Eventausschreibung: Ausschreibung einer Veranstaltung richtig aufsetzen

Was ist eine Eventausschreibung?

Eine Eventausschreibung ist das Verfahren, mit dem ein Auftraggeber Leistungen für eine Veranstaltung am Markt anfragt und nach vorher festgelegten Kriterien vergibt. Sie beschreibt den Bedarf, benennt Fristen und Wertungsregeln und endet mit dem Zuschlag an einen Bieter. Öffentliche Auftraggeber bindet dabei das Vergaberecht, private Veranstalter nicht.

Die Schreibweisen Eventausschreibung, Event Ausschreibung und die Ausschreibung einer Veranstaltung meinen dieselbe Sache. Im Vergaberecht heißt das Verfahren Vergabeverfahren, in der Eventbranche setzt sich die kurze Form durch. Wer nach Ausschreibungen für Events sucht, landet meist auf Vergabeportalen. Die zeigen offene Verfahren, erklären aber nicht, wie man eines aufsetzt.

Der Unterschied zum Einkauf per Telefon liegt in der Reihenfolge. Bei einer Ausschreibung steht die Leistung fest, bevor der erste Preis genannt wird. Alle Bieter bekommen dieselben Unterlagen, dieselbe Frist und dieselben Wertungsregeln. Erst diese Gleichbehandlung macht Angebote vergleichbar. Ohne sie vergleichen Sie Preise für unterschiedliche Leistungen und merken es nicht.

Ausschreibung, Lastenheft und Briefing

Drei Begriffe werden in Vergabeprojekten durcheinandergebracht, weil alle drei am Anfang stehen. Die Eventausschreibung ist das Verfahren. Das Lastenheft ist ein Dokument darin. Das Eventbriefing ist eine kreative Aufgabenstellung und folgt einer anderen Logik: Es lädt zu Vorschlägen ein, statt eine Leistung festzuschreiben.

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Der Aufbau des Lastenhefts, die Abgrenzung zum Pflichtenheft und prüfbare Formulierungen mit Maßeinheit stehen auf der eigenen Glossarseite. Für die Ausschreibung zählt nur: Ohne belastbares Anforderungsdokument bleibt das Verfahren leer. Weitere Begriffe aus der Vergabe und der Eventplanung finden Sie im MOJO Glossar.

Wie schreibt man eine Veranstaltung aus?

Eine Veranstaltung schreiben Sie in sechs Stufen aus. Jede Stufe erzeugt ein Ergebnis, das die nächste braucht. Wer eine Stufe überspringt, holt sie später unter Zeitdruck nach, meist während der Angebotsphase.

1. Bedarf klären. Legen Sie Termin, Ort, Besucherzahl und Budgetrahmen fest. Aus dem Eventkonzept und der Flächenplanung ergibt sich, welche Gewerke Sie überhaupt beschaffen müssen.
2. Leistung beschreiben. Schreiben Sie Leistungsbeschreibung und Leistungsverzeichnis. Jede Position bekommt Menge, Einheit und Zeitraum. Hier entscheidet sich die Qualität des gesamten Verfahrens.
3. Bekannt machen. Öffentliche Auftraggeber veröffentlichen die Auftragsbekanntmachung, private Veranstalter laden Bieter direkt ein. Mit der Bekanntmachung beginnt die Angebotsfrist.
4. Angebote einholen. Beantworten Sie Bieterfragen schriftlich und schicken Sie die Antwort an alle Bieter. Eine Antwort, die nur einer bekommt, kippt die Gleichbehandlung.
5. Werten. Prüfen Sie zuerst die Eignung des Unternehmens, danach das Angebot gegen die vorher veröffentlichte Wertungsmatrix. Preis und Leistung tragen die vorab bekannt gegebenen Gewichte.
6. Zuschlag erteilen. Informieren Sie die unterlegenen Bieter und schließen Sie den Vertrag. Leistungsverzeichnis und Angebot werden Vertragsbestandteil.

Zwischen Stufe 2 und Stufe 5 liegt der häufigste Fehler einer Eventausschreibung. Die Wertungsmatrix entsteht erst, wenn die Angebote auf dem Tisch liegen. Dann bewerten Sie rückwärts, und jede Vergabeentscheidung wird angreifbar. Bauen Sie die Matrix, bevor Sie die Unterlagen versenden.

