Lastenheft Veranstaltung

Was ist ein Lastenheft für eine Veranstaltung?

Ein Lastenheft für eine Veranstaltung ist die schriftliche Sammlung aller Anforderungen, die der Auftraggeber an eine Lieferung oder Leistung stellt. Es beschreibt das gewünschte Ergebnis, nicht den Weg dorthin. Es entsteht vor der Anfrage, geht unverändert an alle angefragten Auftragnehmer und bleibt bis zur Abnahme die Bezugsgröße für das, was vereinbart war.

Der Begriff steht in DIN 69901-5, dem Begriffsteil der Normenreihe für Projektmanagementsysteme. Dort ist das Lastenheft die vom Auftraggeber festgelegte Gesamtheit der Forderungen an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers innerhalb eines Auftrags. Die Norm definiert den Begriff, eine feste Positionsliste enthält sie nicht. Geschrieben wird das Dokument von der Projektleitung des Veranstalters, mit Zuarbeit aus Technik, Sicherheit und Einkauf. Im Ablauf der Veranstaltungsplanung steht es nach dem Eventkonzept und vor der Vergabe.

Lastenheft, Pflichtenheft, Leistungsverzeichnis

Drei Dokumente werden verwechselt, weil alle drei Leistungen beschreiben. Das Lastenheft nennt die Forderung des Auftraggebers, das Pflichtenheft die Lösung des Auftragnehmers, das Leistungsverzeichnis die Positionen und Mengen, auf die ein Preis geschrieben wird. Sie ersetzen sich nicht, sie folgen aufeinander.

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Im öffentlichen Baubereich setzt § 7 VOB/A den Maßstab: Die Leistung ist eindeutig und so erschöpfend zu beschreiben, dass alle Unternehmen sie im gleichen Sinne verstehen und ihre Preise ohne umfangreiche Vorarbeiten berechnen können. Für private Veranstaltungsvergaben gilt die Vorschrift nicht, die Schwelle beschreibt sie trotzdem genau. Weitere Begriffe dieser Kette erklärt das MOJO Glossar von A bis Z einzeln.

Briefing oder Lastenheft?

Ein Eventbriefing orientiert, ein Lastenheft verpflichtet. Das Briefing bringt alle Beteiligten auf denselben Informationsstand: Anlass, Zielgruppe, Botschaft, Rahmen. Das Lastenheft formuliert daraus prüfbare Forderungen, an denen Angebote gemessen und Leistungen abgenommen werden. Kleine Veranstaltungen mit einem einzigen Dienstleister kommen mit dem Briefing aus.

Die Grenze verläuft an der Prüfbarkeit. „Wir brauchen genügend Toiletten” ist eine Briefing-Angabe. „Sanitäranlagen für Veranstaltungen für 4.000 Besucher, acht Stunden Betrieb, Reinigung zweimal täglich” ist eine Anforderung, gegen die ein Vermieter kalkuliert und die Sie später abnehmen. Welche Angaben ein Vermieter im Briefing braucht, steht dort; hier geht es um deren formale Fassung.

Wozu ein Lastenheft im Vergabeprozess dient

Ein Lastenheft erzeugt Vergleichbarkeit. Alle angefragten Dienstleister antworten auf dieselbe Grundlage, deshalb unterscheiden sich die Angebote in Preis und Lösung, nicht in ihren Annahmen. Aus Vermietersicht liegt dort der Unterschied zwischen einem Angebot, das trägt, und einem, das im Aufbau nachverhandelt wird.

• Vergleichbare Angebote. Fehlt die Angabe zum Untergrund, rechnet ein Vermieter Bodenplatten ein und der nächste nicht. Verglichen werden dann Positionen, die niemand gefordert hat.
• Eine Fassung der Wahrheit. Zwölf Mails ergeben zwölf Stände, ein Dokument mit Versionsnummer einen.
• Abnahme ohne Streit. Wer den Soll-Zustand vorher aufschreibt, prüft ihn hinterher ab, statt ihn zu diskutieren.
• Frühe Risikobewertung. Beim Schreiben fällt auf, was niemand weiß: Anschlussleistung, Bodenbelastbarkeit, Rückgabezustand der Fläche.
• Nachweis gegenüber Dritten. Behörden und Versicherer fragen nach dem, was vereinbart war.

Lastenheft Veranstaltung: was in die Gliederung gehört

Eine Norm-Gliederung gibt es nicht. Bewährt hat sich eine Reihenfolge vom Rahmen zur Einzelposition: erst das Projekt, dann die Anforderungen, dann die kaufmännischen Rahmenbedingungen. Jeder Block bekommt eine Kapitelnummer, damit Angebote sich darauf beziehen können.

