Glossar
Was ist Eventlogistik?
Transport, Lagerung und Handling des Materials einer Veranstaltung, von der Bedarfsanalyse bis zum Abbau. Und die Frage, in welcher Reihenfolge alles auf die Fläche kommt.
Kurzfassung
Eventlogistik umfasst Transport, Lagerung und Handling des Materials einer Veranstaltung: von der Bedarfsanalyse über Anlieferung und Aufbau bis zum Abbau. Der Unterschied zur allgemeinen Logistik liegt im Termin. Eine Warenlieferung lässt sich verschieben, der Einlass einer Veranstaltung nicht. Absperrtechnik, Bodenschutz und Bühnenzubehör bilden dabei eine eigene Klasse, weil sie schwer und palettiert ankommen und vor allen anderen Gewerken auf der Fläche stehen müssen. Veranstaltungslogistik ist das deutsche Synonym.
01 — Definition
Was ist Eventlogistik?
Eventlogistik ist die Planung und Koordination aller Materialbewegungen einer Veranstaltung. Sie beginnt mit der Bedarfsanalyse: Was wird gebraucht, in welcher Menge, und wann muss es am Veranstaltungsort sein. Daraus entstehen drei Arbeitsblöcke.
- Transportmanagement. Anlieferung zum Veranstaltungsort, abgestimmt auf Zufahrtsmaße, Ladehöhe und Zeitfenster. Der günstigere Transport hilft nicht, wenn das Fahrzeug nicht an die Ladezone kommt.
- Lagerung. Ein Zwischenlager in Ortsnähe, sobald mehr angeliefert wird, als am selben Tag verbaut werden kann.
- Handling. Der Umschlag vor Ort: entladen, verteilen, aufbauen, abbauen, verladen.
Alle drei hängen an einem Ablaufplan mit Pufferzeiten für Aufbau und Abbau. Konzerte, Festivals, Messen und Konferenzen unterscheiden sich in der Größenordnung, nicht im Prinzip. Verbindend ist die fehlende zweite Chance: Was zum Einlass nicht steht, fehlt für die gesamte Veranstaltung.
02 — Abgrenzung
Event-, Veranstaltungs-, Messe- und Tourneelogistik
Die vier Begriffe werden häufig gleichgesetzt. Drei von ihnen bedeuten Verschiedenes.
| Begriff | Gegenstand | Praktische Besonderheit |
|---|---|---|
| Eventlogistik | Material für Live-Veranstaltungen an wechselnden Orten | Meist keine vorhandene Infrastruktur, alles kommt mit und geht wieder |
| Veranstaltungslogistik | dasselbe wie Eventlogistik | Deutsches Synonym ohne sachlichen Unterschied |
| Messelogistik | Standbau, Exponate und Standausstattung in Messehallen | Hallenordnung, gebuchte Anlieferslots, häufig ein vom Messeveranstalter benannter Spediteur für Kran- und Staplerarbeiten |
| Tourneelogistik | dasselbe Material über eine Folge von Spielorten | Packmaß und Beladereihenfolge bestimmen die Umbauzeit am nächsten Ort |
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Messelogistik ist damit ein Teilbereich mit eigener Hausordnung: Auf dem Festivalgelände disponiert der Veranstalter die Zufahrt, in der Messehalle gibt der Betreiber sie vor.
03 — Logistikgut
Das Logistikgut: Absperrtechnik, Bodenschutz, Bühnenzubehör
Fachtexte behandeln „Equipment“ meist als eine Masse. Für die Disposition ist das zu grob: Absperrtechnik, Bodenschutz und Bühnenzubehör verhalten sich in vier Punkten anders als Licht, Ton und Video.
Gewicht statt Volumen
Gitter und Bodenplatten wiegen viel bei kleinem Packmaß. Die Nutzlast des Fahrzeugs ist erreicht, lange bevor der Laderaum voll ist. Die Zahl der Fahrten ergibt sich aus der Tonnage.
Palettierte Stapelbarkeit
Das Material kommt in Stapeln oder auf Paletten. Das macht die Beladung planbar und setzt ein Flurförderzeug voraus. Ohne Stapler oder Hubwagen steht die Entladung, unabhängig von der Crewgröße.
Ladungssicherung
Schwere, kompakte Stapel brauchen Formschluss und ausreichende Zurrmittel. Als anerkannte Regel der Technik gilt die VDI-Richtlinienreihe 2700 „Ladungssicherung auf Straßenfahrzeugen“, die Berechnung der Zurrkräfte regelt DIN EN 12195-1.
Abhängigkeit vom Untergrund
Rasen, Pflaster, Sportbelag und befahrbare Decken haben verschiedene Grenzen. Dieses Material erreicht seinen Einbauort nur, wenn die Fläche das Fahrzeug trägt, das es bringt.
Genau dieses Material vermietet MOJO Rental: Bodenschutz für Fahrwege und Aufbauflächen, darunter schwerlasttaugliche Fahrplatten für Zufahrten und Kranstellflächen, Flurförderzeuge und Hebebühnen für das Materialhandling, Verkehrsleitsysteme für die Wegeführung auf dem Gelände und abschließbare Lagercontainer für die Zwischenlagerung.
MOJO Rental vermietet das Logistikgut, nicht die Logistikleistung. Fuhrpark, Speditionsauftrag und Zollabwicklung liegen beim Veranstalter oder bei einer Spedition. MOJO stellt das Material, das bewegt wird, und das Gerät, mit dem es bewegt wird.
04 — Aufbaureihenfolge
Die Aufbaureihenfolge als Abhängigkeitskette
Die Reihenfolge auf einer Aufbaufläche ist keine Frage der Zweckmäßigkeit. Jeder Schritt stellt die Voraussetzung für den nächsten her.
