Eine Mitgliederversammlung bzw. Jahresversammlung (ALV) ist selten „nur“ ein formaler Termin – sie ist ein Moment, in dem Struktur, Professionalität und Vertrauen sichtbar werden. Und wenn direkt im Anschluss ein Jubiläumsempfang zum 25-jährigen Dienstjubiläum eines Direktors stattfindet, muss die Atmosphäre zusätzlich warm, persönlich und feierlich sein.
Genau diese Kombination stand am Donnerstag, 27. November 2025 bei VEBIDAK in Nieuwegein auf dem Programm: tagsüber eine klar organisierte ALV – danach ein Empfang mit Gästen, Gesprächen und einem Setting, das eher nach Eventlocation als nach Firmengelände wirkt.
Aus einer Anfrage der Firma TECTUM heraus entwickelte MOJO Rental ein Konzept, das die komplette facilitäre Umsetzung abbildet – innen und außen. Denn das Event sollte nicht nur im Gebäude stattfinden, sondern auch auf der angrenzenden Außenfläche. Und diese Außenfläche war vor allem eines: ein Parkplatz.
Projekt in Kürze
Eckdaten
| Parameter | Details |
|---|---|
| Event | ALV (Jahres-/Mitgliederversammlung) & Jubiläumsempfang (25 Jahre Direktor) |
| Datum | Donnerstag, 27. November 2025 |
| Location | Groningenhaven 4, Nieuwegein |
| Teilnehmer | 135 Gäste |
| Projektsetting | Indoor + Outdoor (Außenfläche neben dem Gebäude) |
| Anfrage / Auftrag | Über TECTUM: komplette facility-orientierte Umsetzung inkl. Aufbauplanung |
| MOJO Rental Rolle | All Areas – Ausstattung, Raumstruktur, Look & Feel, operative Umsetzung |
Wichtigste Fakten (Key Facts)
| Element | Umfang |
|---|---|
| Teppichfliesen | 170 |
| Stühle (VOLT) | 140 |
| Barhocker | 80 |
| Pipe & Drape | 80 Meter |
| Aluhalle | 10 × 15 Meter |
Warum dieses Projekt besonders ist
- Neue Auftragsart: ein Setup, das so in dieser Form bisher nicht umgesetzt wurde.
- Location „erschaffen“: ein Parkplatz wird zur vollwertigen, beheizten Eventfläche.
- Zwei Formate an einem Tag: erst Business (ALV), dann Feier (Jubiläumsempfang).
- Hohe Qualitätsanforderungen trotz kurzer Umsetzungszeit.
- Bauliche Präzision: die Aluhalle sollte so dicht wie möglich an das Gebäude anschließen.
Zielsetzung
Der Kundenwunsch war klar: „klar, hochwertig, aber gemütlich“. Die Umgebung sollte professionell und aufgeräumt wirken, gleichzeitig aber warm, einladend und passend für einen Jubiläumsempfang sein. Zusätzlich sollte der Kunde operativ maximal entlastet werden – vom Konzept bis zur Umsetzung.
Was „Entlastung“ in diesem Projekt konkret bedeutete
- Konzeption und Planung für Innen- und Außenflächen (inkl. Übergänge und Besucherlogik)
- Materialauswahl passend zur Nutzung: Versammlung vs. Empfang
- Klärung der Schnittstelle zwischen MOJO Rental und Catering (Rollen, Übergaben, Verantwortlichkeiten)
- Komfort-/Funktionsanforderungen: Beheizung, „Innenraumgefühl“, Nutzbarkeit im November
- Umsetzung unter Zeitdruck bei gleichzeitig hohem Qualitätsanspruch
Projektüberblick
Ausgehend von der Anfrage entwickelte MOJO Rental ein durchgängiges Konzept, das die gesamte facility-orientierte Aufbau- und Ausstattungslogik abdeckt. Entscheidend war dabei die Frage: Wie wird aus einem Firmengelände mit angrenzendem Parkplatz eine Location, die sowohl eine formale Versammlung als auch einen feierlichen Empfang trägt?
Die Lösung bestand darin, die Außenfläche nicht „provisorisch“ zu bespielen, sondern als vollwertige Eventfläche zu definieren: Aluhalle als Raumkörper, Teppich als wertiges Fundament, Mobiliar für Funktion und Komfort und Pipe & Drape für Struktur und saubere Optik.
Von Anfang an zentral: die Positionierung der Aluhalle
Eine der wichtigsten Anforderungen war, die Aluhalle so nah wie möglich an das Gebäude zu bringen. Das verbessert den Besucherfluss, reduziert Wärmeverluste und lässt Innen- und Außenbereich wie „aus einem Guss“ wirken – statt wie zwei getrennte Welten.
