Ticketing bei Veranstaltungen

Was ist Ticketing bei Veranstaltungen?

Ticketing bei Veranstaltungen umfasst den Verkauf, die Verteilung und die Verwaltung von Eintrittsberechtigungen vor dem Veranstaltungstag. Der Veranstalter legt Kontingente, Preise und Kategorien fest, gibt Tickets als Papier-, PDF- oder Handyticket aus und pflegt sie bis zur Entwertung. Ergebnis ist ein Bestand gültiger Berechtigungen, den die Zutrittskontrolle am Eingang prüft.

Der Vorgang zerfällt in drei Teile:

• Verkauf. Preise, Kategorien und Kontingente stehen fest, der Kunde kauft über einen Kanal seiner Wahl, das System bucht den Platz aus dem Bestand aus.
• Verteilung. Das Ticket erreicht den Käufer als Datei, als Eintrittskarte auf Papier oder als Eintrag in einer App. Manche Veranstalter tauschen es vor Ort gegen ein Kontrollband.
• Verwaltung. Stornos, Umbuchungen, Namensänderungen und Nachdrucke ändern den Bestand bis zum Veranstaltungstag.

Die meisten Beschreibungen des Themas stammen von Ticketportalen und schildern den Kaufvorgang. Aus Sicht des Veranstalters ist Ticketing etwas anderes: ein Instrument, das die zulässige Besucherzahl in verkaufbare Einheiten übersetzt und dem Einlass seine Datenbasis liefert. Verwandte Begriffe sammelt das MOJO Glossar.

Welche Ticketarten gibt es?

Ticketarten unterscheiden sich nach Berechtigung, Preis und Gültigkeitszeitraum. Ein Standardticket berechtigt zum Zutritt, ein ermäßigtes Ticket senkt den Preis gegen Nachweis, ein Zeitfensterticket bindet den Zutritt an eine Uhrzeit. Jede Art wirkt bis in den Einlass hinein, weil sie bestimmt, was die Kontrolle prüfen muss.

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Die Preisstaffel läuft über die Zeitachse, die Menge oder die Platzlage. Bei bestuhlten Veranstaltungen hängt die Kategorie am Saalplan, und der muss mit der gebauten Wirklichkeit übereinstimmen, also mit den Bestuhlungsarten und der Tribünenplanung. Weicht er ab, verkaufen Sie Plätze, die niemand einnehmen kann.

Vertriebskanäle: Vorverkauf, Abendkasse und Partnerstellen

Der Vorverkauf läuft über den eigenen Onlineshop, über ein Ticketportal und über Partnerstellen; am Veranstaltungstag verkauft die Abendkasse den Rest. Jeder Kanal zieht aus demselben Kontingent, sonst verkaufen zwei Kanäle denselben Platz. Ein gemeinsamer Bestand ist die Bedingung, kein Komfortmerkmal.

• Eigener Onlineshop. Sie behalten Kundendaten und Gebührenhoheit, tragen aber Zahlung und Support selbst.
• Ticketportal. Reichweite und Zahlungswege kommen fertig, dafür liegt der Kundenkontakt beim Portal.
• Partnerstellen. Buchhandlungen und Tourist-Informationen erreichen ein Publikum ohne Onlinekauf. Die Partnerstelle meldet ihr Restkontingent zurück, bevor die Abendkasse öffnet.
• Abendkasse und Tageskasse. Restkarten, Gutscheine und Klärfälle laufen hier zusammen.
• Gästeliste. Namentliche Einträge ohne Kaufvorgang, meist für Partner und Presse.

Der Vorverkaufsstart ist ein Termin und gehört in die Kampagnenplanung; die Festivalplanung behandelt ihn als harten Terminanker.

Aus der Vermietung fällt ein Muster auf: Die Abendkasse bekommt oft keine eigene Fläche, sondern steht neben der Einlassspur. Dann mischen sich Käufer und Ticketinhaber, und beide warten länger. Die Kasse gehört vor die Kontrolle, mit eigener Zuwegung. MOJO vermietet dafür den Kassencontainer mit Holzverkleidung als abschließbaren Verkaufsplatz.

Ticketing-Systeme und Ticketmedien

Ticketing-Systeme reichen vom Portal mit fertigem Shop über das eigene Shopsystem bis zur Kassensoftware vor Ort. Sie unterscheiden sich darin, wer den Bestand führt und wer die Kundendaten hält. Das Ticketmedium ist davon unabhängig: Dasselbe System gibt ein PDF, ein Handyticket oder eine gedruckte Eintrittskarte aus.

• Portalsysteme. Der Anbieter betreibt Shop, Zahlung und Scan-App.
• Eigene Shopsysteme. Ein Plugin im eigenen Webauftritt, oft bei wiederkehrenden Veranstaltungen.
• Kassensysteme vor Ort. Verkauf und Ausgabe an der Tages- oder Abendkasse, angebunden an denselben Bestand.
• Zutrittssysteme. Scanner oder Scan-App prüfen den QR-Code gegen die Datenbank und entwerten ihn.
• Kontrollbänder. Physisches Medium für mehrtägige Veranstaltungen, ausgegeben gegen ein entwertetes Ticket.

Der QR-Code trägt keine Berechtigung in sich, sondern nur eine Kennung. Gültig wird sie erst durch den Abgleich mit dem Bestand, und deshalb entscheidet die Anbindung des Scanners über die Sicherheit gegen Mehrfachnutzung. Wie Sie einen Netzausfall am Eingang auffangen, beschreibt das Einlassmanagement.

