 bis 119 km/h und Orkanböen ab 120 km/h.
• Starkregen. Die Warnstufen 2, 3 und 4 liegen bei 15 bis 25, bei 25 bis 40 und bei über 40 Litern je Quadratmeter in einer Stunde.
• Hitze. Der DWD warnt vor starker Wärmebelastung ab gefühlt etwa 32 Grad und vor extremer Wärmebelastung ab gefühlt 38 Grad.

Diese Werte sind Warnkriterien des Wetterdienstes, keine Abbruchschwellen. Welche Windgeschwindigkeit ein einzelnes Zelt oder eine einzelne Bühne verträgt, steht im Prüfbuch und in der Ausführungsgenehmigung dieses Aufbaus. Eine bundesweit gültige Zahl dafür gibt es nicht. Im Konzept stehen deshalb beide Größen nebeneinander: die Warnstufe als Signal, die Betriebsvorschrift des Aufbaus als Grenze. Wer die Warnungen verfolgt, gehört ebenfalls hinein. Eine Warnung, die niemand liest, löst nichts aus.

Was macht eine Ausweichvariante gleichwertig?

Gleichwertig heißt: gleiche Gästezahl, gleiche Programmpunkte, gleiche Versorgung. Ein Innenraum, der zwei Drittel der Gäste aufnimmt, ist keine Variante, sondern eine Absage mit Zwischenschritt. Vier Größen entscheiden darüber, und sie werden für beide Varianten geprüft, nicht nur für die eine.

• Fläche. Nimmt die Variante alle Gäste auf, samt Bühne, Ausgabe und Wegen?
• Technik. Liegen Strom, Ton und Licht in beiden Varianten, oder wird während der Veranstaltung umgebaut?
• Versorgung. Bleiben Sanitär, Ausgabe und Zugänge bei Regen erreichbar?
• Personal. Reicht die Mannschaft für den Umbau, während die Gäste auf dem Gelände sind?

Der teuerste Fehler ist die Variante, die erst am Eventtag entsteht. Wer Wetterschutz bestellt, sobald die Warnung steht, konkurriert mit allen anderen Produktionen derselben Region um dieselben Zelte. Die Ausweichvariante gehört deshalb ins Schlechtwetterkonzept der Veranstaltung, ins Angebot und in den Aufbauplan.

Wie erstellt man einen Schlechtwetterplan?

Ein Schlechtwetterkonzept für eine Veranstaltung entsteht in sechs Schritten. Es beginnt bei den Programmpunkten, die Wetter überhaupt gefährdet, und endet bei der Information an Gäste und Dienstleister.

1. Programmpunkte sortieren. Jeden Punkt im Ablauf danach prüfen, ob er Wind, Regen, Kälte oder Hitze verträgt.
2. Ausweichvariante festlegen. Gleiche Gästezahl, gleiche Programmpunkte, Technik und Versorgung in beiden Varianten.
3. Auslöser eintragen. Je Maßnahme eine Wetterlage oder Warnstufe benennen, dazu die Betriebsvorschrift der betroffenen Aufbauten.
4. Zuständigkeit und Zeitpunkt festhalten. Wer entscheidet, bis wann, und wen er dabei erreicht. Viele Produktionen arbeiten mit Abstimmungen 72, 48 und 24 Stunden vorher und einem Go/No-Go am Vorabend. Das ist eine verbreitete Konvention, keine Vorschrift.
5. Aufbau- und Abbautage einplanen. Für beide Varianten Aufbauzeit, Personal und Zufahrt rechnen, auch bei nassem Gelände.
6. Kommunikation vorbereiten. Den Hinweis auf die Wettervariante in die Gästeinformation aufnehmen, die interne Meldekette schriftlich festhalten, die Dienstleister über beide Aufbauvarianten informieren.

Schritt 6 wird am häufigsten unterschätzt. Gäste, die vom Wetter überrascht werden, fragen das Personal, und das Personal fragt zurück. Wer die Wettervariante vorher ankündigt, verschiebt diese Frage aus dem Livebetrieb in die Vorbereitung.

Eskalationsstufen unterhalb der Absage

Zwischen dem geplanten Ablauf und der Absage liegen mehrere Stufen. Wer nur Plan A und Plan B kennt, entscheidet zu grob und meist zu spät. Fünf Maßnahmen greifen früher, und jede kostet weniger als eine Absage.

• Verlagern. Einzelne Programmpunkte in ein Zelt oder einen Innenbereich ziehen.
• Verkürzen. Den Ablauf straffen, damit er in ein trockenes Wetterfenster passt.
• Tauschen. Die Reihenfolge ändern und wetterfeste Programmpunkte nach vorn holen.
• Bereiche schließen. Einzelne Flächen sperren, den Rest weiterlaufen lassen.
• Unterbrechen und wieder aufnehmen. Mit vorab formulierter Ansage und einem überdachten Bereich für die Gäste.

Jede Stufe braucht dieselbe Vorarbeit: einen Auslöser, eine benannte Person, eine fertige Ansage. Wohin die Gäste während einer Unterbrechung gehen, entscheidet sich an den Wartezonen und am Wetterschutz, der zum Besucherkomfort gehört.

Fläche, Untergrund und Zufahrt bei Nässe

Nach Dauerregen entscheidet der Untergrund, ob die Ausweichvariante überhaupt erreichbar ist. Aufgeweichte Wiesen tragen keine LKW, und die Wege zwischen beiden Varianten werden zum Nadelöhr. Diese Fragen gehören in die Schlechtwetterplanung, nicht in die Abbaubesprechung am Sonntagmorgen.

Praktisch heißt das: Fahrwege und Besucherflächen belastbar auslegen, Kabelbrücken gegen Wasser und Tritt schützen. Für den Abbau wird derselbe Untergrund noch einmal gerechnet, weil er dann zwei Tage Regen hinter sich hat. Wo Wege, Bodenplatten und Entwässerung im Plan liegen, steht im Site-Plan.

Die Ausstattungsliste bleibt dabei kurz:

• Überdachung für Bühne, Ausgabe und Wartebereiche
• Bodenabdeckungen für Fahrwege und Besucherflächen
• Kabelbrücken und Abdeckungen für Leitungen im Nassen
• Planen und Seitenwände für offene Aufbauten

Aus dem Vermietbetrieb fällt uns dabei ein Muster auf. Die Ausweichvariante wird für den Showtag geplant, der Abbautag aber im ursprünglichen Wetterfenster gerechnet. Steht das Material zwei Tage länger auf einer nicht befahrbaren Fläche, verschiebt sich die Rückgabe der ganzen Produktion.

MOJO Rental liefert dafür das Mietmaterial: Zelte in verschiedenen Größen als überdachte Ausweichfläche, kurzfristig aufstellbare Faltzelte für einzelne Stationen, Bodenabdeckungen für aufgeweichte Wege und Flächen und mobile Zeltheizungen für Nassphasen. Diese Aufbauten ersetzen keinen Standsicherheitsnachweis und keine Entscheidung des Veranstalters.

Häufige Fragen

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