Tourlogistik: Material, Fahrzeuge und Zeitfenster einer Tournee

Was ist Tourlogistik?

Tourlogistik ist die Planung und Steuerung aller Transporte, Ladeeinheiten und Zeitfenster, mit denen dasselbe Veranstaltungsmaterial eine Folge von Spielorten durchläuft. Sie beginnt beim Packmaß im Lager und endet mit der Rückführung nach der letzten Station. Jeder Halt umfasst Anlieferung, Aufbau, Abbau und Weiterfahrt zum nächsten Standort.

Im Sprachgebrauch der Branche heißt dasselbe auch Tourneelogistik. Der Unterschied zur ortsfesten Eventlogistik liegt in der Wiederholung: Eine einzelne Veranstaltung baut einmal auf und einmal ab, eine Tour wiederholt beides an jeder Station, mit derselben Ausrüstung und meist demselben Team.

Damit verschiebt sich der Planungsschwerpunkt. Nicht der einzelne Aufbau entscheidet über den Ablauf, sondern die Übergabe zwischen zwei Stationen. Wie die Stationskette selbst getaktet wird, steht unter Roadshow Planung; die angrenzenden Begriffe finden Sie im MOJO-Glossar.

Tourlogistik und Tourenplanung: der Unterschied

Tourenplanung stammt aus der Distributionslogistik und sucht die günstigste Reihenfolge von Lieferstopps. Tourlogistik plant den Kreislauf einer einzigen Ladung: Sie wird an jedem Halt vollständig entladen, aufgebaut, betrieben, abgebaut und wieder verladen. Die Verwechslung ist verbreitet, weil beide Begriffe von Routen sprechen.

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Aus der letzten Zeile folgt der Rest. Wer eine Tour plant, plant jede Fahrt zweimal: hin mit Aufbaulogik, zurück mit Abbaulogik.

Was gehört zur Tourlogistik?

Zur Tourlogistik gehören alle Entscheidungen, die zwischen zwei Spielorten getroffen werden müssen, bevor der erste Lkw rollt. Sie betreffen Ladeeinheiten, Fahrzeuge, Personal und Formalitäten, nicht das Bühnenbild. Sieben Felder decken den Kern ab:

• Ladeeinheiten und Packmaß: welches Gestell, welche Case-Größe, welche Palette je Position
• Fahrzeugdisposition: Anzahl, Nutzlast, Aufbauart und Ladehilfsmittel am Fahrzeug
• Zeitfenster: Anlieferfenster der Halle, Load-in-Slot und späteste Abfahrt zur Folgestation
• Fahrpersonal: Lenk- und Ruhezeiten, Fahrerwechsel, Übernachtung zwischen zwei Stationen
• Zufahrt und Untergrund am jeweiligen Veranstaltungsort
• Grenzformalitäten bei Stationen außerhalb der EU
• Rückführung: Reinigung, Prüfung und Einlagerung nach der letzten Station

Nutzlast, Lademeter und Packmaß

Wie viele Fahrten eine Tour braucht, ergibt sich bei Veranstaltungsmaterial meist aus dem Gewicht, nicht aus dem Volumen. Ein Sattelzug darf in Deutschland 40 Tonnen zulässiges Gesamtgewicht führen (§ 34 Abs. 6 StVZO); je nach Leergewicht von Zugmaschine und Auflieger bleiben davon rund 24 Tonnen Nutzlast. Ein Standardauflieger bietet dafür 13,6 Lademeter.

Beide Grenzen greifen unterschiedlich. Bodenplatten, Podeste und Absperrgitter stapeln flach und schöpfen die Tonnage aus, lange bevor die Ladefläche voll ist. Leichte, sperrige Ware wie Planen, Banner oder Möbel erreicht zuerst die Lademeter. Wer beides mischt, gewinnt Fahrten zurück. Deshalb steht am Anfang jeder Tourplanung eine Liste mit Gewicht und Packmaß je Position, nicht eine Stückzahl. Mietmaterial reist bei MOJO Rental in genormten Transportgestellen und Ladeeinheiten, damit sich das Packmaß an jeder Station wiederholt und die Ladeliste nicht neu gerechnet werden muss.

Die Beladereihenfolge bestimmt die Umbauzeit

Die Beladereihenfolge folgt der Aufbaureihenfolge am nächsten Spielort, nicht der Packdichte im Laderaum. Was dort zuerst gebraucht wird, steht am Ladungsende und verlässt den Auflieger als Erstes. Jede Abweichung kostet Umschlagfläche und Zeit, weil das Team Ladung ausräumt, um an die erste Position zu kommen.

1. Aufbaureihenfolge am Zielort festlegen: Bodenschutz und Fahrwege, dann Tragwerk, dann Ausstattung
2. Diese Reihenfolge umdrehen. Was zuerst heraus muss, wird zuletzt geladen
3. Ladeeinheiten der Reihenfolge zuordnen und je Fahrzeug bündeln, statt sie über drei Auflieger zu verteilen
4. Ladungssicherung nach VDI 2700 prüfen, denn eine sortenreine Ladung sichert sich leichter als eine gemischte
5. Je Fahrzeug eine Ladeliste schreiben, die am Zielort als Entladeliste gilt

Damit hängt die Abbauplanung einer Station direkt an der Aufbauplanung der nächsten. Bei mehreren Fahrzeugen kommt die Ankunftsreihenfolge hinzu: Der Auflieger mit dem Bodenschutz muss vor dem mit dem Tragwerk an der Rampe stehen.