Herausforderungen
1) Ein Projekt „neu denken“: vom Parkplatz zur Eventfläche
Die Aufgabe war in dieser Form neu: Es ging nicht darum, eine fertige Eventlocation auszustatten, sondern eine Eventlocation zu bauen. Das erfordert ein anderes Setup-Denken – von Flächenwirkung über Materialfluss bis hin zu Komfortfaktoren wie Wärme und Aufenthaltsqualität.
2) November-Realität: beheizt, geschützt und trotzdem einladend
Im Spätherbst ist eine Außenfläche ohne Struktur keine echte Option. Die Herausforderung bestand darin, eine geschlossene, warme und funktionale Umgebung zu schaffen. Dafür sind nicht nur Zelt und Heizung entscheidend, sondern auch das „Innenraumgefühl“ durch Boden, Struktur, Zonen und Möblierung.
3) Zeitdruck + Qualitätsanspruch
In der verfügbaren Zeit musste ein Ergebnis stehen, das nach „fertig“ aussieht: saubere Linien, ordentliche Übergänge, kein Improvisationscharakter. Gleichzeitig musste der Wechsel von ALV zu Empfang ohne Chaos möglich sein.
4) Präzise Anbindung der Aluhalle an das Gebäude
Das Ziel war maximale Dichtheit, damit Wärme im Raum bleibt und die Übergänge logisch funktionieren. Dafür waren mehrere Vor-Ort-Abstimmungen und eine genaue Planung der Aufstellfläche notwendig.
Lösung durch MOJO Rental
MOJO Rental setzte das Projekt entlang einer klaren, praxisbewährten Reihenfolge um: Scope klären, Look & Feel definieren, bauliche Umsetzung absichern. So blieb das Projekt auch unter Zeitdruck steuerbar – und die Qualität sichtbar.
1) Verantwortlichkeiten und Übergaben definieren
In mehreren Gesprächen mit dem Auftraggeber wurde präzise festgelegt, wo die Leistung von MOJO Rental beginnt und endet – und ab wann der Caterer übernimmt. Diese Klärung verhindert Reibungspunkte bei Theke/Bar, Möblierung, Wegen und Abläufen.
2) Optik und Atmosphäre festziehen
Anschließend wurde gemeinsam erarbeitet, welcher Look zur ALV passt und abends in einen Empfang übergehen kann: aufgeräumt und hochwertig, aber nicht kühl. Die Lösung kombinierte klare Struktur mit warmer Wirkung:
- Teppichfliesen für Wertigkeit und „Innenraumgefühl“
- VOLT-Stühle für die Versammlung
- Barhocker und Barlogik für den Empfang
- Pipe & Drape zur Raumstrukturierung und optischen Aufwertung
3) Dichtheit und Effizienz: Abstimmung mit dem Hallenlieferanten
Um die Halle möglichst dicht ans Gebäude zu setzen („nicht für die Außenwelt heizen“), gab es mehrere Termine vor Ort. Ziel: maximale Raumqualität, stabile Übergänge und minimierte Wärmeverluste.
Umsetzung im Detail: So wurde aus Fläche eine Location
Die Umsetzung folgte dem Prinzip: erst die Hülle, dann der Boden, dann die Struktur, dann die Atmosphäre. So entsteht schnell ein fertiger Eindruck – auch wenn im Hintergrund noch gearbeitet wird.
Aluhalle als Herzstück
Die Aluhalle (10 × 15 m) war das räumliche Fundament der Außenfläche. Durch die möglichst enge Positionierung am Gebäude entstand eine zusammenhängende Eventlogik – inkl. besserem Wärmehaushalt und klareren Wegen.
Boden & Wirkung: 170 Teppichfliesen
Mit 170 Teppichfliesen wurde die Fläche sofort aufgewertet: optisch ruhiger, hochwertiger und deutlich „Innenraum“-ähnlicher. Gerade auf Parkflächen ist der Boden der wichtigste Hebel, um Wertigkeit herzustellen.
ALV: klare Sitzlogik
Für die Versammlung wurde ein strukturiertes Bestuhlungssetup aufgebaut. Die 140 VOLT-Stühle sorgten für ein professionelles, einheitliches Bild und eine praktische Nutzbarkeit.
Jubiläumsempfang: Barhocker, Gespräche, Dynamik
Für den Empfang am Nachmittag/Abend braucht es Beweglichkeit und Gesprächszonen. Mit 80 Barhockern und einer passenden Bar-/Thekenlogik (in Abstimmung mit dem Catering) entstand ein Setting für Empfang, Austausch und Toasts.
