Eventproduktion: Definition, Ablauf und Gewerke

Definition: Was ist Eventproduktion?

Eventproduktion bezeichnet die operative Umsetzung einer Veranstaltung: Planung der Gewerke, Beschaffung von Technik und Infrastruktur, Aufbau vor Ort, technische Durchführung und Abbau. Sie beginnt, wenn das Konzept freigegeben ist, und endet, wenn die Fläche geräumt und an den Eigentümer übergeben wurde.

Der Begriff stammt aus der Praxis und steht in keiner Norm. In Ausschreibungen meint er alles, was zwischen dem freigegebenen Eventkonzept und der geräumten Fläche liegt. Die Schreibweise „Event Produktion“ bezeichnet dasselbe. Sechs Bestandteile stecken darin:

• Produktionsplanung. Flächenplan, Bauzeitenplan, Anlieferfenster, Gewerkeliste mit Mengen und Maßen.
• Beschaffung. Angebote einholen, Equipment und Personal binden, Termine vertraglich sichern.
• Genehmigungen und Nachweise. Statik, Prüfbücher, Nachweise für fliegende Bauten, Abstimmung mit Behörden und Flächeneigentümer.
• Aufbau. Anlieferung, Aufbaureihenfolge, Prüfungen und Freigaben vor dem Einlass.
• Durchführung. Technischer Betrieb, Regie, Umbauten während des Programms.
• Abbau und Rückgabe. Rückbau, Abtransport, Zustandsprotokoll der Fläche.

Eventproduktion, Planung, Konzept und Management: die Abgrenzung

Fünf Begriffe trennen sich über Zeitpunkt und Ergebnis. Das Eventkonzept legt fest, was stattfindet und warum. Die Veranstaltungsplanung legt fest, wie und in welcher Reihenfolge. Die Eventproduktion setzt beides physisch um. Die Gewerkekoordination regelt während der Produktion die Übergaben zwischen den Gewerken. Eventmanagement bezeichnet die Steuerung über alle Phasen hinweg, von der ersten Idee bis zur Abrechnung.

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Diese Aufteilung ist Branchenusus, keine genormte Definition. Manche Anbieter nennen Produktion, was hier Planung heißt, andere führen beides unter Eventmanagement. Wer einkauft, prüft deshalb die Positionen im Angebot und nicht die Überschrift darüber. Die Kette der Nachbarbegriffe im MOJO-Glossar: Eventbriefing, Veranstaltungsplanung, Gewerkekoordination.

Wie eine Eventproduktion abläuft

Eine Eventproduktion läuft in sechs Phasen: Übernahme, Produktionsplanung, Genehmigung, Aufbau, Durchführung, Abbau. Die Reihenfolge ist nicht verhandelbar, weil jede Phase eine Freigabe der vorherigen braucht. Verschiebt sich die Beschaffung, verschiebt sich der Aufbautag mit.

1. Übernahme aus Konzept und Briefing. Die Produktion liest das Konzept auf Machbarkeit: Passt das Format auf die Fläche, trägt der Untergrund, reicht die Anschlussleistung? Offene Punkte gehen zurück, bevor jemand bestellt.
2. Produktionsplanung. Flächenplan und Bauzeitenplan entstehen zusammen. Der Plan legt fest, welches Gewerk wann welche Fläche belegt und wann es sie wieder freigibt. Grundlage dafür ist die Aufbauplanung.
3. Beschaffung und Vergabe. Mengen, Maße und Termine gehen an Vermieter und ausführende Firmen. Ungenauigkeit kostet hier am Aufbautag Zeit: Ein Podest, das 20 cm zu niedrig geliefert wird, ist am Freitagabend nicht mehr zu tauschen.
4. Genehmigungen und Nachweise. Fliegende Bauten wie Zelte, Bühnendächer und Tribünen brauchen eine Ausführungsgenehmigung, am Aufstellungsort kommt die Gebrauchsabnahme dazu. Details stehen unter Fliegender Bau und Veranstaltungsgenehmigung.
5. Aufbau und technische Probe. Anlieferung nach Zeitfenster, Aufbau nach Reihenfolge, danach Funktionsprüfung, Probe und die dokumentierten Freigaben vor dem Einlass.
6. Durchführung, Abbau, Nachbereitung. Nach der Veranstaltung folgen Rückbau, Abtransport und die Übergabe der Fläche. Diese Phase gehört mit eigenem Zeitfenster und eigenem Personal in den Plan, siehe Abbauplanung.

Welche Gewerke zur Eventproduktion gehören

Zur Eventproduktion gehören sechs technische Kerngewerke: Bühne, Rigging, Licht, Ton, Video und Strom. Sie hängen voneinander ab und werden in fester Reihenfolge aufgebaut. Rigging vor Licht, Strom vor allem anderen, Bühne bevor die erste Traverse darüber hängt.

• Bühne und Podesterie. Spielfläche, Höhe, Treppen, Geländer. MOJO vermietet Bühnen und Bühnenpodeste für den Aufbau vor Ort, inklusive Tribünen für Zuschauerplätze.
• Rigging und Traversen. Lastaufnahme für Licht, Ton und Banner, mit Statik und Prüfnachweis.
• Licht. Bühnenlicht, Arbeitslicht, Sicherheitsbeleuchtung. Die drei laufen über verschiedene Kreise.
• Ton. Beschallung des Publikumsbereichs, Monitoring auf der Bühne, Anbindung an Durchsagen.
• Video und LED. Leinwände, LED-Wände, Zuspielung, Kameras bei größeren Formaten.
• Stromversorgung. Einspeisung, Verteilung, Ersatzstrom. Stromversorgung und Beleuchtung für Veranstaltungen sind die Grundversorgung, auf der alles andere aufsetzt.