1. Ausgangslage und Ziel. Anlass, Termin, Ort, Besucherzahl, Zweck der Veranstaltung.
2. Projektrahmen. Auftraggeber, Ansprechpartner, Entscheidungsweg, Frist für Rückfragen und Angebotsabgabe.
3. Ist-Zustand der Fläche. Untergrund, Gefälle, Anschlüsse, Zufahrt, Auflagen des Eigentümers, siehe Flächenplanung.
4. Funktionale Anforderungen. Was die Lieferung leisten muss, aus Sicht des Nutzers.
5. Nicht-funktionale Anforderungen. Belastbarkeit, Brandverhalten, Barrierefreiheit, Oberfläche, Geräuschpegel.
6. Mengen und Maße je Position. Stückzahl, Laufmeter, Quadratmeter, Höhe, Traglastklasse.
7. Termine und Zeitfenster. Anlieferung mit Uhrzeit, Aufbaubeginn, Bereitstellung, Abbau, Flächenrückgabe.
8. Nachweise. Prüfbuch, Nachweis der Standsicherheit, Zertifikate, Einweisung.
9. Mitwirkung des Auftraggebers. Strom, Wasser, Bewachung, Stellflächen, Schlüssel.
10. Kaufmännische Rahmenbedingungen. Angebotsstruktur, Preisformat, Zahlungsziel, Versicherung, Vertragsstrafen.
11. Priorisierung und Bewertung. Muss, Soll, Kann und die Gewichtung im Vergleich.

Anforderungen prüfbar formulieren

Eine Anforderung ist erst prüfbar, wenn sie eine Maßeinheit oder eine Uhrzeit trägt. Alles andere ist eine Absichtserklärung, die im Aufbau neu verhandelt wird. Wer Bodenschutz für Fahrwege und Aufbauflächen anfragt, braucht Fläche und Traglastklasse; wer Stromversorgung und Beleuchtung anfragt, braucht Leistung und Absicherung.

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Die Zahlen der rechten Spalte sind Platzhalter für das Format, keine Empfehlung. Ihre Werte stehen im Datenblatt des Fahrzeugs, im Bodengutachten oder in der Hausordnung der Location. Zweite Regel: Formulieren Sie das Ergebnis, nicht das Fabrikat. Wer ein Produkt vorgibt, bekommt dieses Angebot und verliert den Vergleich.

Muss, Soll, Kann und die Bewertung der Angebote

Priorisierung nach Muss, Soll und Kann macht eingehende Angebote auf einer Skala vergleichbar. Ohne sie wirkt jede Zeile gleich stark, und wer eine Nebensache streicht, sieht aus wie einer, der eine Kernforderung streicht.

• Muss. Ohne diese Anforderung ist das Angebot ungültig. Hier steht, was Genehmigung und Sicherheit verlangen.
• Soll. Erwartet, aber verhandelbar. Eine Abweichung ist zu begründen und geht in die Bewertung ein.
• Kann. Wünschenswert. Erfüllung bringt Punkte, Nichterfüllung kostet keine.

Zweite Achse ist die Art der Anforderung. Funktional beschreibt, was die Lieferung tun soll; nicht-funktional beschreibt die Eigenschaften, die dabei gelten. Beide brauchen eine laufende Nummer, damit ein Angebot sie einzeln beantwortet. Die Bewertungsmatrix entsteht vor dem Versand, sonst wählt die Gewichtung den Anbieter aus, den man ohnehin wollte. Die Prozentwerte unten sind ein Beispiel.

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Ein Lastenheft, mehrere Gewerke

Bei Veranstaltungen richtet sich ein Lastenheft an mehrere Gewerke gleichzeitig, und jeder Dienstleister braucht andere Positionen aus demselben Dokument. Ein Infrastrukturvermieter liest Mengen, Maße und Zeitfenster, eine Kreativagentur liest Ziel, Zielgruppe und Botschaft. Praktisch heißt das: ein gemeinsamer Teil A mit Projektrahmen und Fläche, dazu je Gewerk ein Teil B. Wie die Gewerke danach ineinandergreifen, steht bei der Gewerkekoordination.

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Wie erstellt man ein Lastenheft für eine Veranstaltung?

Ein Lastenheft entsteht in acht Schritten. Der Aufwand liegt weniger im Schreiben als im Beschaffen der Angaben: Untergrund, Anschlusswerte und Auflagen kommen aus verschiedenen Quellen.

