Beschaffungsprozess Event

Was ist der Beschaffungsprozess bei einem Event?

Der Beschaffungsprozess bei einem Event ist die geordnete Folge aller Schritte, mit der ein Veranstalter die benötigten Leistungen und Mietgegenstände beschafft. Er beginnt mit der Bedarfsermittlung und endet nach dem Abbau mit der Rückgabe und der Bewertung der Lieferanten. Das Zielbild lautet: die richtige Leistung, in der richtigen Menge und Qualität, zum richtigen Zeitpunkt, am richtigen Ort, zu vertretbaren Kosten.

Die Bezeichnung ist doppeldeutig. Wer sie im Netz sucht, landet häufig bei Fachmessen und Kongressen, die sich an Einkäufer richten. Hier geht es um das Gegenteil: um die Beschaffung von Infrastruktur, Technik und Dienstleistungen für eine Veranstaltung. Wie dieser Ablauf in die übrige Planung greift, zeigen die verwandten Einträge im MOJO Glossar.

Übersetzt auf eine Produktion heißt das Zielbild:

• Richtige Leistung: ein Sanitärcontainer mit Frischwasseranschluss, kein einzelnes Kabinen-WC
• Richtige Menge: abgeleitet aus der Besucherkapazität, nicht aus einem Erfahrungswert vom letzten Jahr
• Richtiger Zeitpunkt: angeliefert im Aufbaufenster, nicht am Vortag der Show
• Richtiger Ort: an der Position aus dem Flächenplan, anfahrbar für den Lkw
• Vertretbare Kosten: gerechnet inklusive Anlieferung, Aufbau, Service im Betrieb und Rückholung

Der Unterschied zum Beschaffungsprozess eines Industriebetriebs liegt in zwei Punkten. Der Veranstaltungstermin ist nicht verschiebbar, und mietbare Veranstaltungsinfrastruktur ersetzt den Kauf ins Anlagevermögen. Beides verändert die Kette an ihren beiden Enden.

Beschaffung, Einkauf und Vergabe: die Abgrenzung

Beschaffung umfasst die gesamte Versorgung einer Veranstaltung mit Leistungen und Gütern, samt Marktbeobachtung, Lieferantenauswahl und Vertragsgestaltung. Der Einkauf ist der operative Teilabschnitt darin: Er holt Angebote ein, verhandelt Konditionen und löst die Bestellung aus. Die Vergabe bezeichnet die Entscheidung selbst, also den Zuschlag an einen Anbieter.

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In kleinen Produktionen liegt beides bei derselben Person. Die Trennung bleibt trotzdem nützlich: Wer beim dritten Festival derselben Reihe wieder bei null anfragt, verschenkt die Konditionen, die ein Rahmenvertrag gebracht hätte. Digitale Beschaffungsprozesse und E-Procurement-Systeme setzen an diesem Punkt an, indem sie Anfragen, Angebote und Bestellungen an einer Stelle sammeln. Den Mangel einer unklaren Bedarfsermittlung heilt allerdings kein System.

Wie läuft der Beschaffungsprozess einer Veranstaltung ab?

Der Beschaffungsprozess einer Veranstaltung läuft in acht Phasen ab. Sie folgen aufeinander, greifen aber zurück, sobald sich Programm oder Besucherzahl ändern. Angebotseinholung und Angebotsvergleich sind mit Eventausschreibung und Zuschlagskriterien auf eigenen Seiten ausgeführt; hier stehen sie als Glied der Kette.

1. Bedarfsermittlung. Aus Programm, Besucherkapazität und Flächenplan entsteht die Liste dessen, was gebraucht wird. Ergebnis ist ein Lastenheft, das Mengen, Maße, Qualitäten und Termine festhält.
2. Lieferantensuche. Der Markt wird gesichtet: bestehende Partner, Erfahrungen aus früheren Produktionen, neue Anbieter für Sonderpositionen. Die Verfügbarkeit am Termin wiegt hier schwerer als der Preis.
3. Angebotseinholung. Die Anfrage geht als Eventausschreibung an mehrere Anbieter, sinnvollerweise nach Gewerken in Lose geteilt.
4. Angebotsvergleich. Die Angebote werden auf eine vergleichbare Basis gebracht und nach gewichteten Zuschlagskriterien bewertet.
5. Vertragsverhandlung. Preis, Leistungsumfang, Ausfallregelung, Stornostufen und Haftung werden festgelegt. Bei Mietleistungen gehören Auf- und Abbau in denselben Vertrag.
6. Beauftragung. Die Bestellung geht verbindlich heraus, mit Bezug auf das Lastenheft. Erst jetzt ist das Material am Termin wirklich reserviert.
7. Anlieferung und Abnahme. Die Leistung kommt auf die Fläche, wird gegen die Bestellung geprüft und protokolliert. An dieser Stelle steht im Handel der Wareneingang.
8. Rückgabe, Rechnung, Bewertung. Nach dem Abbau geht der Mietgegenstand zurück, der Zustand wird protokolliert, dann folgen Rechnungsprüfung, Zahlung und die Bewertung des Lieferanten.

