Eventlocation

Was ist eine Eventlocation?

Eine Eventlocation ist der Ort, an dem eine Veranstaltung stattfindet. Der Begriff fasst Hallen, Säle, Lofts, Freiflächen, Zelte und umgenutzte Gebäude zusammen und sagt nichts über Bauart, Größe oder Rechtsstatus. Er beschreibt eine Nutzung, kein Gebäude: Ein Raum wird zur Eventlocation, sobald dort eine Veranstaltung geplant wird.

Sprachlich verbindet der Begriff das englische location für Schauplatz mit Event; die getrennte Schreibweise Event Location meint dasselbe. Daneben stehen Veranstaltungsort im Deutschen und Venue in der Branche. Alle drei meinen dieselbe Sache. Weitere Begriffe rund um Fläche und Aufbau sammelt das MOJO-Glossar.

Drei Dinge legt die Bezeichnung nicht fest:

• Die Bauart. Ein Loft, eine Messehalle und ein Innenhof gehören in dieselbe Kategorie, sobald dort Gäste empfangen werden.
• Den Rechtsstatus. Ob eine Location als Versammlungsstätte gilt, entscheidet die Landesverordnung nach Art und Fassungsvermögen der Versammlungsräume, nicht die Bezeichnung im Exposé.
• Die Ausstattung. Was an Technik, Mobiliar und Personal im Haus ist, steht im Mietvertrag und in den Datenblättern, nicht im Namen.

Für die Planung ist die dritte Zeile die wichtigste. Der Name einer Location beschreibt eine Atmosphäre, die Anlage dahinter beschreiben Maße, Anschlusswerte und Nutzlasten.

Eventlocation, Veranstaltungsort oder Venue

Eventlocation, Veranstaltungsort und Venue bezeichnen im Alltag dasselbe. Ein Unterschied entsteht erst dort, wo ein Begriff rechtlich definiert ist: Versammlungsstätte und Fliegender Bau sind Begriffe des Bauordnungsrechts, Eventlocation ist keiner. Wer beides gleichsetzt, verwechselt eine Bezeichnung mit einer Genehmigungslage.

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Die Muster-Versammlungsstättenverordnung gilt für Versammlungsstätten mit Versammlungsräumen, die mehr als 200 Besucher fassen; die Länder haben sie unterschiedlich umgesetzt. Es zählt der Versammlungsraum, nicht das Gebäude. Den Rechtsrahmen erklärt Versammlungsstätte, die Genehmigungslage für Zelte und Bühnen Fliegender Bau.

Welche Arten von Eventlocations gibt es?

Eventlocations lassen sich nach Bauart und Betrieb in sechs Gruppen ordnen: Veranstaltungshäuser, umgenutzte Bauten, Hotels und Tagungszentren, Gastronomie, Freiflächen und temporäre Bauten. Die Gruppe sagt voraus, wie viel Infrastruktur im Haus ist und wie viel für den Veranstaltungszeitraum dazukommt.

• Veranstaltungshäuser und Kongresszentren. Hallen, Säle, Foyers. Technik und Haustechnik sind eingespielt, die Gestaltungsfreiheit ist begrenzt.
• Umgenutzte Bauten. Lofts, Fabriketagen, Speicher, Museen, Bahnhöfe. Starke Raumwirkung, dafür oft schwache Anschlusswerte und wenig Nebenraum.
• Hotels und Tagungszentren. Konferenz- und Tagungsräume mit Verpflegung und Übernachtung im Haus, meist mit Mindestabnahmen im Vertrag.
• Gastronomie. Restaurant, Bar, Club. Kurze Wege für den Service, begrenzte Fläche für Bühne und Technik.
• Freiflächen. Wiesen, Höfe, Parkplätze, Uferflächen. Die offenste Form der Outdoor-Eventlocation: außer dem Boden wird alles gestellt.
• Temporäre Bauten. Zelte und Überdachungen für Freiflächen machen aus einer Fläche eine wetterfeste Eventlocation, mit eigener Genehmigungslage als Fliegender Bau.

