Produktionsbüro

Was ist ein Produktionsbüro?

Ein Produktionsbüro ist der zentrale Arbeits- und Koordinationsraum einer Veranstaltung im nicht-öffentlichen Bereich. Dort laufen Ablaufplanung, Gewerkekoordination und alle Unterlagen zusammen. Es ist über den gesamten Produktionszeitraum besetzt, vom Aufbau bis zum Ende des Abbaus, und dient als Anlaufstelle für alle Bereichsleitungen und Dienstleister vor Ort.

Der Begriff wird im deutschen Sprachraum doppelt benutzt. Es gibt Agenturen, die sich selbst „Produktionsbüro” nennen und Veranstaltungen als Dienstleistung produzieren. Dieser Beitrag meint das andere: den Raum auf dem Gelände. Er hat eine Adresse im Site-Plan, einen Stromanschluss und eine Tür, die abschließt.

Warum es diesen Raum überhaupt braucht, zeigt sich am Störungsbild. Die meisten Probleme auf einem Gelände entstehen nicht aus Unvermögen, sondern daraus, dass eine Information zu spät ankommt: eine verschobene Aufbauzeit, eine gesperrte Zufahrt, ein zusätzlicher Truck. Ein Büro, das jeder kennt und erreicht, verkürzt diesen Weg. Es ist der Informationsknoten der Produktion, nicht ihr Verwaltungsanhängsel. Weitere Begriffe aus diesem Umfeld finden Sie im MOJO-Glossar.

Welche Aufgaben laufen im Produktionsbüro zusammen?

Im Produktionsbüro wird die Veranstaltung gesteuert, nicht nur verwaltet. Der Aufgabenkatalog reicht von der Vergabe an die Dienstleister über die Ablaufsteuerung am Showtag bis zur letzten Rechnung nach dem Abbau. Er ist über den ganzen Zeitraum derselbe, nur die Taktung ändert sich.

• Gewerke und Dienstleister koordinieren. Wer kommt wann, mit welchem Fahrzeug, an welches Tor. Das ist die tägliche Hauptlast, im Detail beschrieben unter Gewerkekoordination.
• Verträge, Genehmigungen und Nachweise führen. Die Veranstaltungsgenehmigung, Prüfbücher, Versicherungsnachweise und Standsicherheitsbelege liegen dort, wo die Behörde danach fragt.
• Den Ablauf am Veranstaltungstag steuern. Cuelist, Zeitplan, Umbauten, Verzögerungen. Änderungen werden hier entschieden und von hier verteilt.
• Akkreditierung und Zugang ausgeben. Ausweise, Listen, Nachmeldungen. Details unter Akkreditierung bei Veranstaltungen.
• Besprechungen abhalten. Aufbaubesprechung morgens, Showbesprechung vor Einlass, Nachbesprechung am Abend.
• Nacharbeiten. Schadensmeldungen, Rückgabeprotokolle, Stundenerfassung, Rechnungsprüfung.

Diese Arbeit beginnt Wochen bis Monate vor dem Showtag, meist noch am Firmenschreibtisch. Das Büro auf dem Gelände ist die Fortsetzung mit anderem Standort: Ab dem Load-in muss dieselbe Person dort erreichbar sein, wo die Entscheidungen wirken.

Wer im Produktionsbüro arbeitet

Die Besetzung wechselt mit der Phase. Während des Aufbaus dominieren Technik und Logistik, am Showtag Ablauf und Personal, beim Abbau Rückgabe und Abrechnung. Diese Rollen teilen sich den Raum:

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Der Veranstalter kommt zu Besprechungen, sitzt aber selten dauerhaft dort. Für Gäste, Künstler und Presse ist das Büro der falsche Ort.

Ausstattung und Erschließung

Ob ein Produktionsbüro funktioniert, entscheidet sich an der Erschließung. Strom und Netz sind die beiden Punkte, an denen es am häufigsten scheitert, weil beide erst auffallen, wenn zwanzig Leute darauf warten.

• Strom mit eigener Absicherung. Den Anschlusswert bestimmen nicht die Laptops, sondern Heizgerät, Klimasplit, Kühlschrank und Wasserkocher. Ein einzelner mobiler Heizlüfter zieht mehr als ein ganzer Tisch voller Rechner. Legen Sie den Kreis getrennt von der Showtechnik.
• Netzverbindung mit Rückfallebene. Festanschluss oder Richtfunk als Primärweg, Mobilfunkrouter als Ersatz, und beides vor dem ersten Arbeitstag getestet. Ein Gelände mit 20.000 Besuchern hat ab Einlass praktisch kein nutzbares Mobilfunknetz mehr.
• Heizung oder Kühlung. Ein Container in der Sonne wird im Sommer unbrauchbar, im Winter dauert das Aufheizen länger als die Frühbesprechung.
• Beleuchtung und Verdunkelung. Gearbeitet wird oft nachts.
• Abschließbare Ablage. Bargeld, Ausweise, Schlüssel, Verträge, Fundsachen. Ein Rollcontainer mit Schloss oder ein kleiner Tresor reicht, aber er muss da sein.
• Möblierung. Tische in Reihe statt Einzelplätze, Stühle mit Rückenlehne für Zwölf-Stunden-Tage, eine Pinnwand für Zeitplan und Kontaktliste, Drucker. Passende Büroausstattung wie Drehstühle und Rollcontainer lässt sich mit dem Raum zusammen mieten.
• Sanitär in der Nähe. Entweder im Trailer integriert oder als eigene Einheit im Back-of-House.