Wer diese Kette einmal vollständig führt, erkennt am Ende der Produktion, welche Position beim nächsten Mal früher starten muss. Genau dafür ist die achte Phase da.

Bedarfsermittlung: woher Menge und Art kommen

Der Bedarf an Eventinfrastruktur wird aus Besucherkapazität, Flächenplan und Betriebsdauer abgeleitet, nicht aus einem Lagerbestand. Den Auslöser des industriellen Beschaffungsprozesses, den unterschrittenen Meldebestand, gibt es hier nicht. Jede Produktion beginnt bei null und rechnet ihren Bedarf aus dem Konzept neu.

Die Beschaffungslehre staffelt den Bedarf in drei Stufen. Auf eine Produktion übertragen:

• Primärbedarf: was das Konzept unmittelbar verlangt, etwa Bühne, Tribüne, Sanitäranhänger und Sanitärcontainer
• Sekundärbedarf: was der Primärbedarf nach sich zieht, etwa Lastverteilung unter der Tribüne, Stromverteilung, Ballast gegen Windlast
• Tertiärbedarf: Verbrauchsgüter und Kleinteile, die im Betrieb aufgebraucht werden, vom Verbrauchsmaterial der Sanitäreinheiten bis zum Befestigungsmaterial

Der Sekundärbedarf ist die Stelle, an der Beschaffungslisten regelmäßig unvollständig bleiben. Die Tribüne steht in der Anfrage, die Bodenabdeckungen für Fahrwege und Aufbauflächen darunter fehlen, und die Position taucht erst im Aufbau wieder auf, wenn kein Anbieter mehr liefern kann. Flächenplanung und Besucherkapazität liefern die Zahlen, aus denen sich beides ableiten lässt.

Warum der Veranstaltungstermin den Prozess bestimmt

Weil der Veranstaltungstermin nicht verschiebbar ist, wirkt die Vorlaufzeit als harte Nebenbedingung und nicht als Verhandlungsgröße. Im Handel lässt sich eine späte Lieferung nachholen. Auf einer Veranstaltung fällt eine Position, die am Aufbautag fehlt, ersatzlos aus; der Beschaffungsprozess wird deshalb rückwärts vom Termin geplant.

Drei Größen entstehen daraus, die der klassische Beschaffungsprozess nicht kennt:

• Reservierungsfenster: Der Anbieter hält Material für einen begrenzten Zeitraum zurück, bevor die Bestellung verbindlich wird.
• Optionsfrist: Bis zu diesem Datum lässt sich die Reservierung ohne Kosten auflösen. Danach greifen die vereinbarten Stornostufen.
• Verfügbarkeitszusage: Sie bindet den Anbieter an den Termin und wiegt in der Freiluftsaison schwerer als ein Preisnachlass.

Positionen mit langem Vorlauf, etwa Raumcontainer und Produktionstrailer, müssen früher entschieden werden als Verbrauchsmaterial. In der Freiluftsaison konkurrieren zudem mehrere Produktionen um denselben Fuhrpark. Wer die Aufbauplanung erst nach der Vergabe rechnet, erfährt zu spät, dass die Anlieferung nicht in das Zeitfenster passt.

Beschaffungsarten: einzeln, auf Vorrat oder termingenau

Die Beschaffungslehre unterscheidet Einzelbeschaffung im Bedarfsfall, Vorratsbeschaffung und fertigungssynchrone Anlieferung. Auf Veranstaltungen bilden sich diese Formen als Einzelvergabe je Produktion, Rahmenvertrag über eine Saison und termingenaue Anlieferung ins Aufbaufenster ab. Welche Form trägt, hängt davon ab, wie oft sich dieselbe Position wiederholt.