Die Zuordnung ist keine Rangfolge. Ein Museum trägt einen Empfang besser als eine Halle, sobald es um Wirkung geht, und schlechter, sobald eine Bühne mit Traversendach dazukommt. Zonen auf der Fläche behandelt Flächenplanung, die Wetterfrage bei Freiflächen die Schlechtwetterplanung.

Kapazität und Raumaufteilung

Die Kapazität einer Eventlocation ist keine feste Zahl, sondern der kleinste Wert aus drei Rechnungen: nutzbare Grundfläche, gewählte Bestuhlung und Abführungsvermögen der Rettungswege. Ein Saal für 400 Personen in Reihenbestuhlung fasst beim Galadinner deutlich weniger, weil Tische, Bedienwege und Bühne Fläche binden.

• Nutzbare Fläche. Vom Bruttowert gehen Bühne, Technikflächen, Bar und Garderobe ab.
• Bestuhlungsart. Reihe, parlamentarisch, Bankett oder Stehempfang ergeben aus derselben Fläche verschiedene Teilnehmerzahlen.
• Rettungswege. Zahl und Breite der Ausgänge begrenzen die Personenzahl unabhängig von der freien Fläche; Nebenräume wie Garderobe, Backstage, Lager und Sanitär entscheiden mit, ob die Zahl im Betrieb hält.

Die Rechenwege dazu stehen in Besucherkapazität und Bestuhlungsarten, die Flächen hinter der Bühne unter Back of House. Eine Zahl aus dem Exposé ist eine Werbeangabe, solange sie nicht sagt, welche Bestuhlung sie unterstellt.

Lage, Erreichbarkeit und Anlieferung

Die Lage entscheidet über zwei getrennte Wege: den der Gäste und den des Materials. Für Gäste zählen Anbindung an Bahn und Straße, Parkplätze und die letzte Strecke vom Halt bis zum Eingang. Für den Aufbau zählt, ob ein Lkw an das Gebäude heranfährt und wann er das darf.

• Anreise der Gäste. Entfernung zum nächsten Bahnhof, Taktung, Parkplätze, Beschilderung ab der Grundstücksgrenze.
• Zufahrt. Breite und Höhe der Durchfahrt, Kurvenradien, Rampe, Ladezone, Lastenaufzug mit Maß und Tragkraft.
• Zeitfenster. Aufbau- und Abbautage, Anlieferzeiten, Lärmauflagen und Nachtruhe. Diese vier Angaben gehören in den Vertrag, nicht in eine Mail.
• Barrierefreiheit. Stufenloser Zugang, Aufzug, barrierefreie Sanitäranlage und Sitzplätze für Rollstühle sind ein Auswahlkriterium, kein Nachtrag.

In der Vermietung fällt auf: Anfragen scheitern seltener an fehlender Technik als am Zeitfenster. Eine Location kann jedes Gästekriterium erfüllen und am Aufbaufenster scheitern. Die Wege dafür ordnen Zufahrtsmanagement, Eventlogistik und Aufbauplanung, den Zugang Barrierefreiheit.

Technische Ausstattung und die Ausstattungslücke

Die technische Ausstattung einer Eventlocation ist selten vollständig und selten ein Ausschlussgrund. Entscheidend ist nicht, ob Licht und Ton im Haus sind, sondern welche Anschlusswerte, Hängepunkte und Flächen zur Verfügung stehen. Der Rest wird für den Veranstaltungszeitraum zugemietet und kostet Zeit im Aufbau.

Prüfbar sind nur Angaben mit Einheit. „Ausreichend Strom“ ist keine, „zwei Einspeisungen mit 63 A bei 400 V“ ist eine. Dasselbe gilt für die Internetanbindung in Mbit/s, Zahl und Traglast der Hängepunkte und die lichte Höhe unter Unterzügen. Diese Werte holt man als Datenblatt, vor dem Termin vor Ort.

