Was sind Zuschlagskriterien?

Was sind Zuschlagskriterien?

Zuschlagskriterien sind die vorab festgelegten Maßstäbe, nach denen ein Auftraggeber die eingegangenen Angebote bewertet und den Zuschlag erteilt. Sie beziehen sich auf das Angebot, nicht auf das Unternehmen. Nach § 127 Abs. 1 GWB erhält den Zuschlag das wirtschaftlichste Angebot, gemessen am besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Preis ist dabei ein Kriterium unter mehreren.

Dieselben Maßstäbe heißen im Sprachgebrauch auch Vergabekriterien oder Bewertungskriterien einer Ausschreibung. Der Begriff Zuschlagskriterium stammt aus dem öffentlichen Vergaberecht; die Sache selbst nutzt jeder Auftraggeber, der mehrere Angebote vergleichen will.

Zwei Grundsätze tragen das Konstrukt. Die Zuschlagskriterien müssen vor Angebotsabgabe bekannt sein, sonst kann kein Bieter sein Angebot darauf ausrichten. Und sie müssen so bestimmt sein, dass zwei Personen mit denselben Unterlagen zum selben Ergebnis kommen. Wie eine Ausschreibung insgesamt abläuft, steht unter Eventausschreibung; die übrigen Begriffe sammelt das MOJO Glossar.

Eignungskriterien und Zuschlagskriterien unterscheiden

Eignungskriterien prüfen das Unternehmen, Zuschlagskriterien bewerten sein Angebot. Die Eignungsprüfung läuft vorweg und kennt zwei Ergebnisse: geeignet oder nicht. Erst danach beginnt die Wertung, die eine Punktzahl und eine Rangfolge erzeugt.

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Der EuGH hat die Trennung im Urteil Lianakis festgeschrieben (C-532/06, 24. Januar 2008): Kriterien, die vorwiegend die Fähigkeit des Bieters betreffen, taugen nicht als Zuschlagskriterien. Seit 2016 gilt eine Ausnahme für das Personal. Nach § 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV dürfen Organisation, Qualifikation und Erfahrung des konkret eingesetzten Teams bewertet werden, wenn dessen Qualität das Ausführungsniveau erheblich beeinflusst. Die Referenzliste des Unternehmens bleibt Eignung.

Rechtsgrundlagen: § 127 GWB, § 58 VgV, § 43 UVgO

Welche Norm gilt, hängt von Auftragswert und Leistungsart ab. Oberhalb der EU-Schwellenwerte greifen GWB und VgV, darunter das Haushaltsrecht von Bund und Ländern. Bauleistungen folgen der VOB/A.

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Die UVgO verdient einen eigenen Blick: Sie gilt nicht automatisch, sondern erst durch einen Anwendungsbefehl im Haushaltsrecht. Der Stand unterscheidet sich zwischen den Ländern. Wer unterschwellig vergibt, prüft ihn, bevor er § 43 UVgO zitiert.

Welche Arten von Zuschlagskriterien gibt es?

§ 58 Abs. 2 VgV nennt die zulässigen Gruppen von Zuschlagskriterien. Monetäre Kriterien erfassen Preis oder Kosten, nichtmonetäre alles andere. Ein reines Preiskriterium ist zulässig, sobald die Leistung so vollständig beschrieben ist, dass sich Angebote nur noch über den Preis unterscheiden.

• Preis oder Kosten: Angebotssumme, Einheitspreise oder Lebenszykluskosten nach § 59 VgV
• Qualität: technischer Wert, Zweckmäßigkeit, Zugänglichkeit im Sinne der Barrierefreiheit
• Personal: Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Teams
• Service und Termine: Kundendienst, technische Hilfe, Liefer- und Ausführungsfristen
• Umweltbezogene Kriterien: Energiebedarf, Transportwege, Rücknahme und Verwertung
• Soziale Aspekte: Ausbildungsanteil, Tariftreue, Arbeitsbedingungen in der Lieferkette

Die VgV erlaubt auch den umgekehrten Weg: Der Auftraggeber gibt einen Festpreis vor und wertet ausschließlich über qualitative, umweltbezogene oder soziale Kriterien. Das verschiebt den Wettbewerb auf die Leistung, etwa auf den CO2-Fußabdruck bei Veranstaltungen oder die Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen insgesamt.

Wie werden Zuschlagskriterien gewichtet?

Die Gewichtung übersetzt die Zuschlagskriterien in Prozentwerte, die zusammen 100 ergeben. Sie gehört nach § 127 Abs. 5 GWB in die Auftragsbekanntmachung oder die Vergabeunterlagen. § 58 Abs. 3 VgV lässt statt eines festen Werts auch eine Spanne zu, deren Bandbreite angemessen sein muss.

1. Zuschlagskriterien aus dem Auftragsgegenstand ableiten, die im Angebot sichtbar werden.
2. Ober- und Unterkriterien ordnen. Drei bis fünf Oberkriterien reichen.
3. Prozentwerte vergeben. Alles unter fünf Prozent kostet Prüfaufwand, ohne das Ergebnis zu drehen.
4. Bewertungsskala je Kriterium festlegen, für den Preis eine Formel.
5. Gewichtung mit den Vergabeunterlagen veröffentlichen.
6. Nach Ablauf der Angebotsfrist nichts mehr ändern.

Das folgende Beispiel zeigt eine mögliche Verteilung für ein Infrastrukturlos. Die Werte sind frei gewählt; keine Norm gibt eine Gewichtung vor.