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Ein Zwischenlager auf der Fläche ist selten verfügbar. Deshalb ist die termingenaue Anlieferung auf Veranstaltungen der Normalfall und keine Ausbaustufe für Fortgeschrittene. Der Beschaffungsprozess bleibt in allen drei Formen derselbe; die Beschaffungsart verschiebt nur, wie früh und wie oft er durchlaufen wird. Die Eventlogistik hält dafür die Zeitfenster, die Gewerkekoordination die Reihenfolge auf der Fläche.

Miete statt Kauf: was das am Prozessende ändert

Bei Eventinfrastruktur endet der Beschaffungsprozess nicht mit Zahlung und Wareneingang. Weil die Ausstattung gemietet ist, hat der Prozess zwei Enden: Anlieferung mit Aufbau am Anfang, Abbau mit Rückgabe und Zustandsprotokoll am Schluss. Erst wenn der Mietgegenstand angenommen zurück ist, ist die Position abgeschlossen.

Der Vertragstyp folgt daraus. Für die Überlassung von Material gilt Mietrecht: Nach § 535 BGB gewährt der Vermieter dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit und hat sie in vertragsgemäßem Zustand zu überlassen und zu erhalten. Kommt ein geschuldeter Erfolg hinzu, etwa der fertig aufgebaute Tribünenblock, tragen dieselben Verträge werkvertragliche Züge nach § 631 BGB, wonach der Unternehmer die Herstellung des versprochenen Werkes schuldet. In der Praxis entstehen gemischte Verträge. Die Einordnung entscheidet der Einzelfall, nicht die Überschrift des Angebots.

Auch die Rechnungsprüfung verschiebt sich. Der im Einkauf übliche Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang lässt sich bei Mietleistungen nicht eins zu eins übertragen, weil ein Lagerzugang fehlt. An die Stelle des Wareneingangs treten Belege von der Fläche:

• Lieferschein und Aufbauprotokoll mit Datum, Uhrzeit und Position auf dem Gelände
• Abnahmeprotokoll nach dem Aufbau, mit festgehaltenen Mängeln und Nachforderungen
• Rückgabeprotokoll nach dem Abbau, das den Zustand dokumentiert und Schadensforderungen begrenzt
• Nachweise über Zusatzleistungen im Betrieb, etwa Service, Reinigung oder Havariedienst

Diese vier Belege sind die Grundlage der Rechnungsprüfung und der Zahlung. Fehlt das Rückgabeprotokoll, steht die Zahlung gegen eine unbelegte Schadensposition, und die Klärung fällt in eine Zeit, in der die Produktion längst abgereist ist. Die Abbauplanung gehört deshalb in den Beschaffungsvorgang und nicht in eine getrennte Restliste.

Lieferantenbewertung und Prozesskennzahlen nach der Veranstaltung

Nach der Veranstaltung entscheidet sich, ob der Beschaffungsprozess beim nächsten Mal schneller läuft. Die Bewertung der Lieferanten und einige wenige Prozesskennzahlen halten fest, was getragen hat. Ohne diesen Schritt beginnt jede Produktion wieder bei der Marktrecherche und wiederholt dieselben Fehler.

Vier Kennzahlen reichen für den Anfang:

• Liefertermintreue: Anteil der Positionen, die im vereinbarten Zeitfenster auf der Fläche standen
• Durchlaufzeit: Zeit von der Bedarfsmeldung bis zur verbindlichen Bestellung, getrennt je Gewerk
• Nachtragsquote: Anteil der Aufträge, bei denen nach dem Zuschlag noch Leistung ergänzt wurde
• Mängel bei der Abnahme: Zahl und Schwere der protokollierten Punkte je Lieferant

Die Nachtragsquote zeigt am deutlichsten, ob die Bedarfsermittlung trägt. Steigt sie über mehrere Produktionen, war das Lastenheft zu grob und nicht der Lieferant zu teuer. Wie sich solche Kennzahlen in die übrige Erfolgsmessung einfügen, steht unter Event KPI.

Nachhaltige Beschaffung gehört in dieselbe Bewertung. Mehrweg statt Einweg, Anfahrtswege der Anbieter, Energiebedarf der gemieteten Einheiten: Wer diese Kriterien erst in der Wertung aufruft, hat sie im Lastenheft bereits verschenkt, denn gefordert werden kann nur, was ausgeschrieben war. Der Zusammenhang steht unter Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen.

Häufige Fragen

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