Locationbesichtigung

Was ist eine Locationbesichtigung?

Eine Locationbesichtigung ist die Prüfung eines Veranstaltungsortes vor der Buchung. Veranstalter, Betreiber und Technik gehen die Räumlichkeiten gemeinsam ab und erheben Maße, Anschlüsse, Wege und bestehende Auflagen am Objekt. Geprüft wird, ob die Location das geplante Programm und die vorgesehene Teilnehmerzahl trägt. Im englischen Sprachraum heißt der Termin site inspection.

Der Unterschied zur Recherche am Schreibtisch ist der Nachweis. Ein Exposé zeigt Quadratmeter und ein gut belichtetes Foto. Ob der Lastenaufzug die Podeste aufnimmt und ob die Anlieferung neben einer Baustelle liegt, entscheidet sich vor Ort. Deshalb steht die Besichtigung vor der Zusage.

• Eignung: Trägt der Raum das Format, die Teilnehmerzahl und die gewünschte Bestuhlung?
• Machbarkeit: Lässt sich der Aufbau mit dem verfügbaren Zugang, Untergrund und Zeitfenster überhaupt fahren?
• Auflagen: Welche Vorgaben aus Hausordnung, Genehmigung und Brandschutz gelten bereits?

Die Besichtigung ist der Erhebungsschritt der Veranstaltungsplanung: Sie liefert die Daten, mit denen Flächenplanung und Besucherkapazität rechnen. Nachbarbegriffe zu Fläche, Aufbau und Genehmigung stehen im MOJO Glossar.

Locationbesichtigung, technische Begehung und behördliche Abnahme

Drei verschiedene Termine tragen im Alltag denselben Namen. Die Locationbesichtigung entscheidet über die Anmietung, die technische Begehung über den Aufbau, die behördliche Abnahme über die Nutzung. Wer sie zusammenlegt, verliert entweder die Vergleichbarkeit mehrerer Locations oder die Zeit, die eine Umplanung braucht.

Tabelle horizontal scrollbar

Die behördliche Abnahme hängt nicht am Veranstalter, sondern am Bauwerk: Fliegende Bauten wie Bühnendächer, Tribünen und Zelte werden am Aufstellungsort der Bauaufsichtsbehörde angezeigt, die eine Gebrauchsabnahme verlangen kann (§ 76 Musterbauordnung, umgesetzt in den Landesbauordnungen). Details stehen unter Fliegender Bau und Veranstaltungsgenehmigung. Für Räume, die als Versammlungsstätte gelten, kommen Betreiberpflichten hinzu.

Wann eine Locationbesichtigung stattfindet

Der Termin ist kein einzelner. Üblich sind zwei bis drei Begehungen desselben Ortes mit unterschiedlichem Zweck und unterschiedlicher Besetzung.

• Erstbesichtigung vor der Anmietung. Mehrere Event-Locations werden nacheinander besichtigt und verglichen. Hier zählt die Eignung, nicht die vollständige Checkliste.
• Technische Begehung nach der Zusage. Sobald der Programmentwurf steht, geht die Veranstaltungstechnik mit. Erst jetzt lohnt das vollständige Aufmaß.
• Zweite Begehung kurz vor dem Aufbau. Bei langem Vorlauf ändern sich Dinge: Umbauten, eine Baustelle in der Zufahrt, geänderte Auflagen.
• Behördliche Ortsbegehung. Terminiert die Behörde, nicht der Veranstalter. Sie ersetzt keine der drei anderen Begehungen.

Bei kurzem Vorlauf oder weit entfernten Orten hilft eine Videobegehung mit dem Betreiber für die Vorauswahl. Maße liefert sie nicht, und die technische Begehung ersetzt sie nicht.

Wer mitgeht und wer welche Angabe verantwortet

Eine Besichtigung ist nur so gut wie die Menschen, die dabei sind. Wer ohne Schlüsselgewalt kommt, sieht keinen Technikraum und keinen Verteiler.