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Eine gesetzliche Ober- oder Untergrenze für die Preisgewichtung gibt es nicht. Vergabeportale nennen Richtwerte um 30 Prozent; das ist Praxis, keine Norm. Entscheidend ist die Wirkung: Trägt der Preis 70 Prozent, gewinnt faktisch das billigste Angebot, unabhängig von den übrigen Kriterien. Die Gewichtung ist die eigentliche Vergabeentscheidung, und sie fällt Wochen vor dem Zuschlag.

Wertungsmethodik: Ober-, Unterkriterien und Punktvergabe

Die Methode beschreibt, wie aus Angebotsinhalten Punkte werden. Beim Preis rechnet eine Formel, etwa die einfache Richtwertmethode: Leistungspunkte geteilt durch Preis, das höchste Ergebnis gewinnt. Qualitative Zuschlagskriterien bewertet ein Wertungsteam anhand einer Skala.

Beide Wege brauchen dieselbe Disziplin. Jedes Angebot durchläuft die Kriterien in derselben Reihenfolge, mit derselben Skala und derselben Frage. Ein sauberes Eventbriefing hilft dabei mehr als eine feinere Skala: Vergleichbare Angebote entstehen nur aus einer vergleichbaren Anfrage.

Auftragsbezug und Änderungsverbot

Jedes Zuschlagskriterium muss mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen (§ 127 Abs. 3 GWB). Die Verbindung reicht über das Produkt hinaus: Auch Prozesse bei Herstellung, Bereitstellung oder Entsorgung zählen, selbst wenn sie die materiellen Eigenschaften nicht verändern. Der Anfahrtsweg eines Vermieters ist damit wertbar, seine Firmenphilosophie nicht.

§ 127 Abs. 4 GWB zieht die zweite Grenze. Die Kriterien müssen wirksamen Wettbewerb zulassen, dürfen keinen willkürlichen Zuschlag ermöglichen und müssen überprüfbar bleiben. Ein Kriterium wie „Gesamteindruck des Angebots” scheitert an allen drei Anforderungen.

Nach Ablauf der Angebotsfrist sind Zuschlagskriterien und Gewichtung gesperrt. Wer sie danach ändert, verletzt die Gleichbehandlung nach § 97 Abs. 2 GWB, weil die Bieter ihre Angebote auf andere Regeln zugeschnitten haben. Sauber bleibt nur die Rückversetzung des Verfahrens vor die Bekanntmachung, mit neuer Frist.

Zuschlagskriterien für Eventinfrastruktur

Bei Veranstaltungsgewerken entscheidet der Termin mit. Ein Bühnenpodest, das einen Tag zu spät steht, ist für die Veranstaltung wertlos, und ein niedriger Preis gleicht das nicht aus. Terminkriterien gehören deshalb in dieselbe Gewichtsklasse wie der Preis.

• Aufbaufenster und Abbaudauer in Stunden, abgeglichen mit Aufbauplanung und Abbauplanung
• Anlieferzeitfenster und Zahl der Andockpunkte, siehe Zufahrtsmanagement
• Reaktionszeit bei Ausfall im laufenden Betrieb, in Stunden bis zum Ersatz
• Ersatzgerät vor Ort statt im Zentrallager, als Ja-Nein-Kriterium wertbar
• Personalstärke und Qualifikation im Auf- und Abbau (§ 58 Abs. 2 Nr. 2 VgV)
• Nachweise zur Standsicherheit: Typenstatik, Prüfprotokolle, Windlastannahmen
• Schnittstellen zu anderen Gewerken, siehe Gewerkekoordination

Wer nach Gewerken ausschreibt, bildet die Lose entlang der Leistung: Absperr- und Crowd-Control-Systeme über laufende Meter und Statiknachweis, Bodenschutz für Fahrwege und Aufbauflächen über Fläche, Traglast und Rückbauzustand, mobile Sanitäranlagen über Einheitenzahl, Barrierefreiheit und Serviceintervall, Container- und Raumsysteme über Ausstattung, Aufbauzeit und Energiebedarf.

MOJO beantwortet solche Ausschreibungen als Vermieter. Wiederkehrender Befund aus den Unterlagen, die uns erreichen: Das Aufbaufenster steht im Ablaufplan, aber nicht in der Wertungsmatrix. Dann gewinnt das günstigste Angebot, und die Terminfrage klärt sich erst auf der Fläche, wo sie am teuersten ist. Die technischen Anforderungen dafür gehören ins Lastenheft der Veranstaltung.

Gelten Zuschlagskriterien auch für private Veranstalter?

GWB und VgV binden nur öffentliche Auftraggeber im Sinne des § 99 GWB. Wer als Unternehmen ein Corporate Event ausschreibt, ist an keine dieser Vorschriften gebunden. Eine Ausnahme lauert bei Fördermitteln: Zuwendungsbescheide ordnen die Anwendung des Vergaberechts häufig an, auch für private Empfänger.

Freiwillig lohnt die vorab bekannt gegebene Gewichtung trotzdem. Bieter, die wissen, worauf gewertet wird, liefern präzisere Angebote statt Hochglanzprosa, und die Auswahl bleibt intern begründbar. Der Unterschied liegt in der Verbindlichkeit: Ein privater Auftraggeber darf seine Zuschlagskriterien nachträglich ändern, ohne ein Nachprüfungsverfahren zu riskieren. Er zahlt mit dem Vertrauen der Bieter, denn wer zweimal umsonst kalkuliert hat, rechnet beim dritten Mal einen Risikoaufschlag ein.

Häufige Fragen

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