Was in die Ausschreibungsunterlagen gehört

Die Ausschreibungsunterlagen enthalten alles, was ein Bieter für ein verbindliches Angebot braucht, und nichts, was er raten müsste. Diese Positionen gehören hinein:

• Leistungsbeschreibung mit Ziel, Umfang und Qualitätsanforderungen je Gewerk
• Leistungsverzeichnis mit Positionen, Mengen, Einheiten und Mietzeiträumen
• Termine: Anlieferung, Aufbaufenster, Veranstaltungszeit, Abbaufenster, jeweils mit Uhrzeit
• Geländeplan und Aufstellflächen, verknüpft mit dem Site-Plan
• Betriebliche Rahmenbedingungen: Zufahrt, Untergrund, Strom, Lagerfläche
• Eignungskriterien: Referenzen, Versicherungsdeckung, Prüfnachweise, Personalqualifikation
• Zuschlagskriterien mit Gewichtung in Prozent
• Vertragsbedingungen, Haftung, Zahlungsziele, Stornoregelungen
• Frist und Formvorgaben für die Angebotsabgabe
• Ansprechpartner für Bieterfragen mit Rückmeldefrist

Eignungs- und Zuschlagskriterien trennen viele Unterlagen nicht sauber. Die Eignung betrifft das Unternehmen: Kann es das? Der Zuschlag betrifft das Angebot: Wie gut ist dieses konkrete Angebot? Wer Referenzen in der Zuschlagswertung punkten lässt, bewertet dieselbe Sache zweimal.

Lose nach Gewerken statt Gesamtvergabe

Teilen Sie eine Eventausschreibung in Lose nach Gewerken. Üblich sind sechs bis acht Lose, die sich sauber gegeneinander abgrenzen lassen:

• Veranstaltungstechnik: Ton, Licht, Video, Bühne, Traversen
• Mobiliar und Ausstattung
• Zelte und temporäre Bauten
• Sanitärlösungen
• Strom, IT und Beleuchtung der Verkehrsflächen
• Absperrsysteme und Zaunanlagen
• Bodensysteme und Flächenschutz
• Security und Sanitätsdienst

Eine Gesamtvergabe an einen Generalisten sieht bequemer aus und wird meist teurer. Der Generalanbieter kauft die Gewerke zu, die er nicht selbst führt, und legt seine Marge darauf. Gleichzeitig verlieren Sie die Preisvergleichbarkeit, weil kein Bieter offenlegt, welcher Anteil auf welches Gewerk entfällt. Getrennte Lose kosten dafür Koordination. Die Schnittstellen zwischen den Losen gehören ausdrücklich beschrieben, sonst schiebt sie jedes Los dem Nachbarn zu. Wer trennt, plant die Gewerkekoordination und die Aufbauplanung mit ein.

Nachhaltigkeitsanforderungen gehören in die Leistungsbeschreibung, nicht in die Präambel. Ein Mehrwegkonzept oder Vorgaben zur Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen wirken nur, wenn sie als prüfbare Position im Leistungsverzeichnis stehen und in der Wertung ein Gewicht tragen.

Die Angaben, ohne die kein Angebot kalkulierbar ist

Angebote werden erst vergleichbar, wenn die Ausschreibung die betrieblichen Bedingungen der Fläche benennt. MOJO Rental steht auf der Bieterseite und kalkuliert diese Positionen täglich. Fehlt eine Angabe, rechnet ein sorgfältiger Bieter den ungünstigsten Fall ein, ein anderer den günstigsten. Der Preisunterschied entsteht dann nicht aus der Leistung, sondern aus der Annahme.

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Diese Angaben stammen aus Zufahrtsmanagement, Eventlogistik und der Abbauplanung. Sie kosten in der Eventausschreibung eine halbe Seite. Fehlen sie, kosten sie am Aufbautag eine Umdisposition.

Wann eine Veranstaltung öffentlich ausgeschrieben werden muss

Öffentliche Auftraggeber müssen ausschreiben, private Veranstalter dürfen. Für Kommunen, Länder, Kulturbetriebe und öffentliche Veranstaltungsgesellschaften richtet sich das Verfahren nach dem geschätzten Auftragswert. Oberhalb des EU-Schwellenwerts gelten GWB und VgV, unterhalb das Haushaltsrecht des jeweiligen Trägers, das in Bund und den meisten Ländern die UVgO anwendet.

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Für Sektorenauftraggeber liegt der Schwellenwert bei 432.000 Euro netto. Die 35-Tage-Frist verkürzt sich auf 30 Tage, wenn der Auftraggeber die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. Macht eine hinreichend begründete Dringlichkeit die Einhaltung der Frist unmöglich, darf er sie auf 15 Tage festlegen. Private Veranstalter binden diese Fristen nicht. Setzen Sie trotzdem mindestens drei Wochen an: Ein Bieter, der eine Fläche nicht besichtigen und Subunternehmer nicht anfragen kann, liefert einen Sicherheitsaufschlag statt eines Preises.

Nicht jede Beschaffung braucht ein Verfahren. Bei kleinen Aufträgen übersteigt der Aufwand für Unterlagen, Fristen und Wertung den erreichbaren Preisvorteil, und eine Direktvergabe im Rahmen der geltenden Wertgrenzen ist der ehrlichere Weg. Wo es um Sicherheit geht, etwa bei Standsicherheit oder dem Sicherheitskonzept, zählt die Eignung des Bieters mehr als der Preis. Gewichten Sie die Wertung entsprechend, bevor Sie sie veröffentlichen.

Häufige Fragen

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