Load-in: Anlieferung und Entladung am Veranstaltungsort

Was ist ein Load-in?

Load-in bezeichnet das Zeitfenster und den Vorgang, in dem Material, Technik und Instrumente am Veranstaltungsort ankommen, entladen und an ihren Einbauort gebracht werden. Gemeint ist beides: die Uhrzeit im Ablaufplan und die Arbeit auf der Fläche. Der englische Begriff hat sich in der deutschen Branche gehalten. Das Gegenstück nach der Veranstaltung heißt Load-out.

Der Begriff hat zwei Verwendungen, und sie werden regelmäßig verwechselt. Das Load-in des Geländeaufbaus bringt alles, was die Veranstaltung möglich macht: Bodenschutz, Absperrung, Bühne, Traversen, Stromverteilung, Mobiliar. Es beginnt Tage vorher. Das Künstler-Load-in einer Bühne umfasst nur Backline, Instrumente und Bandtechnik, dauert Stunden statt Tage und endet mit dem Soundcheck. Wer beides in derselben Zeile eines Ablaufplans führt, plant zwei Arbeiten mit einer Zahl.

Load-in ist eine Phase, kein Gewerk. Es steht zwischen dem Transport, den die Eventlogistik organisiert, und dem Aufbau, den die Aufbauplanung in Reihenfolge bringt. Die Nachbarbegriffe stehen im Glossar für Veranstaltungstechnik.

Load-in und Load-out: ein Begriffspaar

Load-in und Load-out sind derselbe Materialfluss in zwei Richtungen, aber sie stellen unterschiedliche Aufgaben. Das Load-in läuft nach Plan, das Load-out läuft gegen die Uhr. Wer es mit den Zahlen der Anlieferung plant, unterschätzt es.

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Der Rücktransport gehört zum Load-out. Wie das Material die Fläche verlässt, ordnet die Abbauplanung; bei einer Tournee schließt die Tourlogistik mit der nächsten Station an.

Wie ein Load-in abläuft

Ein Load-in läuft in einer festen Folge, unabhängig von der Größe der Veranstaltung. Jeder Schritt hat einen Verantwortlichen und einen Zeitpunkt.

1. Slot bestätigen. Der Veranstaltungsort vergibt je Fahrzeug ein Zeitfenster mit Ankunftszeit und Entladepunkt. Die Produktion meldet Fahrzeuglänge und Ladung zurück.
2. Fläche vorbereiten. Fahrplatten, Kabelbrücken und Absperrung liegen, bevor das erste Fahrzeug rollt. Der Weg vom Tor zum Entladepunkt ist frei.
3. Am Tor einweisen. Eine benannte Person nimmt das Fahrzeug an, prüft den Slot und schickt es zum zugewiesenen Punkt. Ohne diese Stelle staut sich die Zufahrt.
4. Entladepunkt anfahren. Rangieren braucht Platz. Ein Sattelzug wendet nicht auf einer Fläche, die für einen Transporter bemessen wurde.
5. Entladen. Die Crew arbeitet mit Hubwagen, Stapler oder von Hand, je nach Packmaß. Was hier stockt, verschiebt jedes folgende Fahrzeug.
6. An den Einbauort verteilen. Material, das am Entladepunkt stehen bleibt, blockiert den nächsten Takt. Verteilen gehört zum Load-in, nicht zum Aufbau.
7. Fahrzeug und Leergut abziehen. Paletten, Gestelle und leere Cases gehen zurück ins Fahrzeug oder auf die Leergutfläche.

Die Grundlage dieser Folge ist die gemeldete Materialmenge. In der Tourpraxis liefern Advance und Rider diese Meldung: Sie nennen vorab, was kommt, in welchem Packmaß und mit welchem Gewicht. Daraus ergeben sich Crewgröße und Zahl der Takte. Fehlt die Meldung, entsteht der Rückstau am ersten Fahrzeug.

Wer das Zeitfenster vorgibt und was Überziehen kostet

Das Zeitfenster gibt der Veranstaltungsort vor. Die Produktion plant darin, statt es zu wählen. Woraus es sich ableitet, ist von Haus zu Haus verschieden und steht nicht in einer allgemeinen Regel:

• Hausordnung und Mietvertrag der Halle oder Location, oft mit festen Anlieferzeiten
• Technische Richtlinien und Ausstellerunterlagen bei Messen, dort mit Aufbaufenster und Anlieferregeln je Halle, siehe Messeplanung
• Auflagen der Genehmigung bei Flächen im öffentlichen Raum, darunter Nachtruhe und Anliefergeräusch, siehe Veranstaltungsgenehmigung
• Parallelnutzung durch eine andere Veranstaltung, einen Spielbetrieb oder einen laufenden Publikumsverkehr

Überziehen kostet auf drei Wegen. Beim Fahrzeug: Wartet ein Frachtführer länger als die vereinbarte Entladezeit, und liegt der Grund nicht in seinem Risikobereich, kann er nach § 412 Absatz 3 HGB eine angemessene Vergütung verlangen. Das ist das Standgeld. Beim Personal: Ein Load-in, das in die Nacht rutscht, wird zu Nachtarbeit und kann an Lärmauflagen der Genehmigung scheitern. Am Anschluss: Bei einer Tournee verschiebt ein überzogenes Fenster die Abfahrt und damit die Folgestation.

