Konferenzplanung: von der Zeitschiene bis zur Bestuhlung

Was ist Konferenzplanung?

Konferenzplanung ist die Vorbereitung einer mehrstündigen oder mehrtägigen Veranstaltung mit Vortragsprogramm, Teilnehmerregistrierung und fester Bestuhlung. Sie legt Termin, Format, Veranstaltungsort, Programm und Ausstattung fest und führt diese Entscheidungen in einer Zeitschiene zusammen. Anders als eine Feier hat eine Konferenz einen inhaltlichen Ablauf, der Sitzordnung, Technik und Pausen vorgibt.

Wer „eine Konferenz organisieren“ sagt, meint dasselbe Verfahren aus der Perspektive der ausführenden Arbeit. Die Ziele, die Zielgruppe und der Budgetrahmen stehen dabei am Anfang, danach folgen Termin und Veranstaltungsort. Diese generische Schrittfolge gilt für jede Veranstaltungsform und ist im MOJO-Glossar bereits zweimal ausführlich beschrieben: in der Veranstaltungsplanung und beim Corporate Event.

Konferenzplanung ist der formatspezifische Unterfall davon. Vier Dinge unterscheiden sie: ein Vortragsprogramm mit Referenten, eine Anmeldung mit Stichtag, eine feste Bestuhlung mit Sichtachse zur Bühne und ein Raum, der zwischen Plenum und Workshop umgebaut wird. Um diese vier geht es hier.

Konferenz, Tagung oder Kongress: die Abgrenzung

Verbindliche Definitionen für Konferenz, Tagung und Kongress gibt es nicht. Die Begriffe werden im deutschen Sprachgebrauch unterschiedlich benutzt, teils synonym. Für die Planung zählt nicht das Wort, sondern was daraus folgt: Teilnehmerzahl, Zahl der parallelen Räume und Dauer. Diese drei Größen bestimmen den Flächen- und Technikbedarf.

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Die Abgrenzung entscheidet also über Geld und Fläche, nicht über den Titel der Einladung. Ein „Kongress“ mit 80 Teilnehmern in einem Raum ist planerisch eine Konferenz.

Die Zeitschiene entsteht rückwärts vom Fixtermin

Der Zeitplan einer Konferenzplanung entsteht rückwärts: Zuerst steht der Termin, dann die Phasen, dann die Aufgaben je Phase, zuletzt die Abhängigkeiten und der Puffer. Vorwärts geplante Konferenzen verlieren ihren Puffer als Erstes, weil er hinten liegt und dort niemand ihn verteidigt.

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Die Monatsangaben stammen aus einem einzelnen Fachleitfaden für mehrtägige Kongresse und sind keine Allgemeinregel. Eine interne Tagung mit 60 Teilnehmern ist in wenigen Wochen planbar. In den Plan gehören außerdem die toten Zeiten: Ferien, Weihnachten und Brückentage verschieben Rückmeldungen um Wochen, ohne dass eine Aufgabe als offen erscheint. Die Ausstattung steht am Ende der Kette und wird trotzdem früh gebucht, weil Anlieferfenster und Aufbauzeit am Veranstaltungsort begrenzt sind.

Präsenz, virtuell oder hybrid: das Format entscheidet über den Bedarf

Die Formatentscheidung fällt vor der Flächensuche, weil sie den Bedarf umkehrt. Eine Präsenzkonferenz braucht Fläche pro Teilnehmer, eine virtuelle braucht Studio und Regie, eine hybride braucht beides. Wer das Format spät ändert, wirft die Flächenbuchung und den halben Technikplan weg.

• Präsenz. Volle Fläche je Teilnehmer, Bestuhlung, Catering, Garderobe, Parkplätze. Die Teilnehmerzahl ist durch den Raum begrenzt.
• Virtuell. Kein Flächenbedarf für das Publikum, dafür Studiofläche, Licht, Ton und Regie. Die Teilnehmerzahl ist technisch nach oben offen.
• Hybrid. Ton und Bild müssen für zwei Publika gleichzeitig funktionieren. Das bedeutet Kameras mit freier Sichtachse, ein zweites Tonsignal für den Stream und eine Moderation, die beide Seiten anspricht.

Hybrid verdoppelt nicht die Kosten, aber die Zahl der Fehlerquellen im Ablauf. Kamerapositionen und Kabelwege gehören deshalb in den Bestuhlungsplan.

Die Konferenzfläche prüfen

Die gängigen Leitfäden nennen „passende Größe, gute Lage, Parkplätze“ und lassen die Prüfung offen. Prüfbar wird eine Konferenzfläche erst über Maße und Zeiten. Die folgenden Punkte klärt MOJO als Vermieter in der Konferenzplanung vor jedem Angebot, weil sie über Stückzahl und Aufbauzeit entscheiden.

• Netto statt brutto. Stützen, Bühne, Technikfläche und Garderobe fallen aus der bestuhlbaren Fläche heraus. Die zulässige Personenzahl rechnet die Besucherkapazität, die Aufteilung die Flächenplanung.
• Zufahrt und Anlieferfenster. Wie nah fährt der LKW, wie breit sind Türen und Aufzug, wann darf angeliefert werden. Siehe Eventlogistik.
• Stellfläche für Leergut. Rollwagen, Transportgestelle und Flightcases brauchen Platz am Raum, bevor der erste Stuhl steht.
• Strom und Lastreserve. Bestuhlung mit Notebooks, Küche und Bühnentechnik hängen oft am selben Anschluss. Die Reserve wird gerechnet, nicht geschätzt.
• Decke und Hängepunkte. Traglast und Hängepunkte entscheiden, ob Licht und Ton fliegen oder auf Stativen stehen. Siehe Traversensystem und Flächenlast.
• Barrierefreiheit. In Versammlungsräumen sind mindestens ein Prozent der Besucherplätze, mindestens jedoch zwei, als Rollstuhlplätze vorzusehen, möglichst verteilt und mit Begleitplätzen. Mehr unter Barrierefreiheit.

