Roadshow Planung

Was ist eine Roadshow?

Eine Roadshow ist ein mobiles Eventformat: Ein Unternehmen zeigt dasselbe Programm nacheinander in mehreren Städten, meist mit mitreisendem Stand, Fahrzeug oder Pop-up-Aufbau. Statt Besucher an einen zentralen Ort zu holen, reist die Veranstaltung zur Zielgruppe. Typische Anlässe sind Produkteinführungen, Händlerschulungen, Rekrutierung und Promotion im öffentlichen Raum.

Der Begriff kommt aus dem Vertrieb und meint heute jedes Format, das eine Botschaft an mehreren Orten wiederholt. Vier Merkmale grenzen ihn ab:

• gleiche Inhalte und gleiche Gestaltung an jeder Station
• eigene Anreise von Technik, Aufbau und Team zu jedem Standort
• kurze Standzeiten, oft ein Tag je Stadt
• ein Tourplan, der Termine, Wege und Ruhezeiten der Crew verbindet

Nicht jede wiederholte Veranstaltung ist eine Roadshow. Läuft dasselbe Programm mehrmals im selben Haus, bleibt es eine Veranstaltungsreihe. Wie die Begriffe rund um mobile Eventformate zusammenhängen, zeigt das MOJO-Glossar.

Roadshow oder Messeauftritt?

Messe und Roadshow unterscheiden sich im Ort der Begegnung: Die Messe bringt das Publikum zum Stand, die Roadshow bringt den Stand zum Publikum. Daraus folgt alles Weitere, von der Reichweite je Termin bis zum Aufwand für Auf- und Abbau. Die Tabelle stellt die Entscheidungsgrößen gegenüber.

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Beides schließt sich nicht aus: Viele Unternehmen hängen eine Tour an einen Messeauftritt und nutzen denselben Standbau mehrfach. Kommt Ihre Zielgruppe ohnehin auf einer Leitmesse zusammen, erreicht ein einzelner Auftritt an einem Tag mehr Personen als eine Tour in vier Wochen. Die Zeitschiene eines festen Auftritts behandelt die Messeplanung.

Ziel, Zielgruppe und Messgröße festlegen

Jede Roadshow Planung beginnt mit der Entscheidung, was die Tour erreichen soll. Drei Angaben genügen als Grundlage: ein Ziel in einem Satz, die Zielgruppe je Stadt und eine Messgröße, die Sie nach der Tour tatsächlich erheben können. Ohne diese drei Angaben lässt sich weder die Route noch das Format begründen.

Die Ziele unterscheiden sich stärker, als die Formate vermuten lassen. Eine Produkteinführung will Reichweite und Presse, eine Händlerschulung die Anwesenheit bestimmter Personen, eine Rekrutierungstour Kontakte in einer Branche. Die Messgröße folgt dem Ziel: Kontakte je Station, vereinbarte Termine, gezeigte Demonstrationen der Technologie. Als Marketinginstrument liegt die Roadshow zwischen Messe und Außenwerbung, denn sie bringt die Marke dorthin, wo die Zielgruppe ohnehin ist, statt auf deren Anreise zu warten.

Legen Sie die Messgröße fest, bevor der erste Standort gebucht ist. Wer den Erfolg erst nach der letzten Station definiert, findet Zahlen, die zum Ergebnis passen. Wie Kennzahlen sauber ansetzen, steht in Event-KPI, die Verbindung von Botschaft und Erlebnis behandelt die Markenaktivierung.

Wie plant man eine Roadshow?

Die Roadshow Planung läuft in fünf Phasen: Zielsetzung, Route und Standorte, Genehmigungen, Produktion und Logistik, dann Betrieb und Nachbereitung. Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Genehmigungen und Standortzusagen bestimmen die Termine, und die Termine bestimmen alles Weitere.

1. Ziel und Rahmen, Woche 1 bis 2. Ziel, Zielgruppe, Messgröße, Budgetrahmen und die Zahl der Stationen. Anbieter nennen als Erfahrungswert fünf bis zwölf Stationen je Tour.
2. Route und Standorte, Woche 2 bis 5. Städte auswählen, Flächen anfragen, Zusagen einholen. Erst danach stehen Entfernungen und Fahrzeiten fest.
3. Genehmigungen und Verträge, Woche 3 bis 9. Sondernutzung, Centermanagement, Musikanmeldung, Versicherung.
4. Produktion und Logistik, Woche 5 bis 11. Standbau, Technik, Tourliste, Transport, Personal buchen und briefen.
5. Betrieb und Nachbereitung, ab Tourstart. Aufbau je Station, Betrieb, Abbau, Messgrößen erfassen, Abschlussbericht.