Wie viele Tickets dürfen verkauft werden?

Das Ticketkontingent ist durch die genehmigte Besucherkapazität begrenzt, nicht durch die Nachfrage. Es gilt die Zahl im Genehmigungsbescheid; liegt keine vor, rechnen Sie sie aus Grundfläche und Rettungswegbreite. Von diesem Wert gehen Mitwirkende, Personal und Dienstleister ab, denn auch sie halten sich gleichzeitig in der Versammlungsstätte auf.

1. Genehmigung lesen. Nennt der Bescheid eine Besucherzahl, geht sie jeder eigenen Rechnung vor. Was in der Veranstaltungsgenehmigung steht, ist die Obergrenze.
2. Kapazität rechnen. Ohne Bescheid ermitteln Sie die Besucherkapazität aus Grundfläche und Rettungswegen. Verbindlich ist dabei die Fassung Ihres Bundeslandes, nicht die Musterverordnung.
3. Anwesende abziehen. Crew, Ordnungsdienst und Catering zählen mit, sind aber keine Ticketkäufer.
4. Kontingent hart hinterlegen. Die verbleibende Zahl gilt im System als Obergrenze über alle Kanäle, nicht als Richtwert im Kartenbüro.

Der Verkaufsstand ist zugleich die Frühwarnung für den Betrieb: Wer sieht, wie sich die Verkäufe auf Kategorien und Zeitfenster verteilen, kann Personal und Spuren rechtzeitig anpassen. Passende Kennzahlen sammelt Event KPI. In einer Versammlungsstätte mit fester Bestuhlung ist die Grenze sichtbar, auf freiem Gelände nicht.

Wie das Ticketmodell die Eingangsanlage bemisst

Das Ticketmodell bestimmt, wann die Besucher kommen, und damit die Zahl der Kontrollstellen und die Größe der Wartefläche. Ein Tagesticket ohne Zeitbindung erzeugt zwei Spitzen, eine zur Türöffnung und eine kurz vor Beginn. Ein Zeitfensterticket verteilt denselben Zulauf über den Tag. Diese Rechnung gehört vor den Verkaufsstart, nicht danach.

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Eine Zahl liefert das Ticketsystem nicht: den Durchsatz je Kontrollstelle. Er hängt am Gerät, am Untergrund und am Personal und wird erst durch eine Einlassprobe belastbar. Aus ihm und der erwarteten Spitze folgen die Zahl der Spuren und die Fläche der Wartezonen; die Wege dorthin plant die Besucherlenkung, die Anordnung die Flächenplanung.

Ticketverwaltung, Preisangabe und Widerruf

Zur Ticketverwaltung gehören Storno, Umtausch, Namensänderung und Nachdruck, dazu die Pflichten aus Preisangaben- und Datenschutzrecht. Der Bestand ändert sich bis zum Veranstaltungstag, und jede Änderung muss in allen Kanälen gleichzeitig ankommen. Bei fast jeder Veranstaltung tauchen dieselben Punkte auf.

• Gesamtpreis. Wer Verbrauchern Leistungen anbietet, hat den Gesamtpreis anzugeben (§ 3 Abs. 1 PAngV), also den Preis einschließlich Umsatzsteuer und sonstiger Preisbestandteile. Fällt eine Vorverkaufsgebühr zwingend an, gehört sie in den ausgewiesenen Preis.
• Widerruf. Bei Freizeitbetätigungen mit einem spezifischen Termin besteht kein Widerrufsrecht im Fernabsatz (§ 312g Abs. 2 Nr. 9 BGB). Konzert- und Sportveranstaltungen fallen regelmäßig darunter. Eine freiwillige Rücknahme bleibt Kulanz.
• Personalisierung. Namen auf dem Ticket erlauben den Abgleich am Eingang. Wie weit eine Weiterverkaufsbeschränkung trägt, hängt von ihrer Ausgestaltung ab.
• Daten. Daten aus dem Ticketkauf nutzen Sie nur für den Zweck, für den Sie sie erhoben haben, und löschen sie danach. Eine allgemeingültige Frist gibt es nicht.
• Storno und Umtausch. Legen Sie vor dem Verkaufsstart fest, was gegen Gebühr geht.

Umtausch und Namensänderung ändern die Datenbasis, auf die der Scan zugreift. Läuft die Kontrolle offline mit dem Stand von gestern, weist sie ein gültiges Ticket ab.

Ticketing, Einlassmanagement und Zutrittskontrolle

Ticketing erzeugt den Bestand gültiger Berechtigungen, das Einlassmanagement führt den Besucherstrom, und die Zutrittskontrolle prüft die einzelne Berechtigung. Die drei Begriffe beschreiben verschiedene Zeitpunkte und verschiedene Gegenstände. Ein viertes Verfahren steht daneben: die Akkreditierung für alle, die ohne Ticket auf das Gelände müssen.

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Beide Berechtigungswege treffen sich erst an der Zone. Ein Ticket öffnet den Besucherbereich, ein Akkreditierungsausweis zusätzlich das Back of House; welcher Ausweis wohin führt, regelt das Zonenkonzept. Planen Sie die Akkreditierung parallel zum Ticketverkauf, nicht in der Woche davor.

Häufige Fragen

Verwandte Begriffe