Die Netzwerkverkabelung gehört als eigener Posten in die Planung. Sie verlegt niemand nebenbei am Morgen des ersten Aufbautags.

Bauformen: Container, Trailer oder Bestandsraum

Auf Freiflächen ist das Produktionsbüro ein Bauteil, das geliefert und aufgestellt wird; in Hallen nutzt man einen vorhandenen Raum. Die Varianten dazwischen unterscheiden sich in Aufbauzeit, Komfort und Flächenbedarf.

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Am häufigsten kommt der Raum- und Bürocontainer als Produktionsbüro zum Zug. Braucht das Projekt eigene Sanitärtechnik oder wechselt der Standort, passt ein Production-Trailer mit Sanitär und ausfahrbarem Raum besser. Alle baulichen Varianten zeigen unsere Container- und Raumsysteme fürs Back-of-House; wer Raum und Aufbau zusammen vergibt, findet das unter mobile Raumsysteme mit Auf- und Abbau mieten. Grundlagen stehen unter Raumsysteme und Mobile Infrastruktur.

Klären Sie die baurechtliche Einordnung des Aufstellorts zusammen mit der Genehmigung, nicht danach. Ob eine temporär aufgestellte Einheit als fliegender Bau gilt, entscheidet die zuständige Behörde im Einzelfall.

Wie groß muss ein Produktionsbüro sein, und wo steht es?

Die Größe folgt der Kopfzahl, nicht dem Gefühl. Die Technische Regel für Arbeitsstätten ASR A1.2 nennt für Arbeitsräume mindestens 8 m² für den ersten Arbeitsplatz und mindestens 6 m² für jeden weiteren, dazu je Arbeitsplatz 1,5 m² freie Bewegungsfläche. Bei Räumen bis 50 m² Grundfläche gilt eine lichte Höhe von mindestens 2,50 m.

Der Standort folgt einer einzigen Frage: Erreichen alle Bereichsleitungen das Büro zu Fuß in kurzer Zeit? Nicht die Nähe zur Bühne entscheidet, sondern die Lage im Zonenkonzept. Halten Sie die Fläche aus den Fahrwegen heraus, sonst steht ab dem zweiten Aufbautag ein Gabelstapler vor der Tür. Prüfen Sie die Tragfähigkeit des Untergrunds und sichern Sie ihn ab; ein aufgestellter Container hat eine hohe punktuelle Flächenlast, und auf Rasen oder Verbundpflaster gehört ein Bodenschutzkonzept darunter.

Vom Load-in bis zum Ende des Abbaus

Das Produktionsbüro steht als eine der ersten Einheiten auf dem Gelände und verlässt es als eine der letzten. Wer es zu spät stellt, koordiniert die ersten Aufbautage vom Autositz aus. Wer es zu früh abbaut, hat für die Rückgabe keinen Arbeitsplatz mehr.

1. Vor dem Aufbau. Fläche im Site-Plan festlegen, Bodenschutz und Anschlüsse beauftragen, Stellplatz freihalten.
2. Tag 1 des Load-in. Container oder Trailer stellen, nivellieren, Strom und Netz auflegen, Möbel einbringen. Diese Einheit läuft vor der Showtechnik.
3. Aufbauphase. Tägliche Besprechung, Anlieferungen takten, Genehmigungsunterlagen bereithalten, Akkreditierung anlaufen lassen.
4. Showtage. Ablaufsteuerung, Störungsmeldungen, Nachakkreditierung, Schichtübergaben.
5. Abbauphase. Rückgabeprotokolle, Schadensaufnahme, Stundenerfassung. Die Abbauplanung sieht das Büro bewusst am Ende vor.
6. Nach dem Abbau. Abrechnung, Nachgespräch, Ablage. Der Raum ist dann weg, die Aufgabe noch nicht.

Deshalb vermietet MOJO Raumsysteme mit Auf- und Abbau statt nur als Mietgegenstand: Der Aufbautermin des Büros hängt an der Eventlogistik des Geländes, nicht am Kalender des Vermieters.

Produktionsbüro, Back of House und Green Room

Die drei Begriffe werden oft vermischt. Sie beschreiben verschiedene Dinge: eine Zone, einen Arbeitsraum und einen Aufenthaltsraum.

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Das Produktionsbüro liegt fast immer im Back of House, ist aber nicht backstage. Es darf am Geländerand stehen, solange es erreichbar bleibt. Zur Gesamtstruktur siehe Eventproduktion.

Häufige Fragen

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