Für den Gesamtvorlauf nennen Anbieter zehn bis vierzehn Wochen, andere sprechen von etwa drei Monaten. Die Größenordnung deckt sich, eine Norm gibt es dafür nicht: Alle Wochenangaben oben sind Erfahrungswerte und verschieben sich mit der Zahl der Stationen.

Legen Sie Phase 3 und Phase 4 parallel. Das spart Wochen, denn Standbau und Genehmigungsverfahren blockieren sich nicht gegenseitig, sie warten beide nur auf die Standortzusage aus Phase 2.

Genehmigungen: was je Station beantragt wird

Eine Roadshow im öffentlichen Raum braucht je Station eine eigene Erlaubnis. Wer eine Straße, einen Platz oder einen Gehweg über den Gemeingebrauch hinaus nutzt, betreibt eine Sondernutzung und braucht dafür eine Sondernutzungserlaubnis der zuständigen Behörde. Die Rechtsgrundlage steht in den Straßengesetzen der Länder, nicht in einer bundesweiten Frist.

• Sondernutzungserlaubnis für öffentliche Flächen, je Kommune einzeln. Berlin regelt sie in § 11 Berliner Straßengesetz, Bayern im BayStrWG, Nordrhein-Westfalen im StrWG NRW.
• Zustimmung von Eigentümer oder Centermanagement auf privaten Flächen. Dort gilt kein Verwaltungsverfahren, sondern ein Vertrag mit eigenen Auflagen.
• Musikanmeldung bei der GEMA, sobald Musik öffentlich läuft. Eine gesetzlich fixierte Frist gibt es nicht, angemeldet wird vor der Nutzung.
• Verkehrsrechtliche Anordnung, wenn Fahrspuren, Parkstände oder Haltverbote betroffen sind.
• Nachweis der Standsicherheit für Aufbauten im Freien, abhängig von Größe und Windlast.

Nennen Kommunen eine Mindestfrist, liegt sie häufig bei sechs Wochen vor der Nutzung. Verbindlich ist ausschließlich die Auskunft der zuständigen Behörde: Verfahren und Gebühren unterscheiden sich von Stadt zu Stadt. In der Roadshow Planung ist das der Posten mit dem längsten Vorlauf. Beantragen Sie zuerst dort, wo das Verfahren am längsten dauert, nicht dort, wo die Tour beginnt. Grundlagen: Veranstaltungsgenehmigung und Standsicherheit.

Standortprüfung je Station

Die Roadshow Planung behandelt jede Station als eigene Aufbaustelle. Ob ein Standort trägt, entscheiden fünf physische Größen: Aufstellfläche in Metern, Untergrund, Zufahrt, Anlieferzeitfenster und Stromanschluss. Eine hohe Passantenzahl nützt nichts, wenn das Fahrzeug den Platz nicht erreicht oder der Aufbau die Rettungswege verengt.

• Aufstellfläche. Nicht die Standfläche des Fahrzeugs, sondern Fahrzeug plus geöffnete Klappen, Aufbau, Wartezone und Arbeitsraum der Crew.
• Untergrund und Bodenschutz. Pflaster mit Gefälle, Rasengittersteine und Tiefgaragendecken verhalten sich unterschiedlich. Auf empfindlichen Flächen verlangt der Eigentümer Bodenschutz, oft als Auflage im Vertrag.
• Zufahrtsmaße. Durchfahrtshöhe, Kurvenradien und Wendemöglichkeit prüfen, in Fußgängerzonen zusätzlich Poller und versenkbare Sperren samt Schlüsselregelung.
• Anlieferzeitfenster. Fußgängerzonen erlauben die Zufahrt oft nur früh morgens. Ein Fenster von zwei Stunden bestimmt die gesamte Aufbaufolge.
• Strom. Anschlusswert, Entfernung zum Verteiler, Absicherung. Wo kein Anschluss liegt, braucht die Tour ein Aggregat und einen Platz dafür.

Aus der Vermietung heraus fällt hier regelmäßig dasselbe auf: Die Flächenzusage liegt vor, die Zufahrtsmaße hat niemand gemessen. Zwei Fotos, die Durchfahrtshöhe und die Fläche in Metern, vor der Zusage erhoben, ersparen die Umplanung am Morgen des Aufbaus. Mehr dazu in Flächenplanung und Zufahrtsmanagement.