1. Ziel und Rahmen festhalten: Anlass, Termin, Ort, Besucherzahl, Budgetrahmen.
2. Ist-Zustand der Fläche aufnehmen, samt Anschlüssen, Zufahrt und Auflagen.
3. Gewerke abgrenzen und je Gewerk festlegen, was gefordert wird.
4. Jede Anforderung nummerieren und mit Menge, Maß oder Uhrzeit versehen.
5. Anforderungen als Muss, Soll oder Kann kennzeichnen.
6. Nachweise benennen: Prüfbuch, Statik, Zertifikate, Einweisung, Versicherung.
7. Bewertungsmatrix und Angebotsstruktur beilegen.
8. Von jemandem gegenlesen lassen, der die Veranstaltung nicht kennt.

Schritt acht findet die meisten Fehler. Was eine fachfremde Person nicht versteht, versteht der Auftragnehmer auch nicht. Versionsnummer und Datum gehören auf jede Seite: Ein Lastenheft ohne Version erzeugt genau den Zustand, den es verhindern soll.

Was aus dem Lastenheft weiterwandert

Ein Lastenheft ist kein Endpunkt. Seine Angaben tauchen in weiteren Dokumenten wieder auf, und Widersprüche fallen dort auf, nicht vorher. Wer die Zahlen einmal richtig aufschreibt, erhebt sie nicht dreimal neu.

• Site-Plan. Flächen, Standorte und Fahrwege werden maßstäblich verortet. Aus „600 m² Fahrweg” wird eine Linie mit Anfang und Ende.
• Sicherheitskonzept. Besucherkapazität, Zonen und die Breite der Fluchtwege stammen aus denselben Angaben.
• Veranstaltungsgenehmigung. Für Fliegende Bauten verlangt § 76 der Musterbauordnung eine Ausführungsgenehmigung, die in ein Prüfbuch eingetragen wird; das Prüfbuch ist bei der Aufstellung vorzulegen. Kleinere Aufbauten sind ausgenommen, etwa ebenerdige Zelte bis 75 m² Grundfläche. Die Landesbauordnungen weichen ab, deshalb klären Sie die Schwelle vorab mit der Behörde. Im Lastenheft steht dazu eine eigene Position.
• Aufbauplanung und Eventlogistik. Anlieferfenster und Reihenfolge werden zum Zeitplan, aus dem das Zufahrtsmanagement den Takt nimmt.

Ist ein Lastenheft rechtlich bindend?

Ein Lastenheft ist zunächst eine Anforderungsbeschreibung und kein Vertrag. Bindend wird es, wenn der Vertrag es als Anlage benennt oder das Angebot ausdrücklich darauf antwortet. Ohne diesen Bezug bleibt es eine Vorgabe für die Angebotsphase.

Die Fachliteratur ist an diesem Punkt widersprüchlich, weil beide Fälle vorkommen. Den Ausschlag gibt der Vertragstext. Wer Lastenheft und Angebotsantwort als Anlagen aufführt und die Abnahmekriterien benennt, hat eine prüfbare Leistungsbeschreibung. Für die Prüfung im Einzelfall ist eine juristische Beratung zuständig, nicht dieser Text.

Typische Fehler im Lastenheft

Die häufigsten Fehler kosten beim Schreiben nichts und im Aufbau viel. Alle folgenden fallen auf, wenn eine fachfremde Person das Dokument vor dem Versand liest.

• Lösung statt Anforderung. Ein vorgegebenes Fabrikat liefert ein Angebot und keinen Vergleich.
• Vage Formulierung. „Ausreichend”, „handelsüblich”, „nach Absprache”, „bei Bedarf”: vier Wörter, die die Entscheidung in den Aufbau verschieben.
• Keine Priorisierung. Ohne Muss, Soll und Kann lässt sich eine Abweichung nicht bewerten.
• Fehlende Zeitangaben. Ein Anlieferfenster ohne Uhrzeit erzeugt Standzeit. Zwei Gewerke zur selben Stunde auf derselben Fläche erzeugen mehr.
• Kein Rückgabezustand. Was nach dem Abbau mit der Fläche geschieht, gehört ins Lastenheft, nicht in die Endabrechnung.
• Mitwirkung nicht benannt. Bleibt offen, wer Strom, Wasser und Bewachung stellt, kalkuliert jeder Anbieter anders. Das gilt auch für Container und mobile Raumlösungen.
• Zu tief detailliert. Ein Lastenheft, das jede Schraube vorschreibt, verhindert die bessere Lösung des Auftragnehmers.

Hier setzt die Kritik agiler Methoden an: Ein vorab vollständig festgelegtes Dokument passt schlecht zu Vorhaben, deren Ziel sich noch verschiebt. Bei einer Veranstaltung stehen Termin, Fläche und Besucherzahl früh fest. Die Absperr- und Besucherlenkungssysteme für den Einlass ändern sich nicht mehr, weil das Programm wechselt.

Häufige Fragen

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