In den Leistungslisten der Anbieter fehlt meist die betriebliche Infrastruktur darunter. Eine Agentur schreibt selten darüber, weil sie diesen Teil zukauft. Auf einer Wiese oder einem Parkplatz entscheidet er trotzdem, ob der Aufbau morgens beginnen kann.

• Bodenschutz und Fahrwege. Bodenschutz für Fahrwege und Aufbauflächen verteilt die Radlast schwerer Fahrzeuge, damit Rasen und Pflaster den Aufbau überstehen.
• Wetterschutz. Zelte und temporäre Überdachungen schaffen Raum, wo kein Gebäude steht.
• Backstage und Lager. Produktionscontainer und Raumsysteme nehmen Garderoben, Produktionsbüro und Material auf, siehe Back of House.
• Zufahrt, Wege und Sanitär. Zufahrtsmanagement, Wegführung und Sanitärkonzept entscheiden über Anlieferung und Besucherbetrieb gleichermaßen.

Fullservice, Teilgewerke oder Vermietung: drei Leistungsmodelle

Eine Eventproduktion wird in drei Tiefen beauftragt: als Fullservice, als Einzelbeauftragung von Teilgewerken oder als reine Vermietung von Equipment und Infrastruktur. Das Material ist in allen drei Fällen dasselbe. Verschieden ist, wer die Nähte zwischen den Gewerken verantwortet.

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Der Preisvorteil der Vermietung ist zugleich ihr Risiko: Wer Material mietet, übernimmt Anlieferfenster, Aufbaureihenfolge und Prüfnachweise selbst. MOJO vermietet Bühne, Zelt, Strom und Bodenschutz samt Aufbauleistung, tritt aber nicht als Full-Service-Eventagentur mit Programm und Dramaturgie auf. Wie sich die Steuerung zwischen den Modellen verschiebt, steht unter Gewerkekoordination; Transport und Handling gehören zur Eventlogistik.

Anwendungsfälle, Live-Regie und hybride Formate

Produziert wird überall dort, wo ein Programm auf temporärer Infrastruktur läuft. Der Aufwand unterscheidet sich weniger nach Besucherzahl als nach Anzahl der Gewerke und nach der Frage, ob eine Location vorhanden ist oder erst gebaut werden muss.

• Firmenevent und Jahresfeier. Bühne, Licht, Ton in einer bestehenden Halle, siehe Corporate Event.
• Produktlaunch und Markenaktivierung. Kurze Laufzeit, hoher Inszenierungsanteil, siehe Markenaktivierung.
• Kongress und Konferenz. Mehrere parallele Räume, Medientechnik, Regie im Hintergrund.
• Roadshow und Messe. Dasselbe Setup an wechselnden Orten, siehe Roadshow Planung und Messeplanung.
• Open Air und Stadtfest. Fläche ohne Infrastruktur, dafür Zufahrt, Strom, Boden und Wetter als eigene Aufgaben.

Die Live-Regie ist der Teil der Durchführung, den Anbieter am häufigsten aufzählen und am seltensten erklären. Sie führt Programm und Technik nach einem Ablaufplan mit Uhrzeiten zusammen: Wer geht wann auf die Bühne, welcher Zuspieler läuft dazu, wann wechselt das Licht. Die Dramaturgie legt fest, worauf der Abend zuläuft, die Regie hält den Ablauf.

Hybride Formate verdoppeln die technische Umsetzung. Neben dem Publikum vor Ort sitzt eine zweite Zielgruppe am Bildschirm und braucht eigenes Licht und einen Bildmischer. Frontlicht, das im Saal genügt, reicht für die Kamera nicht. Kamerawege gehören deshalb in den Flächenplan, nicht auf den Aufbautag.

Wer entscheidet, wer haftet, und was die Kosten treibt

Die Verantwortung gegenüber der Behörde bleibt beim Veranstalter, auch wenn die Produktion vollständig vergeben ist. Ein Dienstleister haftet für seine Leistung, nicht für die Veranstaltung. Wer die Bühne mietet, bleibt gegenüber der Bauaufsicht der Betreiber der Anlage.

Die Muster-Versammlungsstättenverordnung weist die Pflichten für den sicheren Betrieb dem Betreiber und dem Veranstalter zu (§ 38 MVStättVO) und sieht für den technischen Betrieb sowie für Auf-, Um- und Abbau bühnen- und studiotechnischer Einrichtungen eine verantwortliche Person für Veranstaltungstechnik vor (§§ 39, 40 MVStättVO). Die MVStättVO ist ein Mustertext, verbindlich ist die Verordnung des Bundeslands. Was daraus für ein Sicherheitskonzept folgt, hängt an Größe, Ort und Format.

Zum Preis nennen die meisten Anbieter nur „individuelle Gestaltung“. Konkret treiben fünf Größen die Kosten einer Produktion:

• Aufbau- und Abbauzeit. Personal und Mietgerät laufen ab Anlieferung, nicht ab Veranstaltungsbeginn. Ein zweiter Aufbautag kostet mehr als ein längerer Veranstaltungstag.
• Zugänglichkeit der Fläche. Enge Zufahrten oder Wege ohne Tragfähigkeit erzwingen kleinere Fahrzeuge und mehr Umschlag.
• Anzahl der Schnittstellen. Jede zusätzliche Firma erzeugt Wartezeit an Übergaben.
• Technische Redundanz. Ersatzstrom und Reservegerät kosten Geld, bevor sie gebraucht werden.
• Zeitpunkt der Anfrage. Kurzfristige Termine laufen gegen einen belegten Gerätepark, besonders zwischen Mai und September.

Häufige Fragen

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