Der Load-in-Weg und sein Untergrund

Ein Load-in-Weg trägt erst, wenn der Untergrund die Fahrzeuge und Flurförderzeuge trägt, die das Material bringen. Der Flächenschutz liegt deshalb vor der ersten Anlieferung, nicht nach der ersten Spurrille. Ein Stapler drückt dabei auf kleiner Fläche härter als ein Sattelzug auf sechs Achsen.

• Fahrplatten für Zufahrt und Entladefläche tragen Lkw und Stapler auf Rasen, Schotter und Pflaster
• Punktlast unter dem Flurförderzeug prüfen, nicht nur das Fahrzeuggewicht, siehe Flächenlast
• Kabelbrücken an jeder Querung, an der der Anlieferweg eine Leitung schneidet
• Auffahrkanten an Bordsteinen und Höhensprüngen, damit tiefe Auflieger nicht aufsetzen
• Zustandsprotokoll vorher und nachher, Teil des Bodenschutzkonzepts

Der zweite Konflikt liegt in der Wegführung. Der Anlieferweg kreuzt am Veranstaltungstag Besucher- und Gästewege, und beide brauchen dieselben Tore. Solange die Fläche leer ist, fällt das nicht auf; sobald Einlass läuft, ist eine Nachlieferung über den Publikumsweg keine Option mehr. Deshalb liegt er im Back of House, getrennt von der Wegführung des Publikums. Die Steuerung der Zufahrt selbst steht im Zufahrtsmanagement.

Personal, Einweisung und Zuständigkeiten

Ein Load-in braucht drei Zuständigkeiten, und keine davon ist der Fahrer: die Einweisung am Tor, die Crew am Entladepunkt, die Koordination des Aufbautags über beiden. Bei größeren Produktionen führt der On-Site Supervisor die Aufsicht, auf der Bühne übernimmt der Stage Manager das Künstler-Load-in.

Wer entlädt, ist eine vertragliche Frage. § 412 Absatz 1 HGB weist das beförderungssichere Verladen und das Entladen dem Absender zu, der Frachtführer sorgt für die betriebssichere Verladung. Steht im Auftrag nichts anderes, bringt der Fahrer die Ladung, entlädt sie aber nicht.

• Einweisung am Tor: nimmt Fahrzeuge an, prüft Slots, hält die Zufahrt frei
• Entladecrew: Größe nach gemeldeter Materialmenge, mit einer Person am Flurförderzeug
• Koordination des Aufbautags: hält Tor, Entladepunkt und Aufbaufolge zusammen, bei größeren Produktionen der On-Site Supervisor
• Gewerkeschnittstelle: nimmt das Material am Einbauort ab, siehe Gewerkekoordination
• Sicherheitseinweisung vor dem ersten Handgriff, mit Warnkleidung im Fahrbereich

Ohne Flurförderzeug steht die Entladung, sobald das Material palettiert oder als Stapel kommt. Bei kleinen Mengen entlädt eine Crew von Hand schneller als eine, die auf den einen Gabelhubwagen wartet. Ab Palettengewicht ersetzt kein Personal das Gerät.

Flächen für Material, Leergut und Zollpapiere

Ein Load-in braucht mehr Fläche als den Entladepunkt. Material, das ausgepackt wird, erzeugt Leergut, und Leergut ohne Stellfläche wandert zurück in den Fahrweg. Vier Flächen sind vor dem ersten Fahrzeug zuzuweisen:

• Entladepunkt je Fahrzeug, mit Rangierraum für die längste angemeldete Fahrzeuglänge
• Zwischenlagerfläche für Material, das erst später an den Einbauort geht
• Leergutfläche für Paletten, Transportgestelle und leere Cases
• Stellfläche für Flurförderzeuge außerhalb des Fahrwegs, mit Ladepunkt bei Elektrogeräten

Kommt Material aus einem Nicht-EU-Land, ist die Zollabwicklung vor dem Load-in abzuschließen, sonst steht die Ladung am Tor. Für Berufsausrüstung und Messegut nutzt die Branche das Carnet A.T.A., ein Zolldokument für die vorübergehende Verwendung nach dem Istanbul-Übereinkommen von 1990. In Deutschland stellen es die Industrie- und Handelskammern aus.

Wenn der Slot kippt: Verzögerung und Ersatzplanung

Ein Load-in verschiebt sich am ersten Fahrzeug, nicht am letzten. Kommt eine Anlieferung zu spät oder ist der Entladepunkt belegt, wartet die Kette dahinter und schiebt die Verzögerung weiter. Ein tragfähiger Ablaufplan hat deshalb Puffer zwischen den Slots und eine Ausweichfläche, auf der ein Fahrzeug stehen kann, ohne die Zufahrt zu sperren.

Häufige Fragen

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