Mobile Formate im Vergleich

In der Roadshow Planung entscheidet das Format über Aufbauzeit, Wetterabhängigkeit und Personalbedarf je Station. Vier Bauarten sind im deutschen Markt üblich: Showtruck, Pop-up-Aufbau, Anhänger oder Trailer und modularer Standbau. Sie unterscheiden sich weniger im Erscheinungsbild als darin, wie schnell eine Station betriebsbereit ist.

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Alle vier Bauarten lassen sich mieten, und für eine einzelne Tour ist das der übliche Weg. Für den mitreisenden Stand kommen modulare Messebau-Systeme für den wiederkehrenden Auf- und Abbau in Frage, weil sie an jeder Station identisch aufgehen. Bei Aufbauten im Freien gehören Wind und Regen in die Planung: Schlechtwetterplanung.

Tourlogistik und die Tourliste je Stop

Innerhalb der Roadshow Planung verbindet die Tourlogistik Transport, Aufbau und Abbau zu einer Kette, in der jede Station den Termin der nächsten bestimmt. Rechnen Sie je Stop mit vier Zeitblöcken: Anlieferung, Aufbau, Betrieb, Abbau. Verzögert sich einer davon, verschiebt sich nicht die laufende Station, sondern die folgende.

Der Ausstattungsbedarf wiederholt sich an jedem Standort. Deshalb plant eine Tour eine feste Liste, die mitreist, statt in jeder Stadt neu zu beschaffen:

• Absperrung zur Verkehrsfläche und für die Wartezone
• Bodenschutzplatten für empfindliche Flächen und Zufahrten
• Beschilderung und Hinweise auf den Zugang
• Wetterschutz für Wartebereich und Technik
• Stromverteilung, Kabelbrücken und Beleuchtung

An dieser Liste verlieren Touren regelmäßig Geld: Beschaffung je Stadt kostet Anfahrt, Kaution und Abstimmung mit sechs Ansprechpartnern statt einem. Wer Team und Technik mehrere Tage im Feld hat, plant zusätzlich eine mitreisende Basis. Production-Trailer als mitreisende Crew- und Produktionsbasis decken Aufenthalt, Technik und Lager ab. Die Zeitplanung je Station folgt derselben Logik wie bei einem festen Event, nur mehrfach hintereinander: Aufbauplanung, Abbauplanung, für die Wege zwischen den Stationen Eventlogistik und mobile Infrastruktur.

Besucherführung, Personal und Nachbereitung

An der Station endet die Roadshow Planung nicht am Standrand. Drei Dinge entscheiden über den Tag: eine Wartezone, die den Gehweg frei lässt, ein Team, das das Programm ohne Rückfragen fährt, und eine Erfassung der Messgrößen noch am selben Abend.

Besucherführung. Ein Aufbau auf öffentlichem Platz verengt Wege, die vorher frei waren. Planen Sie die Wartezone vor der Klappe so, dass sie nicht in die Verkehrsfläche läuft, und halten Sie Durchgangsbreiten für Passanten frei. Grundlagen: Besucherlenkung und Wartezonen.

Personal vor Ort. Je Station brauchen Sie mindestens eine verantwortliche Person mit Entscheidungsbefugnis, dazu Promotion- oder Fachpersonal für das Programm. Regionale Kräfte kennen den Standort, das mitreisende Team kennt den Ablauf. Die Mischung verlangt ein schriftliches Briefing je Station, weil sich Zufahrt, Zeiten und Ansprechpartner in jeder Stadt ändern: Eventbriefing.

Nachbereitung. Erfassen Sie Kontakte, Beobachtungen und Störungen je Station, nicht erst am Tourende. Nach der dritten Stadt erinnert niemand mehr, welcher Standort welchen Erfolg geliefert hat. Der Abschlussbericht vergleicht Stationen untereinander, und darin liegt die Stärke des Formats: dieselbe Präsentation, mehrere Städte, vergleichbare Daten.

Was die Kosten treibt

Eine belastbare Preisangabe für eine Roadshow gibt es nicht, weil Zahl der Stationen, Format und Art der Fläche den Aufwand bestimmen. Benennbar sind die Treiber, und sie erklären, warum zwei Touren mit gleicher Stationszahl unterschiedlich kalkulieren.

• Zahl der Stationen und die Entfernungen dazwischen
• Standzeit je Stop, weil kurze Stops den Anteil von Auf- und Abbau erhöhen
• Art der Fläche, weil öffentliche Flächen Gebühren und Verfahren verursachen
• Personaltage, einschließlich Reise- und Ruhezeiten des Teams
• wiederkehrende Ausstattung, als Tourmiete gegen Beschaffung je Stadt gerechnet

Häufige Fragen

Verwandte Begriffe