Typisch fehlt und wird zugemietet:

• Bühnenpodeste, Traversensysteme und Rigging für Licht, Ton und Banner
• mobile Sanitäranlagen bei Freiflächen und bei Gästezahlen über dem Hausbestand
• Bodenabdeckungen für Fahrwege und Aufbauflächen
• temporäre Raumsysteme und Container für Backstage, Lager und Servicezonen
• Stromverteilung, Heizung oder Kühlung und Wetterschutz, siehe Mobile Infrastruktur

Was Boden und Decke tragen

Boden und Decke begrenzen, was aufgebaut werden darf. Für den Boden gilt die zulässige Flächenlast in Kilogramm je Quadratmeter, für die Decke die Traglast je Hängepunkt in Kilogramm. Beide Werte stehen selten im Exposé. Sie werden beim Betreiber schriftlich erfragt, mit Nachweis oder Angabe der Quelle.

Die Flächenlast allein reicht nicht. Ein Gabelstapler, ein Traversenfuß oder ein Klavier bringen ihr Gewicht punktuell ein, und dort entscheidet es sich. Bei Freiflächen kommt der Untergrund dazu: Rasen braucht Bodenschutz, sobald Fahrzeuge darauf rollen, Zelte brauchen Verankerung oder Ballast.

Die Rechenwege und Nachweise dazu stehen unter Flächenlast, Standsicherheit und Bodenschutzkonzept. Fehlt die Angabe zur Deckenlast, ist Bodenstativ statt Hängepunkt die Antwort, nicht eine Schätzung.

Wie prüft man, ob eine Eventlocation passt?

Die Prüfung läuft vom Bedarf zur Fläche, nicht umgekehrt. Wer zuerst eine Location sucht und danach das Konzept anpasst, bezahlt jeden Kompromiss zweimal, im Aufbau und im Ablauf. Fünf Schritte führen von der Anforderung zur Shortlist, bevor der erste Termin vor Ort stattfindet.

1. Bedarf festhalten. Anlass, Format, Teilnehmerzahl, Termin und Programmablauf schriftlich, siehe Eventkonzept.
2. Muss von Wunsch trennen. Muss sind Fassungsvermögen, Termin, Zufahrt, Zeitfenster und barrierefreier Zugang. Wunsch sind Ambiente, Ausblick und Adresse.
3. Longlist nach Locationtyp bilden. Erst die Gruppe wählen, dann einzelne Häuser. Das verhindert, dass ein schönes Objekt die Anforderung umschreibt.
4. Unterlagen anfordern. Grundriss mit Maßen, Anschlusswerte, Nutzlasten, Hausordnung, bestehende Auflagen. Was nicht geliefert wird, bleibt ein offener Punkt.
5. Shortlist besichtigen. Erst vor Ort wird gemessen und gegengeprüft, siehe Locationbesichtigung.

Bis Schritt vier arbeitet die Vorauswahl mit Papier und Datenblatt. Das schließt Kandidaten billig aus. Der Termin vor Ort gehört den zwei bis drei Häusern, die auf dem Papier bestehen.

Kostenarten und Vorlauf

Die Grundmiete ist selten der ganze Preis. Neben ihr stehen Nebenkosten, Reinigung, Personal des Hauses, Technikpauschalen und häufig Mindestabnahmen beim Catering im Vertrag. Angebote vergleicht man deshalb Position für Position, nicht über die Endsumme. Welche Position fehlt, zeigt sich sonst nach der Unterschrift.

• Grundmiete für den Nutzungszeitraum, oft mit gesonderten Sätzen für Aufbau- und Abbautage
• Nebenkosten für Strom, Wasser, Heizung, Müllentsorgung
• Reinigung vor und nach der Veranstaltung, teils als Pauschale, teils nach Aufwand
• Personal des Hauses: Haustechnik, Ordnungsdienst, Brandsicherheitswache
• Mindestabnahmen bei Catering, Getränken oder Zimmerkontingenten
• Storno und Ausweichtermin, gestaffelt nach Frist

Der Vorlauf gehört zur Kostenfrage. Gefragte Termine im Frühjahr und Herbst sind früh vergeben, und die Aufbautage davor blockieren dieselben Kalendertage. Wie sich diese Positionen in die Gesamtrechnung einordnen, zeigt Eventbudget.

Häufige Fragen

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