• Betreiber, Hausmeister oder Haustechnik. Schließt auf, kennt Absicherung, Sperrstunde und die Auflagen, die schon im Haus gelten.
• Veranstaltungstechnik. Beurteilt Hängepunkte, Anschlussleistung, Sichtachsen und die Aufbaufolge. Ohne sie bleibt die Machbarkeit eine Vermutung.
• Sicherheitsverantwortlicher oder Brandschutzbeauftragter. Bewertet Fluchtwege, Notausgänge und die Frage, ob die geplante Teilnehmerzahl zur Genehmigungslage passt.
• Caterer. Nur wenn Küche, Kühlung, Wasser oder Starkstrom gebraucht werden. Die Fläche interessiert hier mehr als das Menü.
• Veranstalter oder Auftraggeber. Entscheidet, priorisiert und unterschreibt am Ende den Mietvertrag.

Aus der Vermietung heraus gilt eine einfache Regel: Jedes Prüffeld braucht einen Namen. Wer die Anschlussleistung genannt hat, gehört ins Protokoll, weil davon Verteilerplan und Materialdisposition abhängen. Wie die Gewerke danach zusammenlaufen, steht unter Gewerkekoordination und On-Site Supervisor.

Was Sie vor dem Termin anfordern

Fordern Sie die Unterlagen an, bevor Sie hinfahren. Eine Besichtigung, die mit dem Abzeichnen des Grundrisses beginnt, verbraucht die Zeit, die für die Prüfung gedacht war.

• Grundriss mit Maßen, möglichst als Bestandsplan, nicht als Werbeskizze.
• Angaben zur Nutzlast von Boden, Decke und befahrbaren Flächen, samt Herkunft der Angabe.
• Strom- und Anschlussplan mit Lage der Verteiler und Absicherung.
• Hausordnung und Mietvertragsentwurf mit Zeitfenstern, Ruhezeiten und enthaltenen Leistungen.
• Bestehende Auflagen und Nachweise: Genehmigung, Brandschutzkonzept, Sanitärnachweis, Bestuhlungspläne.
• Bestandsverzeichnis der Ausstattung: welches Mobiliar, welche Technik, welche Reinigung enthalten ist.

Der Fragenkatalog aus diesen Unterlagen ist Ihre Checkliste für den Rundgang. Was der Betreiber vorab nicht liefert, notieren Sie als offene Frage und fragen vor Ort nach, statt es zu schätzen.

Wie läuft eine Locationbesichtigung ab?

Eine Locationbesichtigung läuft in sechs Schritten ab, von der Anforderung der Unterlagen bis zum bestätigten Protokoll. Die Checkliste folgt dabei der Aufbaufolge und nicht dem Grundriss, weil so die Wege in derselben Reihenfolge geprüft werden, in der später Material darüber geht.

1. Unterlagen anfordern und lesen. Grundriss, Nutzlast, Stromplan, Hausordnung, bestehende Auflagen.
2. Termin mit Schlüsselgewalt vereinbaren. Beteiligte festlegen, Programmentwurf und gewünschte Bestuhlung mitbringen.
3. Rundgang in Aufbaufolge. Zufahrt, Abladeplatz, Transportweg, Fläche, Nebenflächen, Sanitär, Fluchtwege.
4. Messen und fotografieren. Jedes Foto mit Referenzmaß, jede Abweichung zum Grundriss festhalten.
5. Offene Fragen mit dem Betreiber klären. Zeitfenster, Auflagen, enthaltene Leistungen, Ansprechpartner, Kosten.
6. Protokoll schreiben und bestätigen lassen. Danach entscheiden: zusagen, absagen oder zweite Begehung ansetzen.

Schritt 4 und Schritt 6 fallen im Alltag am häufigsten aus. Ohne sie bleibt eine schöne Erinnerung, aber keine Datengrundlage für Aufbau und Disposition.

Prüffelder: welche Angabe zählt und wer sie verbindlich macht

Die Checkliste zur Besichtigung sieht bei fast allen Ratgebern gleich aus. Die nützlichere Ordnung ist eine andere: nicht welches Thema, sondern welche Angabe daraus verbindlich wird und wer für sie steht. Die reine Standortkriterien-Aufstellung finden Sie bereits unter Pop-up Event und Roadshow Planung.