- Bodenschutz. Fahrwege, Ladezonen und Kranstellflächen zuerst. Ohne Lastverteilung beschädigt schweres Gerät die Fläche, und ein festgefahrenes Fahrzeug blockiert den Fahrweg für alle nachfolgenden.
- Geländesicherung und Wegeführung. Bauzaun, Absperrschranken und Leitkegel trennen Fahrgassen von Arbeitsflächen. Ab hier erkennt jedes Gewerk, wo gefahren und wo gearbeitet wird.
- Bühne und Tragwerk. Beides braucht die freie Fläche und den Kranzugang aus den ersten zwei Schritten.
- Technik. Licht, Ton und Video hängen an der Bühne und kommen erst danach.
- Crowd-Barrieren. Wellenbrecher und Bühnengitter zuletzt, kurz vor Einlass, weil sie sonst die Wege blockieren, über die das übrige Material läuft.
Der Abbau läuft invers: Barrieren zuerst, Bodenschutz zuletzt, weil die Fahrwege bis zum letzten Fahrzeug befahrbar bleiben müssen. Er ist auch der teuerste Zeitraum einer Produktion, weil Personal, Fahrzeuge und Location gleichzeitig gebunden sind, und gehört deshalb in den Zeitplan, bevor der Aufbau beginnt.
Diese Reihenfolge ist zugleich eine Sicherheitsfrage. Auf- und Abbau großer bühnentechnischer Einrichtungen sowie von Szenenflächen über 200 Quadratmeter leitet und beaufsichtigt nach den Versammlungsstättenverordnungen der Länder ein Verantwortlicher für Veranstaltungstechnik. Die einschlägigen Anforderungen führt die DGUV Information 215-310 „Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen“ praxisnah zusammen.
Zeitfenster, Ladezonen, Fahrwege und Equipment-Lager am Veranstaltungsort behandelt der Eintrag Back of House (BOH) ausführlich. Der Publikumsbereich mit den Barrieren aus Schritt 5 ist der Front of House (FOH). Dieselben Flächen tragen zeitversetzt Material und Menschen, weshalb Anreise und Besucherwege in dieselbe Flächenplanung gehören.
05 — Verantwortung
Wer die Eventlogistik verantwortet
Eventlogistiker ist die Bezeichnung für die Person, die diese Kette plant und im Betrieb durchsetzt: Bedarfsermittlung, Ladelisten, Zeitfenster, Disposition von Fahrzeugen und Personal, Koordination der Gewerke vor Ort. Ein geschützter Berufstitel ist das nicht. Je nach Produktion liegt die Aufgabe bei der Produktionsleitung, beim Site Manager oder bei einer eigenen Logistikverantwortung.
Zwei Punkte entscheiden, ob die Planung im Betrieb hält. Erstens eine benannte Zuständigkeit: Laufen Zufahrt, Zeitfenster und Aufbaureihenfolge bei einer Person zusammen, fällt beim Streit um dieselbe Fläche eine Entscheidung statt einer Diskussion. Zweitens eine Ersatzplanung vor dem ersten Fahrzeug: Ersatz-Equipment, eine zweite Zufahrt, definierte Eskalationswege. Wer erst im Aufbau improvisiert, zahlt für die Störung mehr, als der eingesparte Puffer gekostet hätte.
Zum Rückbau gehört die Entsorgung: Verpackungen und Abfall verlassen die Fläche im selben Zeitfenster wie das Material. Mietmaterial geht dabei zurück in den Umlauf.
FAQ
Häufige Fragen zur Eventlogistik
Eventlogistik umfasst Transport, Lagerung und Handling des Materials einer Veranstaltung: von der Bedarfsanalyse über Anlieferung und Aufbau bis zum Abbau. Veranstaltungslogistik bedeutet dasselbe.
Ein Eventlogistiker plant, welches Material wann am Veranstaltungsort sein muss, disponiert Fahrzeuge, Zeitfenster und Personal und koordiniert Entladung, Aufbau und Abbau mit den Gewerken. Die Bezeichnung ist kein geschützter Berufstitel.
Eventlogistik betrifft Live-Veranstaltungen an wechselnden Orten, oft ohne vorhandene Infrastruktur. Messelogistik findet in Messehallen unter der Hallenordnung des Betreibers statt, mit gebuchten Anlieferslots und häufig einem benannten Spediteur für Kran- und Staplerarbeiten.
Zuerst Bodenschutz für Fahrwege und Stellflächen, dann Geländesicherung und Wegeführung, dann Bühne und Tragwerk, dann Technik, zuletzt die Crowd-Barrieren kurz vor Einlass. Der Abbau läuft in umgekehrter Folge.
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Verwandte Begriffe im Glossar
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Quellen
Fachliche Grundlagen
- VDI-Richtlinienreihe 2700 „Ladungssicherung auf Straßenfahrzeugen“, Verein Deutscher Ingenieure. Sie gilt als anerkannte Regel der Technik und ist rechtlich nicht zwingend.
- DIN EN 12195-1 „Ladungssicherungseinrichtungen auf Straßenfahrzeugen, Sicherheit, Teil 1: Berechnung von Zurrkräften“.
- Versammlungsstättenverordnungen der Länder, dort die Regelungen zum Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik beim Auf- und Abbau großer bühnentechnischer Einrichtungen und von Szenenflächen. Verbindlich ist jeweils die Verordnung des Bundeslandes.
- DGUV Information 215-310 „Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen“, Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung.
- Praxiseinordnung: MOJO Rental GmbH als Vermieter von Absperrtechnik, Bodenschutz, Flurförderzeugen und mobilen Raumsystemen für Veranstaltungen.
