Veranstalter

Was ist ein Veranstalter?

Veranstalter ist die natürliche oder juristische Person, die eine Veranstaltung im eigenen Namen und auf eigene Rechnung durchführt. Sie trägt das wirtschaftliche Risiko, trifft die wesentlichen Entscheidungen und steht für Sicherheit und Ordnung ein. Ein Gesetz definiert den Begriff nicht; die Merkmale stammen aus der Rechtsprechung.

Die Rolle hängt weder an der Größe noch an der Rechtsform. Ein Hochzeitspaar ist Veranstalter seiner Feier, eine GmbH ist es bei ihrer Hausmesse, ein Verein beim Sommerfest und eine Stadt beim Stadtfest. Auch die Bezeichnung im Vertrag entscheidet nicht: Wer sich „Auftraggeber” oder „Mieter” nennt, aber die Merkmale erfüllt, trägt die Rolle.

Typisch in der Praxis:

• Privatpersonen bei privaten Feiern mit Publikum
• Unternehmen bei Hausmessen, Jubiläen und Mitarbeiterfesten
• Vereine und Verbände bei Sport- und Kulturveranstaltungen
• Kommunen bei Stadtfesten, Märkten und Bürgerveranstaltungen
• Konzert- und Festivalagenturen als hauptberufliche Ausrichter

Die weiteren Rollen rund um diese Position stehen im MOJO Glossar, das die Begriffe der Eventplanung sortiert.

Die vier Merkmale der Veranstaltereigenschaft

Vier Merkmale entscheiden, ob jemand Veranstalter ist. Sie müssen nicht alle zugleich vorliegen; je mehr zutreffen, desto eindeutiger fällt die Zuordnung aus. Gerichte prüfen das im Streitfall rückwirkend, anhand von Verträgen, Werbung und tatsächlichem Verhalten.

• Wirtschaftliches Risiko. Wer den Verlust trägt, wenn die Veranstaltung ausfällt oder das Wetter kippt, erfüllt das stärkste der vier Merkmale.
• Letztentscheidungsbefugnis. Wer Absage, Abbruch und Programmänderung entscheidet, führt die Veranstaltung.
• Wesentliche Entscheidungen. Termin, Ort, Programm, Eintrittspreis und Beauftragung der Gewerke laufen bei dieser Person zusammen.
• Auftreten nach außen. Wer auf Plakat, Ticket, Website und im Genehmigungsantrag als Veranstalter genannt wird, wird auch so behandelt.

Der vierte Punkt ist der gefährlichste, weil er ungewollt entsteht. Eine Agentur, die aus Bequemlichkeit ihren eigenen Namen in die Bewerbung setzt, liefert damit ein Indiz gegen sich.

Veranstalter, Betreiber und Veranstaltungsleiter

Die drei Rollen werden im Alltag vermischt, sind aber getrennt geregelt. Der Betreiber verantwortet die bauliche Seite der Versammlungsstätte, der Veranstalter die Veranstaltung darin, der Veranstaltungsleiter deren Ablauf vor Ort. Alle drei können in einer Person zusammenfallen.

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Der Betreiber kann seine Pflichten durch schriftliche Vereinbarung auf den Veranstalter übertragen, wenn dieser oder sein Veranstaltungsleiter mit dem Haus vertraut ist (§ 38 Abs. 5 MVStättVO). Seine eigene Verantwortung bleibt davon unberührt. Was die Person vor Ort täglich entscheidet, steht unter On-Site Supervisor.

Im Alltag verschwimmen die Rollen, weil sie oft dieselbe Person treffen. Mietet ein Unternehmen eine Halle für seine Hausmesse, ist es Mieter und Veranstalter zugleich, während der Hallenbesitzer Betreiber bleibt. Richtet eine Stadt eine Feier in ihrer eigenen Mehrzweckhalle aus, fallen beide Rollen zusammen, und die Übertragung nach Absatz 5 wird gegenstandslos. Auf einer freien Wiese gibt es überhaupt keinen Betreiber im Sinne der Verordnung, weil dort keine Versammlungsstätte steht; die Sicherheitsanforderungen tragen dann das Bauordnungsrecht und die Auflagen der Genehmigung. Wer die Zuständigkeit klären will, fragt deshalb zuerst nach dem Gebäude und erst danach nach dem Vertrag.

Welche Pflichten hat der Veranstalter?

Es gibt kein Veranstaltungsgesetz. Der Veranstalter erscheint stattdessen in mehreren Rollen zugleich: als Mieter der Fläche, als Arbeitgeber seines Personals, als Unternehmer im Sinne der Unfallverhütungsvorschriften und als Antragsteller gegenüber der Behörde. Aus jeder Rolle folgt ein eigener Pflichtenkreis.

• Verkehrssicherungspflicht für Fläche, Aufbauten und Wege, solange er die Fläche beherrscht
• Genehmigungen einholen und einhalten; die Veranstaltungsgenehmigung beendet die Verkehrssicherungspflicht nicht
• Risikobewertung und Sicherheitskonzept erstellen, fortschreiben und mit Behörden abstimmen
• Arbeitsschutz für eigenes und beauftragtes Personal, einschließlich Unterweisung
• Koordinierung mehrerer Unternehmer, sobald sich Gewerke gegenseitig gefährden können (§ 8 ArbSchG, § 6 DGUV Vorschrift 1)
• Festlegung von Leitung und Aufsicht, bevor Dritte die Produktionsstätte nutzen (§ 15 DGUV Vorschrift 17)

Die Koordinierungspflicht verlangt mehr, als sie auf den ersten Blick zeigt: eine benannte Person mit Weisungsbefugnis, nicht einen Satz im Ablaufplan. Wie diese Abstimmung organisiert wird, steht unter Gewerkekoordination; die vorgelagerte Planung unter Veranstaltungsplanung.