Tabelle horizontal scrollbar

Zwei Fragen kommen regelmäßig zu spät. Läuft am selben Tag eine weitere Veranstaltung im Haus, und teilen Sie dann Anlieferung, Aufzug und Parkplätze? Gibt es Lautstärkegrenzen, eine empfindliche Nachbarschaft oder eine Baustelle in der Zufahrt? Zur Erreichbarkeit für Gäste gehört auch die Anbindung an Bahn und Bus.

Zu den Kosten gehört mehr als der Mietpreis: Nebenkosten für Strom, Heizung und Reinigung, Kaution, Personal des Hauses, Zuschläge bei Verlängerung. Fragen Sie die Posten einzeln ab. Die fachliche Tiefe je Prüffeld steht in den Nachbarbegriffen: Bestuhlungsarten, Zufahrtsmanagement, Sanitärkonzept Veranstaltung, Fluchtwege, Brandschutz bei Veranstaltungen und Barrierefreiheit.

Messen statt fragen: was der Grundriss nicht zeigt

Sechs Maße entstehen nur vor Ort, weil der Grundriss den Rohbau zeigt und nicht das, was heute im Weg steht. Nehmen Sie ein Maßband oder einen Laserdistanzmesser mit und notieren Sie Zahlen statt Eindrücke.

• Nutzbare Türöffnung statt Rohbaumaß: Handlauf, Türblatt in Offenstellung und Bodenschiene verengen die Öffnung.
• Lichte Höhe an der niedrigsten Stelle des Weges: Unterzug, Sprinklerkopf, Lüftungskanal, Leuchte.
• Wendefläche vor dem Tor, nicht nur die Torbreite. Ein Fahrzeug, das hineinpasst, muss auch rangieren können.
• Aufzug mit drei Werten: Nutzlast, Kabinenlänge, Türhöhe. Podeste und Traversen scheitern meist an der Länge.
• Bodenzustand: Gefälle, Fugen, Schachtdeckel, lose Platten. Sie bestimmen, ob Bodenschutz nötig wird.
• Referenzmaß auf jedem Foto, etwa ein Zollstock. Ein Foto ohne Maßstab ist eine Erinnerung, keine Angabe.

Zwei Werte bleiben Sache der Unterlagen: die zulässige Flächenlast und die Punktlast unter Podesten und Traversen. Die bekommen Sie vom Eigentümer oder aus der Statik. Für Zufahrten nennt die DIN 14090 als Mindestmaß 3 m lichte Breite und 3,50 m lichte Höhe, ein Sattelzug braucht mehr. Bei empfindlichen Flächen gehört ein Bodenschutzkonzept dazu, dokumentiert mit dem Eigentümer vor dem Aufbau.

Das Besichtigungsprotokoll und was daraus entsteht

Ergebnis einer Locationbesichtigung ist eine datierte Bestandsaufnahme mit Fotos. Sie nennt Ort, Datum, Anwesende, jede erhobene Zahl mit ihrer Quelle, die offenen Fragen und die Auflagen, die schon gelten. Der Betreiber bestätigt sie, idealerweise als Anlage zum Mietvertrag.

Aus dem Protokoll speisen sich die nächsten Schritte ohne erneute Fahrt: der Site-Plan mit Wegen und Standorten, die Flächenplanung mit Zonen und Abständen, die Aufbauplanung mit Reihenfolge und Zeitfenster, die Abbauplanung mit Räumung und Endreinigung. Dort ist die Aufnahme der Fläche Schritt eins, hier ist sie das Thema.

Was das Protokoll nicht kann: Es ersetzt keine Statik, keine Genehmigung und keine Abnahme. Es hält fest, wer was gesagt hat, und wird damit zur Grundlage für die Risikobewertung und das Sicherheitskonzept. Eine Angabe ohne Namen und Datum ist im Streitfall wertlos.

Häufige Fragen

Verwandte Begriffe