Eine Fläche, die auf dem Papier passt, scheitert regelmäßig an einer 90 Zentimeter breiten Tür oder an einem Aufzug für zwei Rollwagen je Fahrt. Das verlängert den Aufbau um Stunden.

Bestuhlung und Bestuhlungsplan

Die Bestuhlungsform bestimmt den Flächenbedarf pro Person und damit die Teilnehmerzahl, die ein Raum aufnehmen kann. Sie entscheidet zugleich über Sichtachse zur Bühne, Schreibfläche am Platz und den Aufwand für den Umbau zwischen zwei Programmpunkten. In der Konferenzplanung steht die Bestuhlung deshalb vor der Einladung, nicht danach.

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Feste Flächenwerte je Person und Bestuhlungsform sind nicht verordnet; Zahlen aus fremden Checklisten übernehmen fremde Annahmen. Belastbar ist der umgekehrte Weg: Stuhlmaß, Tischgröße und Gangbreite auf der konkreten Fläche auslegen. Verordnet ist die Geometrie der Reihen.

• Sitzplätze mindestens 0,50 Meter breit, zwischen zwei Sitzreihen mindestens 0,40 Meter lichte Durchgangsbreite (§ 10 MVStättVO).
• Seitlich eines Gangs höchstens zehn Sitzplätze, Blöcke höchstens 30 Sitzplatzreihen, Gänge zwischen und hinter den Blöcken mindestens 1,20 Meter (§ 10 MVStättVO).
• Rettungswege mindestens 1,20 Meter lichte Breite je 200 Personen, abgestuft in Schritten von 0,60 Meter (§ 7 Abs. 4 MVStättVO). Siehe Fluchtwege.
• Bestuhlungs- und Rettungswegeplan im Maßstab von mindestens 1:200, mit Sitz- und Stehplätzen, Rollstuhlplätzen, Bühnenflächen und Rettungswegen. Je Anordnung ein eigener Plan; die genehmigte Platzzahl ist eine Obergrenze.

Der Bestuhlungsplan ist damit Genehmigungsgrundlage, nicht die Skizze eines Möblierers; Einzelheiten unter Veranstaltungsgenehmigung. Verbindlich ist die Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes, die Musterfassung hat keine eigene Rechtskraft, und die Regelungen greifen im Regelfall ab 200 Personen. Praktisch heißt das: Die Zahl der Stühle je Reihe folgt aus dem Gang daneben. MOJO vermietet dafür Bestuhlung für Plenarsaal und Workshopräume und Konferenztische für Plenum und Break-out-Räume.

Programm, Referenten und Rüstzeiten

Das Programm ist eine Zeitrechnung, keine Themenliste. Jeder Vortrag, jede Diskussion und jede Pause hat eine Dauer, und zwischen zwei Sessions liegt eine Rüstzeit für Technik und Bühne. Fehlt sie im Ablaufplan, verschiebt sich das gesamte Programm, und zwar kumulativ über den Tag.

• Sessionlänge und Pausen. Kurze Blöcke mit echten Pausen tragen weiter als ein durchgezogener Vormittag. Die Pausenfläche gehört zum Raumbedarf, siehe Besucherkomfort.
• Übergänge. Mikrofonwechsel, Rednerwechsel am Pult, Umbau von Keynote auf Podiumsdiskussion. Jeder Übergang bekommt eine Zeit, keine Vermutung.
• Ausfall eines Referenten. Vertretung, Verlängerung des Nachbarbeitrags oder Aufzeichnung als Rückfallebene benennen.
• Bühne und Sichtachse. Ab der vierten oder fünften Sitzreihe entscheidet die Podesthöhe darüber, ob die letzte Reihe die Referenten sieht. MOJO vermietet dafür Podeste für Keynote-Bühne und Podiumsrunde.
• Kabelwege und Bodenschutz. Kabel queren Gänge und Rettungswege. Sie werden abgedeckt und im Plan eingezeichnet, siehe Bodenschutzkonzept.

Der Umbau eines Tagungsraums von Reihen auf Tischinseln kostet Personal und Zeit. Wer die Rüstzeit im Ablaufplan streicht, streicht sie nicht in der Wirklichkeit.

Registrierung und Rollen im Planungsteam

Die Anmeldung ist der Teil der Konferenzplanung, dessen Last sich nicht gleichmäßig verteilt. Anbieter von Konferenzsoftware berichten von einer deutlichen Spitze in den Tagen vor dem Anmeldeschluss. Verlässlich ist die Konsequenz für die Fläche.

Der Check-in am Morgen ist der Engpass des ersten Tages, weil alle Teilnehmer gleichzeitig kommen. Er braucht eine Registrierungszone mit Tresen, Namensschildern und Personal, eine Wartefläche davor und einen getrennten Weg für bereits registrierte Teilnehmer. Andrang und Durchsatz rechnen Einlassmanagement und Wartezonen. Planen Sie den Check-in für die volle Teilnehmerzahl, nicht für den Anmeldestand vier Wochen vorher.

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Bei mehr als zwei beteiligten Dienstleistern kommt die Gewerkekoordination dazu, und die Anforderungen an alle Beteiligten gehören in ein Eventbriefing.

Häufige Fragen

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