Pipe & Drape: Struktur und saubere Kanten
80 Meter Pipe & Drape wurden eingesetzt, um Bereiche zu gliedern, Sichtachsen zu beruhigen und der Location einen hochwertigen Rahmen zu geben. Gerade bei temporären Flächen sind saubere Kanten entscheidend, damit nichts improvisiert wirkt.
Leistungsumfang in Zahlen
Materialübersicht
| Bereich | Material | Umfang |
|---|---|---|
| Raum/Fläche | Aluhalle | 10 × 15 m |
| Boden | Teppichfliesen | 170 |
| ALV | Stühle (VOLT) | 140 |
| Empfang | Barhocker | 80 |
| Struktur/Optik | Pipe & Drape | 80 m |
Was dieses Setup im Betrieb ermöglicht
- Schneller Wechsel von Versammlung zu Empfang ohne Umbau-Chaos
- Wertiger Raumeindruck trotz temporärer Location
- Klare Zonen für Meeting, Empfang, Gespräche und Service
- Komfort durch geschützte, beheizbare Außenfläche
Logistik & Projektmanagement
Ein Projekt wie dieses steht und fällt mit der Logistik: Material muss kompakt geplant, schnell verarbeitet und sauber aufgebaut werden – besonders dann, wenn keine klassische Eventlocation vorhanden ist.
Logistische Eckpunkte
- 1,5 Trailer Material in sehr kurzer Zeit verarbeitet
- 8 Personen vor Ort, später zusätzliche Unterstützung zur Fertigstellung
- Aufgabenverteilung nach Bereichen: Hülle/Fläche, Innenausbau, Struktur/Feinschliff
Warum Kommunikation hier entscheidend war
Weil die Schnittstelle zwischen MOJO Rental und Catering zentral war, wurde frühzeitig und mehrfach abgestimmt: Wer stellt welche Bereiche? Wer übernimmt welche Aufbauten? Welche Übergaben gibt es? Diese Klarheit sorgt dafür, dass unter Zeitdruck keine Doppelarbeit entsteht und die Qualität am Ende sichtbar bleibt.
Zusammenarbeit
Das Projekt wurde in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber umgesetzt – insbesondere mit:
- K.J. Batenburg (TECTUM)
- I.C.G. Kolsteeg (TECTUM)
Die Zusammenarbeit war geprägt von pragmatischer Abstimmung, kurzen Entscheidungswegen und dem gemeinsamen Anspruch, aus einer einfachen Fläche eine hochwertige Veranstaltungssituation zu machen.
Ergebnis
Das Ergebnis war ein erfolgreiches Event an einer Location, die zuvor nicht existierte. Aus einem Parkplatz wurde eine nutzbare, beheizbare und atmosphärische Eventfläche, die sowohl der ALV als auch dem Jubiläumsempfang gerecht wurde – funktional am Tag, gemütlich am Abend.
Konkrete Resultate
- Professionelles Setting für die ALV
- Einladender Jubiläumsempfang mit angenehmer Aufenthaltsqualität
- Entlastung des Kunden durch komplette facility-orientierte Umsetzung
- Sehr gute Zusammenarbeit und angenehmer Kontakt mit dem TECTUM-Team
Best Practices: Was man aus diesem Projekt mitnehmen kann
1) Verantwortlichkeiten zuerst – sonst wird Qualität Zufall
Bei hybriden Setups (Innen + Außen + Catering) entscheidet eine frühe, klare Rollenverteilung über die Qualität im Ergebnis.
2) Boden ist der schnellste Qualitätshebel
Teppichfliesen geben temporären Flächen sofort Wertigkeit. Gerade auf Parkflächen macht der Boden den Unterschied zwischen „provisorisch“ und „Event“.
3) Dichte Anbindung spart Energie und verbessert den Besucherfluss
Eine Halle möglichst dicht ans Gebäude zu bringen verbessert Übergänge, reduziert Wärmeverlust und macht die Location stimmiger – insbesondere in der kalten Jahreszeit.
Fazit
Die Case Study ALV & Jubiläumsempfang VEBIDAK 2025 zeigt, wie aus einer einfachen Außenfläche in kurzer Zeit eine vollwertige Eventlocation entstehen kann – mit klarer Planung, sauberer Schnittstellenkoordination und einem Setup, das Funktion und Atmosphäre gleichermaßen erfüllt.
MOJO Rental übernahm die komplette facility-orientierte Umsetzung und sorgte dafür, dass der Kunde sich auf Inhalte und Gäste konzentrieren konnte – während Infrastruktur, Look & Feel und Aufbauqualität zuverlässig aus einer Hand kamen.