Haftung: Delegation verschiebt die Verantwortung

Wer Aufgaben an Dienstleister vergibt, wird sie rechtlich nicht los. Gegenüber seinem Vertragspartner haftet der Veranstalter für das Verschulden seiner Erfüllungsgehilfen wie für eigenes (§ 278 BGB). Gegenüber geschädigten Besuchern greift Deliktsrecht, und dort kann sorgfältige Auswahl und Überwachung entlasten (§ 831 BGB).

Genau darin liegt der praktische Unterschied. Die Verantwortung wandert nicht zum Dienstleister, sie wandert innerhalb desselben Pflichtenkreises von der Ausführung zur Auswahl und Überwachung. Für gemietetes Material heißt das: Er muss die Nachweise kennen und prüfen, nicht selbst rechnen. Bei einer Bühne als Fliegender Bau sind das Ausführungsgenehmigung und Prüfbuch, bei Tribünen und Podesten die Nachweise zu Standsicherheit und Flächenlast.

Steht ein Bauwerk auf gemieteter Fläche, kommt die Bauwerkshaftung hinzu: Der Besitzer haftet für Einsturz und Ablösung von Teilen, kann sich aber bei nachgewiesener Sorgfalt entlasten (§§ 836, 837 BGB). Ist der Veranstalter eine juristische Person, trifft die bußgeldrechtliche Verantwortung das vertretungsberechtigte Organ (§ 9 Abs. 1 Nr. 1 OWiG).

Praktisch heißt Überwachung, vor dem ersten Aufbautag eine überschaubare Zahl von Unterlagen einzusammeln und gegen das gelieferte Material zu halten. Fehlt eine davon, fällt das am Tag der Abnahme auf und nicht vier Wochen vorher.

• Ausführungsgenehmigung und Prüfbuch bei Fliegenden Bauten, mit gültigem Datum und passend zur gelieferten Ausführung
• Statische Nachweise zu Standsicherheit und zulässiger Flächenlast, bezogen auf den tatsächlichen Untergrund
• Auf- und Abbauanleitung des Herstellers, weil sie die Grenzwerte für Windlast bei Veranstaltungen und damit die Abbruchschwellen der Schlechtwetterplanung vorgibt
• Prüfnachweise für elektrische Betriebsmittel nach DGUV Vorschrift 3
• Qualifikationsnachweis der Personen, die Veranstaltungstechnik aufbauen und bedienen (§ 39 MVStättVO, § 15 DGUV Vorschrift 17)
• Übergabeprotokoll je Bereich, unterschrieben, mit Zeitpunkt und benannter Person

Wer verantwortet was im Aufbau, Betrieb und Abbau

Die Rolle ist kein Zustand, sondern eine Zeitachse. Die Verantwortung des Veranstalters läuft durchgehend, aber sie teilt sich phasenweise anders auf, sobald Bereiche an Gewerke übergeben werden. Ohne dokumentierte Übergabe bleibt sie ungeteilt bei ihm.

1. Load-in und Aufbau. Er hält die Fläche vor und koordiniert die Gewerke. Übergibt er einen Bereich an ein Gewerk, trägt dieses dort die Aufsicht, er die Auswahl und Überwachung. Details unter Load-in.
2. Freigabe. Aufbauten werden abgenommen und schriftlich übergeben. Erst danach ist die Fläche betriebsbereit, und die Verantwortung fällt vollständig an ihn zurück.
3. Betrieb. Der Veranstaltungsleiter entscheidet vor Ort, der Veranstalter bleibt Verkehrssicherungspflichtiger. Abbruch und Räumung entscheidet niemand sonst.
4. Abbau. Mit der letzten Besucherin endet die Veranstaltung, nicht die Verantwortung: Die Fläche bleibt bis zur Rückgabe in seiner Obhut. Siehe Abbauplanung.

Mitveranstalter: wann eine Agentur ungewollt mithaftet

Es kann mehrere Veranstalter geben. Teilen sich Kunde, Agentur und Kommune eine Veranstaltung, ohne die Aufgaben festzulegen, haftet jeder für die Fehler der anderen mit. Ein Kooperationsvertrag, der Entscheidungsbefugnis, Kostentragung und Außenauftritt zuweist, ist deshalb kein Formalismus.

Für Agenturen ist die Frage existenziell, weil sie nicht am Auftrag hängt, sondern am gelebten Verhalten. Die folgenden Indizien sprechen dafür, selbst Veranstalter zu sein. Treffen mehrere zu, sollte die Rolle vertraglich geklärt werden, bevor der erste Lkw rollt.

• Der eigene Name steht in Werbung, Ticket oder Genehmigungsantrag
• Die Preise für Eintritt oder Gastronomie werden selbst festgelegt
• Verträge mit Künstlern und Gewerken laufen im eigenen Namen, nicht in fremdem
• Die Absage- und Abbruchentscheidung liegt im eigenen Haus
• Ein Ausfall trifft das eigene Budget statt das des Kunden

Vergibt eine Kommune Leistungen förmlich, verschiebt sich zusätzlich das Vergabeverfahren; dazu stehen Beschaffungsprozess Event und Zuschlagskriterien bereit.

Häufige Fragen

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