Zeitfenster, Lenkzeiten und Fahrverbote

Die Terminkette einer Tour begrenzen nicht die Kilometer, sondern die Uhr: Lenk- und Ruhezeiten des Fahrers, gesetzliche Fahrverbote und das Anlieferfenster des Veranstaltungsortes. Wer nur die reine Fahrzeit rechnet, plant Ankünfte, die kein Fahrzeug legal einhält. Die harten Werte:

• Tageslenkzeit: höchstens 9 Stunden, zweimal je Woche 10 Stunden; Wochenlenkzeit höchstens 56 Stunden, Doppelwoche höchstens 90 Stunden (VO (EG) Nr. 561/2006)
• Fahrtunterbrechung: nach spätestens 4,5 Stunden Lenkzeit 45 Minuten, teilbar in 15 und danach 30 Minuten
• Tägliche Ruhezeit: 11 Stunden, zwischen zwei Wochenruhezeiten höchstens dreimal auf 9 Stunden verkürzbar
• Sonn- und Feiertagsfahrverbot: Lkw über 7,5 Tonnen sowie Lkw mit Anhänger von 0 bis 22 Uhr (§ 30 Abs. 3 StVO)
• Ferienreiseverordnung: samstags vom 1. Juli bis 31. August von 7 bis 20 Uhr auf bestimmten Autobahn- und Bundesstraßenabschnitten

Ausnahmen erteilt die Straßenverkehrsbehörde einzeln nach § 46 StVO. Ein Plan darf erst darauf bauen, wenn die Genehmigung vorliegt. Die Tourleitung führt diese Uhr gegen den Spielplan und meldet die Ankunftszeiten an die Gewerkekoordination vor Ort.

Zufahrt und Untergrund am Spielort

Ob ein Sattelzug die Ladung bis an die Fläche bringt, entscheidet der Boden vor der Halle, nicht die Route dorthin. Rangierradius, Traglast der Anlieferfläche und die letzten Meter vom Fahrzeug zum Aufbauort bestimmen, ob das Team direkt entlädt oder auf kleinere Fahrzeuge umschlägt. Diese Prüfung fehlt in den meisten Tourunterlagen.

• Rangier- und Wendefläche für ein Sattelkraftfahrzeug von bis zu 16,5 Metern Länge (§ 32 Abs. 4 StVZO)
• Traglast von Rasen, Pflaster oder Tiefgaragendecke entlang der Fahrspur, siehe Flächenlast
• Höhe und Breite von Toren, Unterführungen und Rampen auf den letzten Kilometern
• Abstand zwischen Ladekante und Aufbauort, weil er die Umschlagzeit je Station bestimmt

Auf weichem oder empfindlichem Untergrund fährt der Lkw auf Material, das er selbst geliefert hat: befahrbare Fahrplatten werden an jeder Station verlegt und wieder mitgenommen. Sie gehören damit in dieselbe Ladeliste wie das Tragwerk. Grundlagen dazu stehen im Bodenschutzkonzept und im Zufahrtsmanagement.

Puffer, Redundanz und Auslandsstationen

Unterwegs lässt sich kaum etwas kurzfristig beschaffen. Deshalb reist mit, was an einer Station ausfallen kann. Diese Redundanz kostet Ladefläche und bleibt trotzdem günstiger als eine Nachlieferung zwischen zwei Spielorten, denn eine Tour ohne Reservetag hat keinen anderen Puffer.

• Verbindungsmittel, Verschleißteile und einzelne Ersatzelemente je Gewerk
• Werkzeug und Hebehilfen, weil nicht jede Halle sie stellt
• Autarke Versorgung für Crewräume, siehe Mobile Infrastruktur

Führt die Tour in ein Drittland, braucht die Ausrüstung ein Carnet ATA. Das Zolldokument für die vorübergehende Verwendung stellen in Deutschland die Industrie- und Handelskammern aus, es gilt zwölf Monate und listet jede Position einzeln, was die Packliste zum Zollpapier macht. Seit dem EU-Austritt des Vereinigten Königreichs gilt das auch für Stationen in Großbritannien. Empfindliche Güter brauchen eine eigene Zeile: Instrumente, Displays und Akkus vertragen Frost und Kondenswasser schlecht und gehören nicht in denselben unbeheizten Auflieger wie Bodenplatten. Räume, die an jeder Station gleich eingerichtet sein müssen, reisen als Production-Trailer mit.

Transportemissionen einer Tour

Der größte Hebel bei den Transportemissionen ist die Zahl der Fahrten, nicht der Kraftstoff. Eine dichter gepackte Ladung, vermiedene Leerfahrten und Verbrauchsmaterial, das regional am Spielort eingekauft wird, senken die gefahrenen Tonnenkilometer, und die sind die Bezugsgröße jeder Transportbilanz. Wie sich das erfassen und ausweisen lässt, steht unter CO2-Fußabdruck bei Veranstaltungen.

Häufige Fragen

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